<経理>棚卸資産表へのダイレクト入力案【901】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

以前の記事アップで、個人事業主の経理としての棚卸資産表関連の記事は結構お読みいただいているようで大変光栄です。

読んでくださった方、どうもありがとうございます。

【199】とか、【851】の記事が該当です。

さらにこのたび、2022年2月に実施の2021年度(2021.1月-2021.12月)の分の期の確定申告の実体験から、棚卸資産表に関する記事を過去のものも含めて3度目のアップということで当記事の【901】でお送りします。

3度も投稿があるのは、私が数年かけて、最初の頃、数年後、そして現在と体験するたびに学んだ部分を取り入れて、スムーズかつ分かりやすい、作りやすい棚卸資産表になればという変化や工夫が込められていっています。

今回が最新版となるわけではありますが、どれも、初めて個人事業主になって棚卸資産表について調べたかったり、現在の物を見直したかったりの際には、考え方としてはベースは同じで、どれもお役に立つのではないかと残してあります。

どうぞ、今回もよろしくお願いします。

棚卸資産表へのダイレクト入力法がシンプルで効率的だという考え方もある

今までは、別の表があって、その表から情報を引っ張りやすくした工夫にとどめていました。が、しかし、今回の私の自分の決算時の実体験からは、分量が多い時には、結構その引っ張るという移動作業が手間がかかり、時間を要することが分かりました。

棚卸資産表の資料となるような別の表から情報を引っ張ってくるその手間を省いて、棚卸資産に該当するアイテムを購入時にすぐに実際に確定申告で使用することになる自分のエクセルの棚卸資産表に入力していくという方法が今回です。

エクセルを使ったやり方ではもうこれ以上ダイレクトなやり方はまだひらめいていないので、今回が棚卸資産表に関する記事のいったん集大成的なものになります。

余談ですが、棚卸用のソフトがあれば、もっといろいろ工夫できますが、ここでは、エクセルで作る棚卸資産表をベースに考えた案なのであしからずどうぞ。

上下少し形状の違う棚卸資産表ですが、私の場合、ハンドメイドバッグの材料が上、出来上がりのハンドメイドバッグの在庫が下(写真付き)と分けています。ここへ、今回、さらにレンタルジュエリー用のジュエリーももう1つの表で作りましたがここでは省略しています。下の段にほぼ同じです。

この表は、仕訳の時に必要になる、前期の数字の値も出てきていて、次期になるとこれをコピーして、左へスライドさせることで、毎年同じ表を続きで使用するというものです。

仕訳の時に去年の資料をいろいろ調べる手間を省くために、最初から載せておく、これはかなり時間の有効活用と言えます。

そして、今期の分も、決算時にあわてて過去1年間の帳簿を見ながら拾っていったやり方を今回してみましたが、結構日数がかかってしまうので、この黄色いところ(今期)に、まだ1年後くらい先ではあっても何か棚卸資産を購入した時に入力していくのです。

その後、その棚卸資産だと仮に設定して表に入れてあったものが、期末には販売して出ていっていたというなら販売時に抹消すればよいので、手間としては軽いのではないでしょうか。

これで新しい期の今度の2022年度(2022.1月-2022.12月)を1年後にやってみようと思っています。

あとがき

今回の新しい考案に関しては、考え方の違いで賛否あるかもしれません。

最終的に在庫にならなかったものまでいったん載せたりするわけですのでね。

一度、私が自分がやってみて、どうだったのかなど、次の期末になったら、また記事にしてお知らせしたいと思います。

目標とするゴールというのが、最初からぶれずに変わっておりませんでして、「分かりやすくスピーディーな作業ができる」というところになります(^-^)。

<経理>ハンドメイド品製作者向けの棚卸の仕方-カウント編-【850】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

ここ2日程棚卸作業に入っています。

個人事業主の棚卸は、1月1日から近日中に行うのが良いと思っています。

あまり先になると、その後の作業で、材料などの在庫が変わってしまい、2021年の12月31日時点ではどうだったのかに遡ることが困難になりかねないからです。

棚卸は、素早く2-3日で終えてしまえるような工夫をすることも大切。

今回は、その工夫の内の1つ、場所をしっかり決めてカウントしやすくしている様子と、この後行っていく棚卸資産表を作成するにあたってのその表の工夫も一緒にお話したいと思います。

以前に、棚卸資産表を作るまでの工夫などの記事もアップした過去がありますが、今回は実際に棚卸する物品をご紹介するのがメインになります。

ハンドメイドバッグでは、完成品、生地、附属が棚卸するものです

まず最初に、完成品である残ったバッグをカウントするのがスムーズ。

私達のような個人事業主の完成品の在庫はそれほど多いものでもありませんので、数えやすいです。

期の途中で時には廃棄をしたものはすでに、廃棄した日を記録して、その合計額で商品廃棄損の仕訳は済みです。

そうして残ったものをカウントして、「原価」でアップして、合計金額を計上します。

この「原価」という金額を導くには、ハンドメイド品が完成した時に、その都度必ず原価表というのを1品ずつ作ってきていますので、この時期にその金額を見てそのままアップするということで楽をします。

普段の細かな原価表作りがここで活きるのです。

棚卸しというのは、この決算の時期だけのものと思いがちですが、実はそうではなくて、年中意識して、まめに少しずつその手掛かりになるものの情報をインプットしている実態が実はあるのです。

生地や附属を普段から整理整頓してまとめて保管しています。
棚卸の時にはケースの中を数えるだけでよいです。
あちこち散らばっているのはカウントしにくいですし、時間がかかってしまいますね。

製品の棚卸の次は、生地と附属ですが、附属の方が私は種類が少ないので、こちらを先にやります。

そして、最後に生地です。生地は1点物志向なので、1種ずつ多種を地道に掲載してきています。

生地の在庫が結構ある理由は、見つけた時に早めに調達していかないと二度と入手できないことになりがちだからです。

生地は意外と同じ物が継続して生産されていないのが現状のようです。

その都度違ったものになっていくからこその1点物が作りやすかったりするのですが、その反面で、在庫としてキープしておくということがどうしても出てきます。

よって、多く調達した後の「つけ」として在庫が増えます。

去年2020年の年末付近にとっても多くの生地を調達していました。

それなのに、2021年の製作が思いのほか少なく、2022年は2020年調達したものをメインに使っていくことになるのです。

生地に流行があまりに入っていると、このスパンでは追いつきません。

私がお作りするハンドメイドバッグの生地の志向の「流行のないもの」という方向であることの事情も1つここに見られるかもしれませんね。

附属品は、糸が全部で100本以上ありましたし、芯地も5種類程を使い分けているのでどうしてもボリュームがあります。

その他、ファスナーも必要な時にすぐあるようにと100本以上をキープ。

残りは、ショルダー金具などの線コキ、ナスカン、Dカン、タルカン、巾着ひものループエンドなどですね。

それぞれ、細かくサイズも分けることで、購入時のサブ的な表(材料明細表)からそのまま棚卸資産表へ移動してこれば良いので作業がスムーズにしやすく最大限に工夫しています。

附属品は、例えば、ファスナーだと、シングルと両開きの2段だけに分けます。

シングルの方には、長さの違う30cmとか50cmも混じりますが、シングルファスナー使う部分がデザインの中のテリーヌだけなので、あえて1行にまとめるのです。

逆に、ナスカンであると、メーカーさんによって、ゴールド色とシルバー色とお値段が違うので、同じサイズでも2段に分けたりします。

これが、自分にとって把握しやすい都合の良いようなリストとなっているのです。

同じお品でも値段が違っている場合、別の行にしてあることで、原価表も作りやすいのです。

こんなお話をしていますと、表が見たくなりますよね。

今回の生地は、-カウント編-です。

次の番号の【851】が-仕訳編-になりまして、そちらにも是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

あとがき

棚卸も、結構大変ではあるようですが、結局は事務作業なのです。

こうしたことは時間をかけずに、サクサクこなし、あとは、本業である事業活動に精を出すのが望ましいと思っています。

そのために、スムーズにできる工夫や案を考えていくことをして、この作業で悩みすぎたり、苦労し過ぎたりすることがないように、スムーズな決算を実行していけるよう何かお手伝いが出来ればと思っています。

<経理>2022年1月1日スタートの経理書類のデジタル保存についての心得【848】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

2022年1月1日からの経理の計上は、エビデンス=証憑(しょうひょう)がデジタルで必要であるという法律がいよいよスタート。

実感としては、現在1月4日午後ではありますが、もやっとしたものになります。

自分なりには、要するに、会計ソフトのアップロード覧が設けられたそのお部屋にスクショなどをした領収書や納品書、請求書のオリジナルの写真をアップして保管しておけばよいのだね。。。という解釈をしています。

根本的な解決策はたった1つ、会計ソフトを導入すればよい

とても単純ではありますが、今まで自作エクセルや、紙ベースで行っていた人は、とにかく会計ソフトを導入して、あとは、会計ソフトの会社さんに質問をしていけばよいというのが私の中では最も安全で正確な解決策であると思っています。

すでに私は、2018年個人事業主スタート時から会計ソフトの「マネーフォワードクラウド」様にお世話になっております。

それでも、会計ソフトへの入力時に並行して、紙ベースも仕訳を記載したり、内容の説明を記述したりして、A4の用紙が証憑として常にベースとなっての保管をしてきたので、かなり大きな変革になります。

結構深さのある箱にたくさんの用紙がぎっしり。すべてが証憑の集まりで、上から古い日付順です。末尾の書類(最新のもの)を見る時は、よいしょっとひっくり返して見て、その後、そのまま底であった部分を蓋にして閉じていました。この作業がなくなるということは大変革。ボリュームある書類の山がここで終了となるわけです。

今までの7年間保存の代りが、デジタル保存義務になるので、紙ベースのストックが突然2021年1月1日の計上からなくなるということですね。

デジタル保存の方法などについて

いきなり紙がなくなることが、まだ何か違和感を感じてしょうがないです。

これもいずれ慣れていくのでしょうね。

<デジタル保存の例>

例えば、本日、2021.01.04に、合計請求書の発送にコンビニで切手を購入して発送する作業があります。

まず、¥84の切手を1枚購入のレシート。これを写メします。

そして、それを会計ソフトさんが年末までに設けてくださった証憑添付の欄にアップロードするということです。

そして、そのレシートを見ながら、直接仕訳計上をソフトへ入力。 

84 通信費    合計請求書発送用切手x1枚購入 ファミリーマート〇〇店  現金 84

といったような感じです。

これを、今まで私は、まず、レシートをA4の用紙にのりで貼って、マーカーで税込み金額と日付の下辺をマークし、横に摘要と同じ内容を手で書いていました。

そして、この仕訳も日付と共に右下に書いていました。それを見ながら経理ソフトへ入力していたのです。

そうすることで、何か間違い入力があった時などに元のものとしてA4用紙に綴られたレシートなどと見比べたりしていたのです。

ただ、これもかなりやっていることが重複しているので、作業としては1つだけということに今後はなるのですね。

ここで思うのは、摘要欄の説明がかなり重要なポジションですね。

万が一科目を間違えたり、勘違いの場合、この摘要から今一度考え直しのヒントが見つかったりするかもしれないので、その仕訳をするにあたって「シーン」が思い浮かびやすいような摘要の書き方というものも重要になるかもしれません。

証憑を会計ソフトにアップロードした後は、もうパソコン内に証憑のスクショなどを保管しておく必要がないと思うのか、1年後の確定申告までは保管しておくのか。。。その辺りも個人の裁量ですね。

1年分くらいは、パソコンに分かりやすく日付別にストーレッジを設けて、保管しておくのが何かあった時に、慌てなくて良いのかも。

その結果必要ないなあと思えば、もう翌年からは都度都度で消してゴミ箱に捨ててしまって良いのかな。

そんなあたりを会計ソフトさんへ質問している最中です。

何分、突然の変革で私もかなり驚いております(^_^;)。

タイムスタンプ

こういうデジタルの場合、ズルや不正の解消という対策かで、「タイムスタンプ」というものが義務付けられています。

このタイムスタンプが実際に視覚的にはどんなものなのか、あまりよくわからなかったのですが、結局、会計ソフトを導入していれば、会計ソフトさんが作ってくれた証憑の保管のところにエビデンスの写真が入っていればそれがタイムスタンプの代替になるか、タイムスタンプを実行してくれたことになるのかでこのタイムスタンプ問題は解決できます。

とにかく会計ソフトに1仕訳に1つずつ必ず証憑をアップロードして添付しておけば問題ないようです。

あとがき

今回の、大きな変革は、実は、法的には、その途中でいくつか段階を踏んで行き着いたようで、多くの人がちゃんと納得できるような、後追い計上であっても有効な長めの期限を設けたりに改正されている結果のようです。

今日明日でなくても、忘れていた計上を1年後にも追加できるようなタイムスタンプの有効期限もあるようです(実際は2年かと)。

いよいよ本格的に、クラウドの世界に入っていくのではないかと感じています。

私としては最初の写真のように、今後の書類の山がとても不安であったので、その点が良いタイミングで解決してもらえました。

なかなか有難いです。

1年に何度も購入した500枚入りのA4コピー用紙、ブラックとカラーだけのインクカートリッジ2個を何度もセットで購入してきた今までを思うと、今後かなり経費が抑えられるかと思います。

インクカートリッジもプリンターを長持ちさせたいので、純正を購入していましたので、2個で¥5,000以上です(これでもネットでは一番お買い得のお店で購入しています)。

私としては、あまりにも今まで、今回の法改正に関しては、アンテナをはりめぐらせていなかったので、とても驚きました。

が、結局は、今まで自分が丁寧にやってきたことの重複部分の省略と、よりスピーディーに分かりやすく計上していけるチャンスであるととらえました。

その中でも何か自分なりの工夫が生まれれば、個人事業主ならではの経理の手法の一例として、また記事にアップしてまいりますね。

<経理>経理ソフトの「摘要欄」が便利になるための計上時の文言の工夫【703】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

以前の記事の【430】で、会計ソフトの「摘要欄」の検索機能を使って、ピンポイントで過去の購入のハサミのショップ名が短い時間で判明出来た例を挙げまして、「摘要欄」を有効に使う勧めのお話をさせていただきました。

どちらかというと、その時は、既に入力してある状態で、後に検索をする場面にスポットを当てましたが、今回は、スポットを当てる場面が、遡る、最初の入力時となります。

摘要欄に実際常に入力していて役に立ったこと2点のご紹介

黄色い部分が摘要欄です。そこそこ文字数が多く入力できますので使い方の幅が広がります。

摘要欄の使い方はそれぞれのユーザー自由の部分です。

ここが各々の個性が出る部分なのかもしれません。

私が実際に摘要欄に盛り込んだことで後になって検索して役に立ったという文言を2点ご紹介したいと思います。

まず1つ目です。

とても意外かもしれませんが、日付を入力することです。

日付は、ソフトへの入力の時に、あらかじめ設置されているカレンダーから選ぶなどして日付を指定したり、当日の日付のままokして、日付用の項目があるのです。

それなのに、あえて適用欄に日付を、2021.08.21などという共通の形式でわざわざ入力していくのです。

これが意外なことに役に立つことがありました。

なぜ、日付を2つも表示する必要があるのか。

それは、前者のソフトにあらかじめ設置の方は、ある日付だけの計上をすべて集めるという時に、総勘定元帳のお部屋へわざわざ移動せねばなりません。

このインプットの良さは、仕訳のお部屋だけで事が済ませられるというもの。

補助元帳というのもあるので、細かいことはそれでもよいという意見もありますが、意外と入力間違いもあるもので、科目を間違えていたらもう補助元帳には載ってこないのです。

そういったミスの編み目をカバーするような摘要欄の検索というのは使えるものです。

大きな会社では、やはり総勘定元帳、補助元帳を作らないと件数が多すぎてどうにもならないかもしれませんが、プチ個人事業では逆に、単純明快なのがスムーズだったりします。

2つ目は、特に私と同じように補助科目を設けていない方向けですが、お店の名前やお客様の名前を摘要欄に入れることです。

補助元帳だと便利なように感じますが、いったんお部屋を出てからの検索が幾度もボタンを押して時間がかかるという経験から、少し煩わしいです。

そして、先ほどもお伝えしましたように、完璧な入力をしてあってのものになるので、補助科目を設けること自体が、そこから正しく選ぶという別の使命も生まれますので、少し複雑になっていくのです。

という、元帳のみですべてをやっている私のようなユーザーには摘要欄の入力が機能的です。

あとがき

こんな感じで、個人事業主ならではの使い方というのもあるという例をご紹介しました。

以前には、件数の莫大な会社で経理事務を担当させていただいていたので、今回ご紹介のようなやり方とは正反対の経験をすでにさせていただいてきました。よって、その違いを自分でよく感じています。

摘要欄も、まるで、メロディーがおりなすの小節のように、その枠にいつも決まったパターンで文言を入れ込んでいくと見やすい計上になるかと思います。

分かりにくいのが良いのか、分かりやすいのが良いのか、分かりやすい方がいいに決まっています。

長い目で見て、その分かりやすい工夫が事務作業をスムーズに短い時間で終えて、事業の発展に力と時間を注ぐことに集中できるという目的があります。

<経理>個人事業主の青色申告は「e-tax」が楽、徐々に分かりやすく改善されている中使い方の注意点を実際のミスからお伝えする回【393】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

2019年度の確定申告、つい昨日終了したところです。

棚卸作業、決算書などは出来上がって下準備はしてありましたので、今回は確定申告の受付がスタートしてからの「e-tax」入力としました。

前もってじっくりゆっくり準備したい方などは、「e-tax入力」自体は、1月4日あたりからできるようなので、ゆっくり入力しながら保存して。。とやっていくこともできます。

ただ、この時点では、まだ控除証明書が不ぞろいの場合もあり、自身は2月に入ってから「e-tax」を開きます。

それまでの下準備なるもの、例えば「棚卸資産表の完成」などは、1月頭から開始し、早めに完成させております。

この、保存も結構大切になってくることがあるということを交えながら、このたびは、自身が間違った順をたどってしまったエピソードなどをお伝えし、気を付けていただくよう応援をしたいと思います。

1)「e-tax」のここが間違いやすい、必ず「確定申告書等作成コーナー」から始めることがマスト

実は今回で2度目の「e-tax」入力ではあったのですが、よく去年やれたいうくらい忘れていました。

まず最初のつまづきは、そもそも間違えて、「法人用」で入力しようとし始めてしまったことです。

勘違いしても入力できてしまうところが気を付けないといけないところでした。

「個人事業主」と「法人」と全くソフト自体が区別されているという点を理解せねばなりません。

「e-tax」のトップ画面が大変にぎやかでカラフルでごちゃごちゃしているようには感じます。

「個人事業主」は「確定申告書等作成コーナー」から必ず入っていきます。

法人だとその下のボタンの「e-taxソフト(web版)」から入るとのことで、そもそも「建物」が違うのですね。

それなのに間違えた理由は、手動ではなく、自動で横から来た、「こちらだよ」というような案内に乗ってしまって、それにいざなわれた場所が法人の場所だったというわけです。

どうしてそのように誘導されてしまったのかは分かりませんが、それがもしかして今後間違いにくいように改善されていくのかもしれません。

とにかく、「個人事業主は、「確定申告書等作成コーナー」より入っていく」を徹底ということになります。

自身が初めて利用の際は、管轄の「税務署」様に赴いて、ログインの仕方をパスワードタイプの「利用者識別番号」の発行とともに登録しました。

「カードリーダライタ」は、故障の不安や少し古いやり方な感じがしてなりませんでした。

普段からクラウド型の「ログイン」に慣れた大半の方には、「ログインパスワード方式」の「利用者識別番号」でのログインをお勧めしたいです。

税務署様に一度出向かねばならなかった理由というのは、本人確認や、ログインIDにあたる「利用者識別番号」という16ケタの数字をその場で発行してくれる作業があったからでした。

そこで同時に自身でパスワードを決めて完了です。

これが常日頃お買い物などのサイトでも利用するなじみある、「ログインID+パスワード方式」ということになります。

2)「確定申告書」のアイコンが左に「決算書」のアイコンが右に位置していても、右の「決算書」から入力し始めることがマスト

さて、もう1点間違えてしまっていた順番がありました。

これは、やはり多くの人が自身と同じようにつまづいていることが昨日の「e-tax」お問い合わせ電話の窓口の人の話で分かりました。

「確定申告書」が出来上がったら最後に送信ボタンを押して、マイナンバーを入力して終了になるわけです。

しかし、先に確定申告書を作ってしまうと、附随せねばならない決算書を残して単独で確定申告書だけを送信してしまうのです。

これには、「エラーを入れてくれないかしら(汗)」と思ったものですが、通常「決算書」から作るものだという隠れた常識があるようなのです。

それなら、「どうぞアイコンの並び順を左に「決算書」右に「確定申告書」と並べてくださらないか」などと思ったものです。

このことを一応、「e-tax」の相談窓口のご担当者様へ一言、「附随の決算書が添付されていないですよ」などと親切なメッセージが出るようになどとしてもらえないものか、これだと、送った気になってしまって実は決算書送ってなかったなどということが多発するのではないか」ということをお伝えしたのですが、実際そういう人が多く出ているとのことだったのです。

結局、望ましい手順というのが、まずは、先に決算書を作ってから、続きでそのままの画面で進んでいくと、確定申告書に移るという道筋らしく、その道順をたどれば、添付みたいに拾って行う作業無しで、同時に先程作った決算書も送信されるそうなんです。

「はあ、そうなんだあ」と感動。

しかし、なかなかその構造は分からないものなので、初めての人などはどうなるのだろうかと、こうして筆を執らずにはいられなかった次第です。

どうぞ、自身のような間違いが起きませぬようお気をつけくださいませ。

ただ、その後改善があり、「先に確定申告書だけを作ってしまった場合、送信する前に後から作った決算書を添付するボタンも今年から設置された」とのことです。

確定申告書に決算書ファイルを添付するというような形のイメージ。

そして、その時に注意がありまして拡張子の問題があります。

通常ただ、続きを明日やりたいから保存して、明日また続きから入力したい場合に行う保存は、「data」という拡張子で保存されます。

でも、送信するときには「xtx」という拡張子でないとエラーが出ます。

よって、この「xtxに変えるという作業ができる画面も今年から設置した」とのことです。

税務署様の方でもアンケートがあって、年々ご意見を取り入れながらシステムを改善していって下さるのです、ありがとうございます<m(__)m>。

まとめますと、とにかく「作成順序は、①決算書②確定申告書で」ということです。

そういえば、よく見ますと、トップ画面の「確定申告書等作成コーナー」の文字には、「等」という言葉が入っています。

おそらく、この「等」というものに、決算書も含まれるのでしょうね。確かに決算書がこのボタン内で作れますから。。

あとがき

今回は「e-tax」の入力において、実際につまづいたエピソードを交えて、2点のみお話致しました。

もし、同じようにつまづいてしまう方がいらっしゃれば、お役に立てればとこの記事を書きました。

そうはいっても、これだけつまづいてもパソコンで1日で終了できたので、「e-tax」は間違いなく便利です。

その後、慣れてくると半日でもできることがあります。

このように、実際に行列で並ばなくても手軽に時間関係なくできる「e-tax」どう考えても効率的で楽で確実です。

「並んだところで、結局受け付けるだけしか行えない人手不足事情もあり、質問に対するご教授などは電話応対の担当者様が詳しい」と実際の窓口の方がおっしゃっています。

遠慮せずに不明なことは最寄りの税務署様のダイヤルの、「確定申告専門の電話担当の方」に聞くのがベストです。

解決が一気にクリアになっていきます。

「会計ソフト会社」様はその点はタッチしてはならない方針もあり、「税務署様」の方が良いですし、ストレートに答えがちゃんと出ます。

結局夜20:00頃すべて終了。

そして、遅めの夜ご飯、寄せ鍋の汁で作った「卵雑炊」をいただいたのでした(^-^)。