<経理>分かりやすい理にかなった帳簿が作られるための同日内の計上の入力順のポイント箇所【702】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

会計ソフトへの入力というのは、ひたすら何も考えずに、たとえ日付がバラバラでも、後から日付順に並べ替える機能が付いている便利な点もあります。

私が現在利用させていただきお世話になっています会計ソフトも、最初採番が入力順にされますが、その後、日付を基準にした採番のふり直し機能があります。

けれども結局、エビデンスの収納は後で見やすい用に日付順に収納していますので、それと同じ順に会計ソフトへ入力すれば、同日内で複数ある場合でも照合しやすかったり、見つけやすかったりします。

その同日内の計上という点に今回はスポットを当ててみました。

同日内で、○○金の発生と取消が行われるケースにおける入力順の重要性

私のレンタル事業の例ではありますが、まず、先にご入金いただいてからの発送となりまして、会計上のルールにより、発送した後に売上が立てられるということにもとづき、下のような仕訳をしています。

1,000 普通預金 - 前受金 1,000

1,000 前受金 - 売上 1,000

実際この2つの入力の間には、商品を発送した時の宅急便の費用の計上を入れています。

とにかく行動と一致したストーリーを描くような帳簿にすることで、見てその流れが分かりやすくなっています。

ところで、この上の2つというのは、 同じ前受金を発生させて取り消すという作業が同日内で起こることがほとんどです。

最速なるスピーディーさでの作業の結果はこうなるのです。

その場合、何も考えず、2つのエビデンスを実際の行動と逆に入力してしまうと、少しストーリーが狂います。

ご入金いただいた時は、まだ売り上げができないから、仮の科目であるいずれ取り消される、「前受金」という科目を設置しておく。

そして、発送した後に、いよいよ売上を立てることができるので、仮であった前受金の役目が終わり、取消の作業として、「借方」へ移動して、そこへ置き換わる売上の発生を「貸方」へ置くという仕訳です。

これは、この順番でないと、ストーリーになりませんので、ソフトへ入力するときは必ず上のような順にせねばなりません。

逆にしてしまうと、帳簿の残高がマイナスになったり、そもそも発生もしていない前受金を突然取り消すような計上があったり、理解不能な帳簿になってしまうのです。

よって、こういった〇〇金という科目が同日内で取り消されることが起こる場合は、入力順が物を言うということになります。

その他、購入時の仕入-買掛金、消耗品費-未払金などは、〇〇金という科目は両方入ってはいますが、同日内でいずれも取り消されることが滅多にありません。

おそらく1か月後のクレジット引落日に買掛金、未払金の取消が行われますので、そこまでの時間差があれば、発生時の仕訳に関しては、たとえ実際の購入順序が数時間違っても、それはほぼ影響がありません。

あとがき

今回登場した前受金は、時々計上が間違っていないか、もれていないかを確かめるために、前受金が主役である「総勘定元帳」で軽く残高が常に¥0であるかをチェックしています。

その時に、綺麗に、発生と減少(取消)が左右に交互に来ている状態がが文字ではあるけれど、1つの絵画のように、綺麗に並んでいる様子こそが今回の前受金の計上の状態がOKである証です。

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