<経理>クレジットカードをダウンロードした表を使った簡単な普通預金金額残高の照合例【676】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

先日クレジットカードの引き落とし日が私もありました。

その時に、個人事業主としての私がやることがあります。

今回は、そのご紹介です。

ただ、あまりに広範囲だと結局分かりやすくピンポイントの参考にならないと思っておりまして、この場面はまた別の記事でも違う場所にスポットを当ててご紹介するとして、今回は、今回ならではのポイントを中心のお話させていただきたいと思います。

クレカのダウンロードから始まる作業

まずは、クレジットカードの引落日の確定がされた通知が来た日に、今月分としてダウンロードします。

私の場合、27日に引落の場合で、確定日が遡ること2週間ほど前の13日。

この日に通知が来たらすぐに合計金額の大枠の把握も兼ねて、ダウンロードをしておきます。

私がお世話になっているクレジットカード会社さんは、ダウンロードボタンが無いので、そういう場合は、範囲指定をして、コピーしてエクセルシートに貼り付けるやり方をします。

とても良くできていて、枠がもうすでに入っているので、ほぼそのまま表になっていきます。

クレジットカードをダウンロード(正式にはコピー)して出来上がった明細。ほぼほぼデフォルトです。

そして、実際の引落日に、コピーした表に、少しずつ情報を加えます。

その情報を加える部分というのが、一番右。

確認を兼ねての情報を加える作業なので無駄がありません。

一番右の日付は、計上日付。左の日付のクレカ記載日とのずれも分かりやすいです。

ずれはずれのままでよいのです。事実が分かりやすくなっていれば、わざわざ故意にぴったりに合わせようとしなくてよいです。

それを無理やりしようとすると、クレカの記載は後日になるので、作業が遅れていきます。

そんな苦労をして記憶が薄れた状態で悩むより、スピーディーにいち早く、納品書で計上してしまうのがよいのです。

この引落日に、振替の仕訳をします。

つまり、すでに会計ソフトに入力していた費用発生の仕訳、

消耗品費-未払金、材料仕入-買掛金などの仕訳に対して、未払金、買掛金という〇〇金の取消す作業の仕訳です。

買掛金-普通預金、未払金-普通預金と入力していきます。

すでに、私の場合、引落日を見込んで、元の1回目の計上の時にエビデンスである納品書の下に仕訳メモを書いているので、それを見ながら引落当日の27日に会計ソフトに入力していき、普通預金の残高を事実に近づけていくことになります。

費用計上時にクレカの引落日の仕訳も入力してしまうのはちょっと危険かな、それはやっていません。

ふせんの使い方や収納例

少々もったいないのですが、ふせんとはそういうものなのかも。

クレカで購入の1回目の費用発生の仕訳の時にエビデンスの納品書に、このように付箋を貼っておくのです。

7月中に購入した時の納品書はすべて、1か月後のクレジットが引き落ちる日の8/27をふせんで印します。そうして、8/27に実際の引落日にこのふせんを外しながら、上の写真のエクセルのクレカ表にマーカーを色の塗りつぶしで、「事業用」である証として印します。そして、一番右の、当初の費用発生時の計上日付を入力です。

エクセルのクレカ表の事業分に関して、引落日の仕訳も完了したら、今度は、個人分のレシートとの照合を*印でチェック。

とってあった個人分のレシートを見ながら、変なハッカーに使われていないかなどを調べます。

そして、全部照合出来たら、クレカの事業外費用として、1本の合計の金額の計上を行います。

100,000 事業主貸 <〇月分 事業外費用(総合計)> 100,000 普通預金

と会計ソフトへも入力。

私の場合事業専用にクレカを作らない方針。個人分との合体が逆に、資金繰りとか個人の無駄遣い把握には良いのです。

そして、普通預金の残高確認をしてぴったりだったら、クレカ表を印刷、アウトプットします。

収納箱

こうした表や納品書のエビデンスなどは、日付順に箱へ。

ファイルは穴をあけると重要な部分が穴で塞がれたりして見にくくなるので、綴じずに、箱へ入れるのみ。

いつでも調べたい時に簡単に丸ごと取り出して調べられます。

経理書類保存箱:ダイソー製。・・・なかなかのすぐれもので、分厚いのでたくさん入れることができますし、ひっくり返して、日付の後の方を中心に調べて、底部分が蓋になることもできますので、大変使い勝手の良いいわゆる、リバーシブルボックスです。税込み¥110/個。ダイソーさんのお品は大変良質です、いつもありがとうございます(^-^)。

まだまだお伝えしたいことはきりがありません。

とりあえず、今回はここまでですね。

あとがき

キャッシュレスとは言うものの、じゃあ、1つ1つのエビデンスを見て、よく分かるのかというと、やはり、紙ベースも良い点があるのです。

ただ紙ってとても重くて、随分容量もあります。

この辺りが、じゃあ極端に無しになるかというと、少しは必要で中途半端なキャッシュレスにしかならないのが現状です。

その辺り、今後の私の課題ですが、何より一番は分かりやすいということですので、今後もこの分かりやすさというのを追求したような作業とか工夫を発信してまいりたいと思います。

またお立ち寄りくださいませ(^-^)。

<経理>経理事務の現金照合作業、誤差があった場合の原因例【671】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

出来事が起こったホヤホヤのタイムリーな記録となります。

個人事業主は経理作業があります。5日に1度ほど、誤差が出やすい現金の財布の中身の実際と計上した帳簿上の現金の残高を合わせています。

5日に一度ほどのコンスタントさでないと、原因が分かりにくく迷宮入りしてしまうので、このまめさは1つポイントになるかもしれません。

そこまで対策していたにもかかわらず、ここ最近10日間程帳簿上の現金勘定の残高と、実際の事業用の財布の中身の現金に¥360の誤差が生まれていました。

実際の現金の方が¥360不足という状態です。つまり、計上が¥360多いという言い方もできます。

さて、この原因を解決できたので、その原因が何であったかの記録とともに、現金の誤差の原因のパターンの1つとしてご参考になって、いち早い解決にお役立ていただければと思い記録として、この記事を書きます(^-^)。

原因は、会計ソフトへの金額の入力ミス、1シートに複数レシートを貼ったケース

結論から、最初にお伝えしますと、原因は、1つの用紙に細かいレシートを2段に貼って、2本の計上をする際に、金額が、¥580と¥940だったのを、両方とも、¥580となぜか入力していたことです。

この940-580=360という値が誤差と一致していますね。

計上金額が¥360分不足だったために財布よりも計上の方が足りなく、実際は財布が合っていたということです。

そして、会計ソフトに入力の金額の片方を¥940へ修正することで、合致。

10日ぶりに現金照合がぴたりと合いました(^o^)丿。

今回の事からの教訓、「簡単に調整作業をするものではない」

やはり、誤差というのもちゃんとこういった原因が判明すると、必ず何か理由がひそんでいるわけです。

よく、「調整」ということで、一定の期間調べても原因が分からない場合に、誤差として記録して、調整してしまうことがありますが、これは望ましくないですね。

例えば今回の場合に、¥360の調整をしてしまって、現金をぴったりにすることで無理矢理合致させたとしても、結局、原因が帳簿入力の金額ミスなので、帳簿入力が間違ったままになるのです。

これは大変怖いことです。

そう考えると、できるだけその月いっぱいは粘って原因を追究することです。

今回発見したことに効果を発揮した作業は、経理事務としては当たり前に行われることですが、現金の帳簿をダウンロードして、その明細1つ1つと、実際の証憑(エビデンス)を見直したことでした。

この作業の途中で、先ほどの¥940と¥580のところへたどり着きました。帳簿が ¥580,¥580なのに、レシートが¥580、¥940だった数字の並びの違和感で発見されました。

あとがき

やはり現金は誤差が出やすいです。

それは、物品だからですね。

細かい小銭がバラバラと散財し、お札が幾種類かに渡り、アイテム数が非常に多いのが現金。

その反対に、間違いも探しやすいのが、クレジットカード。

万が一、計上時に、今回のように金額を間違えても、引落の時に、もう一度振替の計上をするという2段階の計上を踏むので、その引落の時の金額の不一致で必ず間違いが見つかります。

できるだけ現金を最小限にというのは1つこれも誤差が出にくいポイントです。

それをしていた私でしたが、それでも今回のような誤差が出るものなので、よほど慎重に日々まめにチェックしたりする意識が重要です。