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まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

この2022年1月からデジタル帳簿保存法の改正で、現実的にペーパレスの証憑ストックになりました。

まだ今でも思うのは、結構時間がかかるなあと感じることが時々(^_^;)。

写真をスマホで撮影→送信とか、スクリーンショット→ファイルのタイトル名付け→計上など、段階がいろいろあり、あれこれツールを使う必要で出てきました。

けれども、全体で見ると、おそらく短縮になっているかと思いますし、今までの用紙の山は2021年を最後にぴたりと生産が止まりました（笑）。

デジタルで保存するのもその保存の内容を検索できるように。。。とのご通達がありますので、例としてエクセル表で日付とともに明細を網羅することが推奨されています。

実際に税務署さんにご質問のお電話を幾度かさせていただいた時にもそのようにおっしゃっていましたので、エクセル表は、2022年1月1日から作り始めています。

そこで、今回、この検索用のエクセル表がいち早く検索できる、検索しやすい、見やすいものとして機能するための、当たり前ながら役立つコツをお伝えしたいと思います。

会計ソフトの採番とエクセルの番号の一致

おそらく多くの方が会計ソフトをご利用だと思います。

こうした法律で一斉に動き出すような今回のような大きな動きの時には、必ず波に乗らないと後で嘆くことになるので、プロの会計ソフト会社様のお力を借りるのが一番。

月額のお支払いをさせていただいている対価として、ありがたくその基準を満たすべくアップグレードされた機能を利用させていただきます。

タイムスタンプなどの問題は会計ソフトへ入力して、証憑をアップロードしてボックスへ収納するボタン2度ほどのプッシュの作業だけで私たちは良いのです。

なので、個人事業主様は会計ソフトの導入を是非(^-^)。

自分だけなんて苦しいだけです。会計に長けたプロに月額をお支払いすることでお力を借りれば良いのです。

さて、その会計ソフトですが、どの会計ソフトも必ず採番が付きます。

1計上に1つ連番で番号が振られます。

この番号を今まではそれほど利用したことはありませんでしたが、いよいよ、ここで出番。

この番号とエクセルの番号を一致させるということをしています。

左-会計ソフト、右-エクセル・・・エクセルはどうしても何かしら飛ばしたり、入力し忘れをしがちです。人間のやることとはあてにならないもので(^_^;)。よって、頑丈に採番を念入りに確認しています。まず、これで、入力もれなどは起きていません。起きにくくなるわけです。

あとがき

エクセルシートも凝り過ぎてはかえって手間ですので、項目としては、日付、金額、取引先という、それぞれの証憑のタイトルになっている部分だけの網羅と、私は最後に保存手段を記載。

例えば、JPG、メール、PNG、PDFなどです。メールに関しては、メールの中に保存しているので、その保存場所が特殊ですので、検索の際にどこを探せばよいかの目安として役立ちます。

証憑が2種など複数に渡る場合は、メール／PNGなど登場する手段をいずれも記載。

メール以外は、すべて会計ソフトへアップロードしてあるのでほぼすべてが会計ソフト内にあります。

メールも、法律上、デジタルのままの保存が義務なのでメールボックス内に本保存してありますが、一応メール本文のスクショをとって（メールの日付、時間、本文の内容がスクショ写真に載ります）、その場所へ行きつきやすい用に、PNG（スクショ）の状態で会計ソフト内へは同時に保存もしています。

結局自分も分からないと意味がありませんので、自分が短い時間で検索できたものは、第三者も検索しやすいに決まっています。

どう考えても、分かりやすいことが、やはり調査があったとしてもクリアでスムーズ。

分かりにくいことが良い結果になることなど無いと思っています。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

経理事務の会社員としてお仕事させていただいていた時代に仕事の作業のプチ改革を行ったことがあります。

月末月初というのは経理事務では忙しいもので、その忙しくなる理由の1つに作業が混み合うというものが原因にあります。

その混み合う作業の中でも、月末でないとどうしてもだめなものと、そうではない、日々に小刻みに分割して月末月初の負担を減らすということが結果タイムリーな帳簿の数字の把握などに役立ちました。

今回は、その経験を個人事業主の経理事務の作業の1つ、仕訳計上のソフト入力という作業も毎日少しずつのルーティーンワークにして取り入れているということのご紹介です。

個人事業主の隙間時間を利用した計上入力

個人でとりあえずあれもこれもやっている私のようなタイプでは、事業の成果としては数字を生み出さないルーティーンワークというものの比重をいかに小さくするかという工夫をしたいもの。

まとめて1日使ってしまうというのは、たとえ1日であってもいろいろなことができるものなのでもったいないと考えます。

月末は仕方がないと言えばそれまでですが、最低限の短い時間の確認とか、アウトプットなどで2時間程度使用するだけで、あとは、月末であっても事業の方へ時間を使うことが望ましいと考えています。

ということで、月末の作業にまわしがちな、日々の経費などの計上をリアルタイムなその日で済ませるというお勧めをさせていただきたいと思います。

これは、外注ではなく自分で経理ソフトへの入力をするタイプの私のような人向けではありますが、何か、会社の経理事務を担当されている方とか、今後転職で経理事務に携わりたい人にはご参考になるかもしれません。

その当日の経費というのは、レシートがいくつかあって、すでに処理できる状態にあるわけです。

その日の現金の支出とか、もしくは、普通預金で入金があった、出金があったなどの動きが一定数あるかと思います。

そういったものを、当日内に経理ソフトへの入力をゴールに事務作業を済ませるということをまず目標にします。

そして、その日の夜のある一定の時間帯に経理ソフト入力まで済ませてしまうというものです。

さすがに昼間だと、その後も発生して二度や三度の複数回の作業になることもあるので、それは効率は良くないです。

まとめて行えるにふさわしい時間というのが主に夜だと思います。

細かいレシートなどはA4用紙に統一して貼るなどするとよいでしょう。

そうして、A4の書類を見落とすことなく片っ端からできるだけ物語のように、時間の順番であると内容がつながります。

結構この同じ日の入力順というのが大切で、帳簿になった時に、残高が変なマイナスがあったりするのは入力順が悪いからであり、その辺りも小刻みの1日ごとの計上であれば、事前の並び順のチェックが可能です。

あとがき

経理書類は、数年ずっと保管していなくてはならないという決まりがあります。

それもあって、なかなか書類ベースから発展できない部分もありますが、書類にしてあることで見やすいことも多々あります。

これがすべてデジタル収納に完全になってしまっていると、それはそれで探すのに時間がかかることもあると予想します。

容量のキャパの問題もありますので、完全に収納できるものなのかというとどうなのでしょうね。

その辺り、よく意識しながら見守っていきたいと思います。

今回は、日々の計上をルーティン化して小刻みに負担を減らすことで、他の仕事の時間を空けていくということが目的でご紹介させていただきました。

経理事務というのは結構あれこれやらねばならなく、作業が重なると負担も増えますし、プレッシャーが大きいので、その多さのストレスが考えられます。

少しずつという考え方は、地道ですが、長い目で見て、変な重圧を減らし、何よりも、会計の数字がホットな状態で出来上がっているというのが大きいです。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

以前の記事の【430】で、会計ソフトの「摘要欄」の検索機能を使って、ピンポイントで過去の購入のハサミのショップ名が短い時間で判明出来た例を挙げまして、「摘要欄」を有効に使う勧めのお話をさせていただきました。

どちらかというと、その時は、既に入力してある状態で、後に検索をする場面にスポットを当てましたが、今回は、スポットを当てる場面が、遡る、最初の入力時となります。

摘要欄に実際常に入力していて役に立ったこと2点のご紹介

摘要欄の使い方はそれぞれのユーザー自由の部分です。

ここが各々の個性が出る部分なのかもしれません。

私が実際に摘要欄に盛り込んだことで後になって検索して役に立ったという文言を2点ご紹介したいと思います。

まず1つ目です。

とても意外かもしれませんが、日付を入力することです。

日付は、ソフトへの入力の時に、あらかじめ設置されているカレンダーから選ぶなどして日付を指定したり、当日の日付のままｏｋして、日付用の項目があるのです。

それなのに、あえて適用欄に日付を、2021.08.21などという共通の形式でわざわざ入力していくのです。

これが意外なことに役に立つことがありました。

なぜ、日付を2つも表示する必要があるのか。

それは、前者のソフトにあらかじめ設置の方は、ある日付だけの計上をすべて集めるという時に、総勘定元帳のお部屋へわざわざ移動せねばなりません。

このインプットの良さは、仕訳のお部屋だけで事が済ませられるというもの。

補助元帳というのもあるので、細かいことはそれでもよいという意見もありますが、意外と入力間違いもあるもので、科目を間違えていたらもう補助元帳には載ってこないのです。

そういったミスの編み目をカバーするような摘要欄の検索というのは使えるものです。

大きな会社では、やはり総勘定元帳、補助元帳を作らないと件数が多すぎてどうにもならないかもしれませんが、プチ個人事業では逆に、単純明快なのがスムーズだったりします。

2つ目は、特に私と同じように補助科目を設けていない方向けですが、お店の名前やお客様の名前を摘要欄に入れることです。

補助元帳だと便利なように感じますが、いったんお部屋を出てからの検索が幾度もボタンを押して時間がかかるという経験から、少し煩わしいです。

そして、先ほどもお伝えしましたように、完璧な入力をしてあってのものになるので、補助科目を設けること自体が、そこから正しく選ぶという別の使命も生まれますので、少し複雑になっていくのです。

という、元帳のみですべてをやっている私のようなユーザーには摘要欄の入力が機能的です。

あとがき

こんな感じで、個人事業主ならではの使い方というのもあるという例をご紹介しました。

以前には、件数の莫大な会社で経理事務を担当させていただいていたので、今回ご紹介のようなやり方とは正反対の経験をすでにさせていただいてきました。よって、その違いを自分でよく感じています。

摘要欄も、まるで、メロディーがおりなすの小節のように、その枠にいつも決まったパターンで文言を入れ込んでいくと見やすい計上になるかと思います。

分かりにくいのが良いのか、分かりやすいのが良いのか、分かりやすい方がいいに決まっています。

長い目で見て、その分かりやすい工夫が事務作業をスムーズに短い時間で終えて、事業の発展に力と時間を注ぐことに集中できるという目的があります。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

商品自体が物品の場合というのは、税法による決まりにより、

「出荷基準」、「引渡基準」、「検収基準」の3つがあります。

しかしながら、それはあくまでも物販の場合ということで、例えば、ダウンロードによるソフトのアプリケーションなど発送が無い場合があります。

そして、私もレンタル事業をさせていただいておりますのが、新規レンタルの場合は物品を発送しますが、そのままお客様のお手元にあるままの延長の場合は発送行為が存在しないのです。

こういった場合の売上基準たるものがいつなのか、そのようなお話になります。

レンタルジュエリーは不動産の賃貸業と似ている

私の場合ジュエリーなので、ほんの小さなサイズではありますが、実は、マンションを賃貸する不動産屋さんと似た部分があります。

レンタルという意味では、お品のサイズは違えど考え方は同じなんですね。

なかなかジュエリーなどのレンタルの例がネットでなかったので、私は不動産屋さんを参考にさせていただきました。

土地・建物の不動産業で採用される、「使用収益開始基準」というのがあります。

これは、商品を使用し始める時点ということになります。

厳密には、収益開始の基準なので、販売先が実際に収益を得られるスタートの時ということなので、ぴったり完全一致で当てはまるということではないですが、これを参考にさせていただきました。

戻りますが、当picturesqueの延長開始日もしっかりと日にちがあらかじめ決められていますので、延長のお代金もその前日を期日として、ご入金後その翌日から延長期間に入ります。

この延長期間の最初の日であるスタート日、この日を売上基準としております。

そうして、「レンタル延長料明細書」という延長レンタル期間の合計金額の入った書類がエビデンスとして売上計上、＜前受金-売上＞を計上するのです。

あとがき

今後、こういった「発送」といった作業が無い事業というものが増えてくるかもしれません。

ブログを書いてくださっている税理士様などにはこのような新しいタイプのまだ、なかなかネットに情報の見つからない記事のアップをお願いしたいと思っています<m(__)m>。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

今回は、経理の話題になります。

運送費についての経理上の扱いについてのお話です。

材料仕入時の運賃は「仕入」へ入り、販売時の運賃が「販売費および一般管理費」へ入るその違い

運賃と一口に言ってもいろんな場合があります。

例えば、私がお作りしているハンドメイドバッグは材料を仕入れてからの製造になるので、材料を仕入れる時点で送料がある場合にそれが運賃です。

ネットなどで販売の際には分かりやすいのですが、簿記に沿った納品書になっていて、商品代に加えて、最後に送料の購入者側負担部分を加味した合計金額になっています。

あの形式は、簿記の決まりである、「送料は取得原価に含める」というものにもとづいたもの。

送料を含む合計金額の記載のある納品書がそのまま仕入価格となります。

少し、ネットで調べましたところ、棚卸作業にかかる運賃なども棚卸し資産の金額に加味してよいというようなお話を目にしました。

とにかく、商品を販売する前の時点までにかかった運賃は原価加算可能なものになります。

そして、今回のポイントのお話ですが、販売時にかかる送料についてです。

この販売時というのが、商品としてはすでに原価計算が算出された状態であるので、商品自体に関連したものであるにもかかわらず、経費になるのです。

経費はまとめて一括りの合計金額になっていき、データがわかりにくいものであるということが経理をしていて思うところです。

細かくどの商品の分であるかをきちんと詳細に把握できている業者は少ないかと思います。

けれども、この運賃が結構ばかにならない、ここ近年運賃がアップして、比重の多いものになっているのです。

それなのに把握しにくいのは、経費であることから、なかなかチェックしずらかったり、目を向けることが後になってしまうもののようです。

決算書に表れない本当の原価があるようです

よく、自社で見積もる原価というのがあるかと思います。

私も自分で持っていまして、そこに、決算書との隔たりのある部分が「運賃」とか、「サイトに払う販売手数料」です。

これらは、販売時になってようやく発生しますので、商品が売れ残っている棚卸資産の計算の時には、入ってきません。

よってその部分は、空欄で合計した、あくまで、商品が出来上がった時点までにかかった材料購入時などに加味されていた運賃のみが入っている合計だけです。

エクセルで作ったただの表なので、会計上のものではないので、あくまで、自社把握のみです。

それを私は、ついでに棚卸資産のアップに利用しているという使い方をしているわけです。

ここへ、後から、運賃とか販売手数料などを入力した合計が実は、本当にその商品に関連した原価なのではないかな、という考え方も一部持っています。

そういったことで、決算上では経費に入ってくるものも入れてみてシュミレーション的に使う原価表を自前のもので用意というのも時間があれば、あったらよいかと思います。

ただ、私のように自分で把握分と棚卸資産に計上を兼ねているので、間違って、まだかかっていない運賃の欄に見積もりで入れてみたのを入れっぱなした合計で決算書用にアップしてしまわぬよう、あくまで、会計の提出するものに関しては、実際に支払ったもののみを金額アップするということをくれぐれも間違わぬように。

それを言うなら、遠方まで行ったり来たりの交通費なども関連してくるのでは。。。

など、結局はすべての事業活動が経費とは言え、商品に間接的でも関連したものになるのです。

現状、経費である以上、どんな目的で、どの商品のものを。。。というところまでの具体的なことは把握していなくて、さらりと計上するのみであることが多いかと思います。

その中で、今回の運賃に関してはかなり実際の商品の細かい部分まで、関連づくものではないかなあと思いましたので、注目してみて、今回の記事にしてみました。

あとがき

原価表も「見積り」というような商品製造から販売までの過程の最初の方で「販売価格」を決める際に有効です。

その時に、今回のような必ずかかってくる販売時の運賃とかサイトに払う販売手数料などを見込むということには算入した方が良いのかもしれません。

そういった部類のものを、パーセンテージで加味するということも実際に販売価格を決める時点ではあるかと思います。

過去に勤務先で、仮原価というものを算出する時に％は利用することがありました。

それをいろんな材料のデータと共に、全部混入していくとかなり金額が上がることになります。

価格競争でいかに安くという中で、そのような積み算式がどうなのだという指摘もなぜか他社さんの社長さんから言われたことがあります（なんで知ってるの？）。

いちいちそんな風に全部入れていたら成り立たないのも現状だったと言えます。

けれどもそういう考え方も持っていると良いというお勧めとしての今回のお話となります。

いわゆる実態の把握ということではこういう考え方が無いとは言えません。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

事業者は、有難く「商品」が「成約」に至った場合に、「売上」を計上します。

その相手科目は、簿記通りの基本としてましては、「売掛金」や「普通預金・現金」などが該当。

ただ、それも実際の入金までのタイムラグがある場合に該当するものです。

このたびは、レンタル事業者とレンタルご利用者様の「アドバンテージの公平性」を保つために必ず多くのレンタル事業者が取り入れられている「入金後の発送の徹底」と共に、仕訳から見た「売上」計上のタイミングをご紹介したいと思います。

あくまで、自身の仕訳例でございますので、方針によっては違いは多少あるかと思いますが、とにかく「シンプルで分かりやすい最低限」ということをモットーとしております。

最初の仕訳は「入金時」、法律に従い発送後にやっと「売上」の仕訳が計上できる

「レンタルジュエリー」は、先に料金をいただいてからレンタル品を発送する順番でスタートしますので、予約状態の期間が短いタイプの「予約販売」に似てるのかなと思う部分もあります。

ただ、「予約販売」というような科目は使いません。

まず、お客様がレンタルしたい商品番号をお聞きし、「計算書」をメールで発信。

メールの本文自体が「計算書」になっている形式です。

そして、入金をお待ちします。

実際に着金があったことを確認した時点で、初めての仕訳ができます。

「普通預金-前受金」という仕訳です。

クレジットを設置しておりませんでして、「振込入金」のみだからです。

相手科目の「前受金」が少し分かりにくいですね。

一般的に、「〇〇金」と名の付く科目は、必ずストーリーとしてその後取消仕訳がされる「仮の科目」と言えます。

発送をしていないからまだ「売上」科目を置いてはいけないという理由から「状態」をクリアにするために必要な科目が「〇〇金」なのです。。

そして、入金後は、当方で発送準備をし発送。

実際に発送した「証」である運送会社様の領収書やレシートが発行されたら、その金額と等しい発送の計上をします。

「商品発送運賃-現金」。

picturesque（ピクチャレスク）の場合は、送料はすべて当方持ち、その時の送料はスマホと連携のクレジット払いなので、「現金」が「未払金」になることが多いです。

そして、やっと、「前受金-売上」という計上で締めくくります。

「借方」に振り替えた「前受金」の意味は、「取消」です。

こうして、「〇〇金」をできるだけ速やかに取り消すことがすっきりとした帳簿になってゆきます。

「ハンドメイドバッグ」の場合では、2）の売上計上の前に、「商品発送運賃-現金（未払金）」が順番として入りますし、当「レンタルジュエリー」の場合では、3）の売上計上の前に「商品発送運賃-現金（未払金）」が入っています。

「レンタルジュエリー」では1）-3）の日付は同日になることがほとんどですので、計上の順番も大切になってきます。

同日計上では、入力した順番にストーリーとして綴られますので、実際の順番通りにきちんと会計ソフトへ入力していくこともポイントです。

気を付ける点は、入金していただいただけでは、発送がまだであれば、「売上」は立ててはいけないのです。

ここはとても重要な点で、「法律」に規定されている事項です。

「売上」の計上はあくまで「商品を相手に引き渡したタイミング」ということ。

ただ、そのタイミングも、出荷の時なのか、受け取った時なのかで選択が分かれますので各々の事業者が自社に見合った選択を決めていくのです。

自身は、一番早い「出荷基準」を選択しています。

スピーディーなデジタル計上の世の中、このタイミングが実際と帳簿とのタイムラグが最も少ないと考えています。

よくない傾向として、「経理事務担当者の机の引き出しの中に未計上の仕事を長期間ためこむこと」です。

とてもルーズな姿勢であると見て取れ、仕事をきちんとこなしているか否かはこういったところに表れます。

あとがき

動画内でお話させていただきました中で、「仮受金」や「売掛金」はいずれ取消が行われる末路である仕訳であり、「決算時」においても極力、ミニマムにする作業をするものです。

その他、「〇〇金」と呼ばれるもの、「仮払金」、「未払金」、「買掛金」という風に末尾に金が付くものというのも同様に、「今だけの仮の状態」的な要素があり、最終目的は取消して抹消されるべきものなのです。

今ある状態をクリア記録する便利な「ツール」として「〇〇金」が存在しているので、1つの取引が終了した時というストーリーの締めくくりは、「〇〇金」が取り消される仕訳であることがほとんどです。

そう考えると何ら、多くの「勘定科目」も決して複雑なものではないと思えてきませんか(^-^)。