<経理>個人事業主の末〆経理作業、合計請求書の分かりやすい作り方【349】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

今回、合計請求書を発行する機会がありましたので、このことをご紹介してまいりますね。

法人であれば、当然これが必要となります。

ネットで個人相手の1度っきりの売り切り事業の場合は、これが必要でありません。

納品書を商品と附随して発送して終了となります。

その納品書の控えを売り上げのエビデンスとするんですね。

同じ得意先と複数回のお取引には、合計請求書の発行が必要

ところで、BtoCのような対個人のお取引ではなくて、BtoBのような対事業主さんのお取引の場合、もしくは、対法人さんのお取引の場合であると、今後も複数回お取引ができます。

もっと小さく見ると、1か月の間で複数回商品を発送して売り上げが複数回生じます。

そうした時に、【末〆め】という支払の場合、1日から月末の31日までに生じた個々のお取引の納品書の合計金額を合算した合計請求書というもの、もしくは、総合請求書という名前かもしれません、こういうものを売り手は、発行するべきです。

数回程度のお取引までは、納品書を見て、購入者が計算機で計算して合計金額を振り込むということも可能です。

しかしながら、お取引が複雑だったり、納品書もれが起こったりしたときに大変です。

手計算を正確にしてもどうしても金額を間違えてしまうことがあります。

そして、数回程度から、金額も増えた、何十回とのお取引が1か月で行われた場合、もう計算機では限界が・・・

ということで、納品書を縦にリストアップした総合請求書の出番なのです。

合計請求書(エクセルで手作り)は単純で見やすいものがグッド

納品した商品というのは、個々の納品書に詳しく記載済み。

ということで、合計請求書というのは、あくまで、金額の合計の確認と思えばよいです。

ただ、その合計もただただ合計だけ急に表しては、根拠が分かりませんから、それも意味がない。

ということで、いくつかのポイントの項目だけをピックアップして並べて出来上がるようにします。

そのポイントとはどんな項目なのか。。

1)納品書番号・・・これを一番左端に持ってきました。当然納品書を発行している時点で納品書番号はあるべきです。後々ここで利用できるので、紐付けというものがしやすいのが納品書番号。例えば、同じ数で全く同じ金額のお取引がたまたま複数出てくるってよーくあること。それの区別にも活躍してくれます。

2)日付・・・これを2番目掲載。日付もぱっと見、納品書番号よりもキャッチ―ですので、後々のチェックにとても使いやすいものですので、これも必要な項目。

3)合計数量・・・その納品書の合計数があるとこれもキャッチ―なので、ないよりはあった方が確認になりますね。

4)合計金額(税込み)・・・これも必須。究極、ここだけを見て判断もできてしまうもの。それくらい重要です。この(税込み)というところを注意してくださいね。

少々見にくいですが、合計請求書の内容の部分です。
単純ですっきりとした表現が得意先様にもわかりやすいです。

そして、最後に支払いサイトを記載。

口座名も分かってもらってはいても、常に記載しておきます。

この、1)-4)の項目さえ並べてあれば、たいてい間違いも起きません。

どうぞ、ご参考になればと思います。上の方は写していませんが、左上に総合請求書の日付を、末〆の事業者は、今月の場合だと、2020年4月30日と記載。

発行する日が前倒しになろうが、翌日になろうが関係ないです。末〆なのだから末日の日付を何も考えず、とにかく記載していけばよいのです。

そして、左側に得意先様の住所と会社名。

右側に少しへりくだって段を下げ気味で、当社の住所と社名を。

そして、先ほどの明細が真ん中に。

最後は、「以上、どうぞよろしくお願いします。」と〆ます。

この2段目にご注目を。
2020年の5月の場合だとお振込みの日が5/31では日曜日で稼働日でなくなっているので、通常こういう場合前倒しなものが一般的です。
よって具体的な日にちと曜日をを記しています。そこまでわざわざ記載しているところは少ないかもしれません。
が、一応、こんな風にアレンジしても良いと思うのでその一例としました。実際私はこれを掲載しております、はい(^-^)。

経理ソフトの納品書と合計請求書が便利ではないのか!?

さて、こんな風にエクセルで合計請求書を手作りしましたが、なんと人間のすることとは不確かなもの。

ときどきミス入力をしたりして完璧ではないものです。

ということで、私は、もしも。。をよく考えます。莫大にお取引が増えた場合とか。。。

そうするとエクセルで入力がひと手間にも二手間にも感じるようになるものです。

よって、MFクラウド(マネーフォワードクラウド)で納品書も合計請求書も作ることを考えました。

結論からは、両方可能です。

ばんざーい(^o^)丿。

ところがです。最終的には、不満でした(;’∀’)。

納品書はばっちりだと思いますので、今後、使っていきたいと思っています。

私が思うように納品書が作られます。エクセルで作っていたものとほぼ同じようにできあがるので、MFクラウドさんの納品書の形式は、問題ない、グッドだと思いました。

ただ、問題は、合計請求書です。

これは、不満でした。

せっかく私がエクセルですっきりまとめあげた単純さが、複雑になった総合請求書なんですねえ((+_+))。

なんと、1枚以内に収まりまだ隙間さえある私のエクセル仕様に対して、MFクラウドさんの合計請求書は2ページ目まで突入してしまうんです。

その理由は、あの上の1)-4)の項目の内、肝心な4)の合計金額の欄がなく、あらためて、納品書の1行1行を並べる設定だからです。

これは使いにくい。。

逆にごちゃごちゃして見にくいんです。

納品書で確認済のことをまた持ち返して並べているように思えてなりません。

またチェックしなければならないかと思ってしまうんです。

MFクラウドさんにも質問してこのことを連絡をやりとりしましたけれど、現状これだそうです。

おそらくですけれど、納品書無しで、突然の請求書としての役割が果たせるものにとそうしたのかな、なんて思います。

もしくは、納品書を紛失した場合にあらたに再発行などせずとも内容が分かりやすいようになどそんな意味があってあえて、明細重視の様式なのかなと思いました。

それぞれ使い方がばらつきがあるので、私のような納品書と総合請求書を組み合わせて両方並行して使っていく事業者ばかりではないのかもしれませんね。

ということで、私のMFクラウドの使い方は、納品書は、MFクラウドに入力して、合計請求書はエクセルでしばらく行きます。

エクセルの金額が正確かどうかの確認だけにソフトの合計請求書をしばらく使っていきます。

もし、考え方を私が変えてやるならとか浮かんだのが、納品書の明細を常に1行にすることです。

合計請求書が複数行に渡ることはないのでそのやり方だとソフトの合計請求書がわりとすっきりとして使えそうですが。。

いくつかの種類の商品を納品したのに1行に収めるってww。

あとがき

個人事業主も長年やっていく中で、いくつかの柱を持つようになるかと思うんです。

お取引の種類が1つだけでなく、いろんなタイプの流れがある。。

私も最初は、自分で作った商品をネット販売のみで、顔の知らないお客様に一度っきりのお取引をぱっつんぱっつんと行うことがスタートでした。

ただ、今年になって、ありがたく声をかけてもらい、よく知った昔からの友人、そのお仲間とお取引することで、BtoC(事業者→個人)から、BtoB(事業者→事業者)の様式のお取引も現れたのです。

法人さんから見れば、私達個人事業主もCだと思うかもしれないですが、実際に仕事してみて明らかにBの要素と同じなんです。

会社が会社に商品を卸すのと全く同じ感覚です。

今後は、このように、小さな個人事業主が会社のような機能でこじんまりと活躍していくような時代になっていくと思っています。

そうすると、個人事業者も、個人の延長ということで甘えるのではなく、立派な法人の会社さんと同等にお取引できるような体勢にしていくことは、将来の成長のほんのわずかな部分かもしれないけれど、大切だと考えています。

今回の記事がお役に立てれば幸いです。

YOUTUBE動画もお作りしました。

今後も経理分野の記事、生産してまいります(^-^)。

どうぞ、ご期待くださいませ。

ありがとうございました。

終わり。

私がお作りしております、ハンドメイドバッグの一覧を是非。

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