<経理>エビデンスが「無し」を納品書などがなくても「有り」にしていく対策【725】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

エビデンス。。経理のお仕事にとっては、大切なアイテムです。

エビデンスは「証憑:しょうひょう」と言って、簡単には、金銭のやり取りの証明になるものになります。

納品書や請求書が一番メジャーなエビデンスです。

会社で経理をしている時にも時々遭遇したことがあったのですが、エビデンスが無い時があるのです。

基本的にはすべての仕訳に対して1つ必ずその根拠となるエビデンスがあるべきであるという考え方が結局はクリアで分かりやすい経理になります。

今回は、そのエビデンスがなかなか無い時にどうにかして自分でエビデンスを作るという対策をご紹介したいと思います。

作ると言っても、勝手に作ってしまうのではそれはまずい、何かの記録をエビデンスという形に残すというものです。

スクショを利用したエビデンス作りの勧め

私も、実はエビデンスが通常だと見つからないお取引が存在しています。

けれども、しっかり仕訳はあるのです。

それがレンタルジュエリーの時に特によく発生します。

毎回のパターンだから必要ないという考え方もごもっともですが、そのパターンを理解しているのは、事業者である自分だけです。

もうここに第三者が見たときに何も分からない実態のように見えてしまうものです。

特に実際誰かに見せるわけでもないにしろ、ゆくゆくの将来の見通しとして、一人ではなく複数で営んでいく予定があったり、誰かにこの経理のお仕事を任せたりなどの可能性を考えると、自分だけの理解では何か危ういものがあります。

常に、人が見ても分かりやすいをモットーに今回分かりやすく必ず仕訳にはエビデンスを充てる習慣を身に着けていただけるようなご紹介をさせていただきます。

まずは、私のレンタル事業の場合、金銭のお取引のスタートが、前入金になります。

入金後の発送ということがありますので、その入金の金額を提示した時の請求書のようなエビデンスが必要です。

実際にお客様には、短い時間で請求書などをお送りしたりできないのが現実。

すべては、メールのやり取りです。

そこで、考えたのがメール全体の文章とか日付、宛名が入る画面いっぱいをスクショするという方法です。

それをエクセルのA4縦に半分くらいの割合を占めて貼り付けます。

お客様に金額のご提示をさせていただいたメールの画面。これを宛先も入るようにスクショします。
そして、エクセルシートのA4縦に半分くらいを使って貼り付けます。

そうして、1枚のシートが出来ました。半分から下部分には、後の入金金額が分かる銀行のネットバンキングの入出金明細のスクショを貼って、上の請求が下の段で入金があったことを1枚のシートで示すエビデンスが見事に出来上がります。

このように、物語のように関連付いた請求→入金などといったケースで、エビデンスがないケースは、事業者自らが簡単にスクショ+エクセルで作ってしまいます。

何もないよりも必ず分かりやすい結果となります。

あとがき

今回は、私が実際に行っているエビデンス作成の簡単な方法です。

Eメールが四角い画面なのでエビデンスとしては作りやすいのかもしれませんが、ラインであっても同じように作ってしまえばよいかと思います。

携帯電話にもスクショがあるので、ラインのそのやりとりの画面のスクショをエビデンスにすることも可能です。

ラインにも会話の1つ1つにやり取りの相手名が出ていますので、エビデンスに使えそうですね。

金銭のやり取りをしたからには、必ず何らかの事前の話し合いなり、記録に値するものがあると言えます。

何もなしに支払いが起きることもないので、その理論からはエビデンスが無しということは皆無、すべての仕訳にエビデンスが存在することを可能にできます(^-^)。

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