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まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

漢字を思い出せない。。。

字を書くことが少なくなっての影響か、かつては自然に無意識に書いていた漢字をネットで調べることも。。。

このような現在のデジタル化の今であっても、変わらずずっと使い続けている文具があります。

デジタル化した活字の方が便利な場合が多いですが、ちょっと注意喚起のようなメモなどは、色のペンを使った手書きが目立つこともあります。

現在個人事業主の中で経理事務で手書き作業が結局スムーズだと判断した件に関してはシャープペンなどを使っています。

そんなアナログな場面に活躍する10-15年越しのアイテムを含む文具類を今回はご紹介したいと思います。

15年越しの文具アイテムもある愛用文具のご紹介

以上です。

YOUTUBE動画もどうぞ(^-^)。

あとがき

アナログものの出番もあるということです。

けれども、しょっちゅう購入するものではないので、やはり購入時には、拘りとか好みの柄や色だったりなど。おしゃれ感や個性も求めてしまいます。

ビンテージ好きな私ですので、こういった文具も登場したストックのシャープペンやボールペンはビンテージ物の昔のお品を購入したものになります。

こういうアイテムを見ているうちに、細かい文具のメーカーさんの機能への気遣い、工夫、作りの良さに目を見張るものがありますね

当たり前に毎日使うものだからこそ、ストレスのない作りの良いもの、見て心地よい色や柄を厳選して選ぶ意味がありそうです(^-^)。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

エビデンス。。経理のお仕事にとっては、大切なアイテムです。

エビデンスは「証憑：しょうひょう」と言って、簡単には、金銭のやり取りの証明になるものになります。

納品書や請求書が一番メジャーなエビデンスです。

会社で経理をしている時にも時々遭遇したことがあったのですが、エビデンスが無い時があるのです。

基本的にはすべての仕訳に対して1つ必ずその根拠となるエビデンスがあるべきであるという考え方が結局はクリアで分かりやすい経理になります。

今回は、そのエビデンスがなかなか無い時にどうにかして自分でエビデンスを作るという対策をご紹介したいと思います。

作ると言っても、勝手に作ってしまうのではそれはまずい、何かの記録をエビデンスという形に残すというものです。

スクショを利用したエビデンス作りの勧め

私も、実はエビデンスが通常だと見つからないお取引が存在しています。

けれども、しっかり仕訳はあるのです。

それがレンタルジュエリーの時に特によく発生します。

毎回のパターンだから必要ないという考え方もごもっともですが、そのパターンを理解しているのは、事業者である自分だけです。

もうここに第三者が見たときに何も分からない実態のように見えてしまうものです。

特に実際誰かに見せるわけでもないにしろ、ゆくゆくの将来の見通しとして、一人ではなく複数で営んでいく予定があったり、誰かにこの経理のお仕事を任せたりなどの可能性を考えると、自分だけの理解では何か危ういものがあります。

常に、人が見ても分かりやすいをモットーに今回分かりやすく必ず仕訳にはエビデンスを充てる習慣を身に着けていただけるようなご紹介をさせていただきます。

まずは、私のレンタル事業の場合、金銭のお取引のスタートが、前入金になります。

入金後の発送ということがありますので、その入金の金額を提示した時の請求書のようなエビデンスが必要です。

実際にお客様には、短い時間で請求書などをお送りしたりできないのが現実。

すべては、メールのやり取りです。

そこで、考えたのがメール全体の文章とか日付、宛名が入る画面いっぱいをスクショするという方法です。

それをエクセルのＡ４縦に半分くらいの割合を占めて貼り付けます。

そうして、1枚のシートが出来ました。半分から下部分には、後の入金金額が分かる銀行のネットバンキングの入出金明細のスクショを貼って、上の請求が下の段で入金があったことを1枚のシートで示すエビデンスが見事に出来上がります。

このように、物語のように関連付いた請求→入金などといったケースで、エビデンスがないケースは、事業者自らが簡単にスクショ+エクセルで作ってしまいます。

何もないよりも必ず分かりやすい結果となります。

あとがき

今回は、私が実際に行っているエビデンス作成の簡単な方法です。

Ｅメールが四角い画面なのでエビデンスとしては作りやすいのかもしれませんが、ラインであっても同じように作ってしまえばよいかと思います。

携帯電話にもスクショがあるので、ラインのそのやりとりの画面のスクショをエビデンスにすることも可能です。

ラインにも会話の1つ1つにやり取りの相手名が出ていますので、エビデンスに使えそうですね。

金銭のやり取りをしたからには、必ず何らかの事前の話し合いなり、記録に値するものがあると言えます。

何もなしに支払いが起きることもないので、その理論からはエビデンスが無しということは皆無、すべての仕訳にエビデンスが存在することを可能にできます(^-^)。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

以前の記事の【430】で、会計ソフトの「摘要欄」の検索機能を使って、ピンポイントで過去の購入のハサミのショップ名が短い時間で判明出来た例を挙げまして、「摘要欄」を有効に使う勧めのお話をさせていただきました。

どちらかというと、その時は、既に入力してある状態で、後に検索をする場面にスポットを当てましたが、今回は、スポットを当てる場面が、遡る、最初の入力時となります。

摘要欄に実際常に入力していて役に立ったこと2点のご紹介

摘要欄の使い方はそれぞれのユーザー自由の部分です。

ここが各々の個性が出る部分なのかもしれません。

私が実際に摘要欄に盛り込んだことで後になって検索して役に立ったという文言を2点ご紹介したいと思います。

まず1つ目です。

とても意外かもしれませんが、日付を入力することです。

日付は、ソフトへの入力の時に、あらかじめ設置されているカレンダーから選ぶなどして日付を指定したり、当日の日付のままｏｋして、日付用の項目があるのです。

それなのに、あえて適用欄に日付を、2021.08.21などという共通の形式でわざわざ入力していくのです。

これが意外なことに役に立つことがありました。

なぜ、日付を2つも表示する必要があるのか。

それは、前者のソフトにあらかじめ設置の方は、ある日付だけの計上をすべて集めるという時に、総勘定元帳のお部屋へわざわざ移動せねばなりません。

このインプットの良さは、仕訳のお部屋だけで事が済ませられるというもの。

補助元帳というのもあるので、細かいことはそれでもよいという意見もありますが、意外と入力間違いもあるもので、科目を間違えていたらもう補助元帳には載ってこないのです。

そういったミスの編み目をカバーするような摘要欄の検索というのは使えるものです。

大きな会社では、やはり総勘定元帳、補助元帳を作らないと件数が多すぎてどうにもならないかもしれませんが、プチ個人事業では逆に、単純明快なのがスムーズだったりします。

2つ目は、特に私と同じように補助科目を設けていない方向けですが、お店の名前やお客様の名前を摘要欄に入れることです。

補助元帳だと便利なように感じますが、いったんお部屋を出てからの検索が幾度もボタンを押して時間がかかるという経験から、少し煩わしいです。

そして、先ほどもお伝えしましたように、完璧な入力をしてあってのものになるので、補助科目を設けること自体が、そこから正しく選ぶという別の使命も生まれますので、少し複雑になっていくのです。

という、元帳のみですべてをやっている私のようなユーザーには摘要欄の入力が機能的です。

あとがき

こんな感じで、個人事業主ならではの使い方というのもあるという例をご紹介しました。

以前には、件数の莫大な会社で経理事務を担当させていただいていたので、今回ご紹介のようなやり方とは正反対の経験をすでにさせていただいてきました。よって、その違いを自分でよく感じています。

摘要欄も、まるで、メロディーがおりなすの小節のように、その枠にいつも決まったパターンで文言を入れ込んでいくと見やすい計上になるかと思います。

分かりにくいのが良いのか、分かりやすいのが良いのか、分かりやすい方がいいに決まっています。

長い目で見て、その分かりやすい工夫が事務作業をスムーズに短い時間で終えて、事業の発展に力と時間を注ぐことに集中できるという目的があります。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

商品自体が物品の場合というのは、税法による決まりにより、

「出荷基準」、「引渡基準」、「検収基準」の3つがあります。

しかしながら、それはあくまでも物販の場合ということで、例えば、ダウンロードによるソフトのアプリケーションなど発送が無い場合があります。

そして、私もレンタル事業をさせていただいておりますのが、新規レンタルの場合は物品を発送しますが、そのままお客様のお手元にあるままの延長の場合は発送行為が存在しないのです。

こういった場合の売上基準たるものがいつなのか、そのようなお話になります。

レンタルジュエリーは不動産の賃貸業と似ている

私の場合ジュエリーなので、ほんの小さなサイズではありますが、実は、マンションを賃貸する不動産屋さんと似た部分があります。

レンタルという意味では、お品のサイズは違えど考え方は同じなんですね。

なかなかジュエリーなどのレンタルの例がネットでなかったので、私は不動産屋さんを参考にさせていただきました。

土地・建物の不動産業で採用される、「使用収益開始基準」というのがあります。

これは、商品を使用し始める時点ということになります。

厳密には、収益開始の基準なので、販売先が実際に収益を得られるスタートの時ということなので、ぴったり完全一致で当てはまるということではないですが、これを参考にさせていただきました。

戻りますが、当picturesqueの延長開始日もしっかりと日にちがあらかじめ決められていますので、延長のお代金もその前日を期日として、ご入金後その翌日から延長期間に入ります。

この延長期間の最初の日であるスタート日、この日を売上基準としております。

そうして、「レンタル延長料明細書」という延長レンタル期間の合計金額の入った書類がエビデンスとして売上計上、＜前受金-売上＞を計上するのです。

あとがき

今後、こういった「発送」といった作業が無い事業というものが増えてくるかもしれません。

ブログを書いてくださっている税理士様などにはこのような新しいタイプのまだ、なかなかネットに情報の見つからない記事のアップをお願いしたいと思っています<m(__)m>。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

以前、【676】の記事では、クレジットカードが引き落とされる日にする作業として仕訳なども一部ご紹介しました。

あの【676】の主な目的は、「金額」だけにスポットを当てて、普通預金の残高と帳簿が一致するものです。

けれども、実は、金額が合っていればすべてが合っているか、間違いが起こっていないのかというと実はそうではないんです。

あくまでも、金額が合うということはお金にまつわる科目、普通預金、現金などの資産の部類の科目が合致した時に果たせる成果なのです。

科目の中には、〇〇金と呼ばれるものが複数ありますね。

この〇〇金という、こちらもお金にまつわるような科目、この意味を簡単にまとめるならば、一時的な科目ということできます。

つまり、いずれ、最終的なストーリーでは、取消が行われてこその、一時的な仮の状態の科目となるわけなのです。

ここでは、「売掛金」、「買掛金」、「未払金」を主に例に挙げますが、この3科目は、3大消込科目と呼ぶような、件数の多くなる少し複雑な明細であることが多いものです。

注意の編み目をくぐり抜けるかのように存在している間違いの例

私が、実際に経験した、「うそでしょ！？」なんて思うような想像していなかったミスとか、気が付かない無意識の間違いをいくつかご紹介したいと思います。

複数回ずつミスした部分なので、きっと間違いやすかったり、そもそもここにその間違い易さの原因があるなどのお話をさせていただきますね。

主に、下記の3つが頻繁に起こっていたミスでした。

経理事務を15年近くやってきた私で1年の中で3-4件です。

①二重計上

②買掛金と未払金の科目間違い

③クレカ引落日に、事業用を事業外にしてしまった

この3つばかりだったのです。

1つ1つ具体的にご説明したいと思いますが、YOUTUBE動画の中でご紹介したいと思いますので、下記に貼りますね。

「消込：けしこみ」という手法について

こうした間違いが発生している事実を確かめて、本決算までの間に修正するという目的で、「消込：けしこみ」というものがあります。

消込は、〇〇金と呼ばれるものはすべて可能な作業です。

もう少し具体的には、買掛金の場合、発生時に、＜1,000　材料仕入-買掛金　1,000＞と仕訳していたものを、クレカ引落日に消滅の仕訳の、＜1,000　買掛金-普通預金　1,000＞の仕訳をすることで、買掛金が対角線状に打ち消し合うことになり、買掛金自体の金額が消滅していきます。

その残高こそが、現時点でいうところの、仕入れたけれどもまだ引落がされていない状態の金額と一致するのです。

それが、本当に合っている帳簿に出来上がっているのかで仕訳が正しく行われたことを導けます。

このチェックで変に前の物が残っていたりすることが、YOUTUBE動画でご説明の上の①②③であることが多い間違えをしているということになります。

紙を印刷せずに「消込：けしこみ」的なチェックをする方法-1項目ずつのバージョン

現代のペーパレスの時代に、この印刷してマーカーで消込をするという作業に、いかに用紙を多く使うのかということが無駄の多いものになります。

紙は馬鹿にならない重さになるので、コンパクトな方が良いものです。

消込は保管しておく必要はないかと思いますので、いずれチェック後捨てますね。

そうすると紙に印刷せずにできるチェック方法はないものかと考え付いたチェック方が1つあります。

それをご紹介したいと思います。

経理ソフトがあってのベースとなりますので、経理ソフトのお力をお借りします。

私は「マネーフォワードクラウド」さんにお世話になっています。

総勘定元帳などじゃなくて、仕訳の画面のまま、「摘要」という空欄に、買掛金の場合だと仕入れたお店の名前を検索します。

もちろんベース的には、当初の計上時に摘要欄に正確にお店の名前を入れてある必要がありますが。。

そうすると、何度かリピートするお店であっても、そのお店にまつわる、材料仕入-買掛金という買掛金発生時の仕訳と、クレカが引落される日の、買掛金-普通預金という仕訳の2つが必ず左右反対側に位置しながらペアで存在しています。

この時の相手科目がちゃんと同じになっているかで、②がチェックできます。

そして、そもそもここに載ってくるかで、発生時のソフトへの入力の漏れがないかのチェックもできます。

当然①の二重計上とか、③の事業用にちゃんと計上したかもわかるのです。

こういった摘要の検索の使い方は、ある意味ピンポイントであり、会社でいう経理部門の細かな何枚にもわたる帳簿の明細を見ていくよりも、個人事業主らしいシンプルなチェック方法だと私は思いました。

ただ、それでも、月末あたりには、残高の一致を調べることをするのは必要かと思いますので、その残高の一致の時に必ず合うように導ける作業だと言えますかね。

あとがき

人間というのは、間違う生き物です。何一つ正確にはできないものなのですねえ。

消込も、AIがとって代わってやっていくれる時代がいずれ来るだろうと思いますが、そうは言っても、基本的に、この消込自体の意味とか、なぜこれが必要なのかは、AIが軌道に乗って、無知なまま頼っていけてしまうよりも、今現在としては根本から理解するチャンスだと言えます。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

先日クレジットカードの引き落とし日が私もありました。

その時に、個人事業主としての私がやることがあります。

今回は、そのご紹介です。

ただ、あまりに広範囲だと結局分かりやすくピンポイントの参考にならないと思っておりまして、この場面はまた別の記事でも違う場所にスポットを当ててご紹介するとして、今回は、今回ならではのポイントを中心のお話させていただきたいと思います。

クレカのダウンロードから始まる作業

まずは、クレジットカードの引落日の確定がされた通知が来た日に、今月分としてダウンロードします。

私の場合、27日に引落の場合で、確定日が遡ること2週間ほど前の13日。

この日に通知が来たらすぐに合計金額の大枠の把握も兼ねて、ダウンロードをしておきます。

私がお世話になっているクレジットカード会社さんは、ダウンロードボタンが無いので、そういう場合は、範囲指定をして、コピーしてエクセルシートに貼り付けるやり方をします。

とても良くできていて、枠がもうすでに入っているので、ほぼそのまま表になっていきます。

そして、実際の引落日に、コピーした表に、少しずつ情報を加えます。

その情報を加える部分というのが、一番右。

確認を兼ねての情報を加える作業なので無駄がありません。

一番右の日付は、計上日付。左の日付のクレカ記載日とのずれも分かりやすいです。

ずれはずれのままでよいのです。事実が分かりやすくなっていれば、わざわざ故意にぴったりに合わせようとしなくてよいです。

それを無理やりしようとすると、クレカの記載は後日になるので、作業が遅れていきます。

そんな苦労をして記憶が薄れた状態で悩むより、スピーディーにいち早く、納品書で計上してしまうのがよいのです。

この引落日に、振替の仕訳をします。

つまり、すでに会計ソフトに入力していた費用発生の仕訳、

消耗品費-未払金、材料仕入-買掛金などの仕訳に対して、未払金、買掛金という〇〇金の取消す作業の仕訳です。

買掛金-普通預金、未払金-普通預金と入力していきます。

すでに、私の場合、引落日を見込んで、元の1回目の計上の時にエビデンスである納品書の下に仕訳メモを書いているので、それを見ながら引落当日の27日に会計ソフトに入力していき、普通預金の残高を事実に近づけていくことになります。

費用計上時にクレカの引落日の仕訳も入力してしまうのはちょっと危険かな、それはやっていません。

ふせんの使い方や収納例

少々もったいないのですが、ふせんとはそういうものなのかも。

クレカで購入の1回目の費用発生の仕訳の時にエビデンスの納品書に、このように付箋を貼っておくのです。

エクセルのクレカ表の事業分に関して、引落日の仕訳も完了したら、今度は、個人分のレシートとの照合を＊印でチェック。

とってあった個人分のレシートを見ながら、変なハッカーに使われていないかなどを調べます。

そして、全部照合出来たら、クレカの事業外費用として、1本の合計の金額の計上を行います。

100,000　事業主貸　＜〇月分　事業外費用(総合計）＞　100,000　普通預金

と会計ソフトへも入力。

私の場合事業専用にクレカを作らない方針。個人分との合体が逆に、資金繰りとか個人の無駄遣い把握には良いのです。

そして、普通預金の残高確認をしてぴったりだったら、クレカ表を印刷、アウトプットします。

収納箱

こうした表や納品書のエビデンスなどは、日付順に箱へ。

ファイルは穴をあけると重要な部分が穴で塞がれたりして見にくくなるので、綴じずに、箱へ入れるのみ。

いつでも調べたい時に簡単に丸ごと取り出して調べられます。

まだまだお伝えしたいことはきりがありません。

とりあえず、今回はここまでですね。

あとがき

キャッシュレスとは言うものの、じゃあ、1つ1つのエビデンスを見て、よく分かるのかというと、やはり、紙ベースも良い点があるのです。

ただ紙ってとても重くて、随分容量もあります。

この辺りが、じゃあ極端に無しになるかというと、少しは必要で中途半端なキャッシュレスにしかならないのが現状です。

その辺り、今後の私の課題ですが、何より一番は分かりやすいということですので、今後もこの分かりやすさというのを追求したような作業とか工夫を発信してまいりたいと思います。

またお立ち寄りくださいませ(^-^)。