<経理>経理ソフトの「摘要欄」が便利になるための計上時の文言の工夫【703】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

以前の記事の【430】で、会計ソフトの「摘要欄」の検索機能を使って、ピンポイントで過去の購入のハサミのショップ名が短い時間で判明出来た例を挙げまして、「摘要欄」を有効に使う勧めのお話をさせていただきました。

どちらかというと、その時は、既に入力してある状態で、後に検索をする場面にスポットを当てましたが、今回は、スポットを当てる場面が、遡る、最初の入力時となります。

摘要欄に実際常に入力していて役に立ったこと2点のご紹介

黄色い部分が摘要欄です。そこそこ文字数が多く入力できますので使い方の幅が広がります。

摘要欄の使い方はそれぞれのユーザー自由の部分です。

ここが各々の個性が出る部分なのかもしれません。

私が実際に摘要欄に盛り込んだことで後になって検索して役に立ったという文言を2点ご紹介したいと思います。

まず1つ目です。

とても意外かもしれませんが、日付を入力することです。

日付は、ソフトへの入力の時に、あらかじめ設置されているカレンダーから選ぶなどして日付を指定したり、当日の日付のままokして、日付用の項目があるのです。

それなのに、あえて適用欄に日付を、2021.08.21などという共通の形式でわざわざ入力していくのです。

これが意外なことに役に立つことがありました。

なぜ、日付を2つも表示する必要があるのか。

それは、前者のソフトにあらかじめ設置の方は、ある日付だけの計上をすべて集めるという時に、総勘定元帳のお部屋へわざわざ移動せねばなりません。

このインプットの良さは、仕訳のお部屋だけで事が済ませられるというもの。

補助元帳というのもあるので、細かいことはそれでもよいという意見もありますが、意外と入力間違いもあるもので、科目を間違えていたらもう補助元帳には載ってこないのです。

そういったミスの編み目をカバーするような摘要欄の検索というのは使えるものです。

大きな会社では、やはり総勘定元帳、補助元帳を作らないと件数が多すぎてどうにもならないかもしれませんが、プチ個人事業では逆に、単純明快なのがスムーズだったりします。

2つ目は、特に私と同じように補助科目を設けていない方向けですが、お店の名前やお客様の名前を摘要欄に入れることです。

補助元帳だと便利なように感じますが、いったんお部屋を出てからの検索が幾度もボタンを押して時間がかかるという経験から、少し煩わしいです。

そして、先ほどもお伝えしましたように、完璧な入力をしてあってのものになるので、補助科目を設けること自体が、そこから正しく選ぶという別の使命も生まれますので、少し複雑になっていくのです。

という、元帳のみですべてをやっている私のようなユーザーには摘要欄の入力が機能的です。

あとがき

こんな感じで、個人事業主ならではの使い方というのもあるという例をご紹介しました。

以前には、件数の莫大な会社で経理事務を担当させていただいていたので、今回ご紹介のようなやり方とは正反対の経験をすでにさせていただいてきました。よって、その違いを自分でよく感じています。

摘要欄も、まるで、メロディーがおりなすの小節のように、その枠にいつも決まったパターンで文言を入れ込んでいくと見やすい計上になるかと思います。

分かりにくいのが良いのか、分かりやすいのが良いのか、分かりやすい方がいいに決まっています。

長い目で見て、その分かりやすい工夫が事務作業をスムーズに短い時間で終えて、事業の発展に力と時間を注ぐことに集中できるという目的があります。

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