<経理>経理事務の現金照合作業、誤差があった場合の原因例【671】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

出来事が起こったホヤホヤのタイムリーな記録となります。

個人事業主は経理作業があります。5日に1度ほど、誤差が出やすい現金の財布の中身の実際と計上した帳簿上の現金の残高を合わせています。

5日に一度ほどのコンスタントさでないと、原因が分かりにくく迷宮入りしてしまうので、このまめさは1つポイントになるかもしれません。

そこまで対策していたにもかかわらず、ここ最近10日間程帳簿上の現金勘定の残高と、実際の事業用の財布の中身の現金に¥360の誤差が生まれていました。

実際の現金の方が¥360不足という状態です。つまり、計上が¥360多いという言い方もできます。

さて、この原因を解決できたので、その原因が何であったかの記録とともに、現金の誤差の原因のパターンの1つとしてご参考になって、いち早い解決にお役立ていただければと思い記録として、この記事を書きます(^-^)。

原因は、会計ソフトへの金額の入力ミス、1シートに複数レシートを貼ったケース

結論から、最初にお伝えしますと、原因は、1つの用紙に細かいレシートを2段に貼って、2本の計上をする際に、金額が、¥580と¥940だったのを、両方とも、¥580となぜか入力していたことです。

この940-580=360という値が誤差と一致していますね。

計上金額が¥360分不足だったために財布よりも計上の方が足りなく、実際は財布が合っていたということです。

そして、会計ソフトに入力の金額の片方を¥940へ修正することで、合致。

10日ぶりに現金照合がぴたりと合いました(^o^)丿。

今回の事からの教訓、「簡単に調整作業をするものではない」

やはり、誤差というのもちゃんとこういった原因が判明すると、必ず何か理由がひそんでいるわけです。

よく、「調整」ということで、一定の期間調べても原因が分からない場合に、誤差として記録して、調整してしまうことがありますが、これは望ましくないですね。

例えば今回の場合に、¥360の調整をしてしまって、現金をぴったりにすることで無理矢理合致させたとしても、結局、原因が帳簿入力の金額ミスなので、帳簿入力が間違ったままになるのです。

これは大変怖いことです。

そう考えると、できるだけその月いっぱいは粘って原因を追究することです。

今回発見したことに効果を発揮した作業は、経理事務としては当たり前に行われることですが、現金の帳簿をダウンロードして、その明細1つ1つと、実際の証憑(エビデンス)を見直したことでした。

この作業の途中で、先ほどの¥940と¥580のところへたどり着きました。帳簿が ¥580,¥580なのに、レシートが¥580、¥940だった数字の並びの違和感で発見されました。

あとがき

やはり現金は誤差が出やすいです。

それは、物品だからですね。

細かい小銭がバラバラと散財し、お札が幾種類かに渡り、アイテム数が非常に多いのが現金。

その反対に、間違いも探しやすいのが、クレジットカード。

万が一、計上時に、今回のように金額を間違えても、引落の時に、もう一度振替の計上をするという2段階の計上を踏むので、その引落の時の金額の不一致で必ず間違いが見つかります。

できるだけ現金を最小限にというのは1つこれも誤差が出にくいポイントです。

それをしていた私でしたが、それでも今回のような誤差が出るものなので、よほど慎重に日々まめにチェックしたりする意識が重要です。

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是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

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