まえがき
こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。
会社員時代に「経理部」としてお仕事させていただいていた頃に仕事の作業の「プチ改革」なるものを行ったことがあります。
自身のような事務員が出来ることなど限られてはいるものの、それまでの当たり前を今後の新しい方向へ変えたことは間違いないと思います。
月末月初というのは経理事務では忙しいもので、その忙しくなる理由の1つに作業が混み合うというものが原因にあります。
その混み合う作業の中でも、月末でなければどうしてもだめなものと、そうではない、日々に小刻みに分割して月末月初の負担を減らすということが可能なものが存在していることを発見した時がありました。
そして、その発見は後に、タイムリーな帳簿の数字の把握などの体勢を作ることに役立っていきます。
このたびは、その経験を「個人事業主」の経理事務の作業の1つ「会計ソフトへのリアルタイム入力」を少しずつのルーティーンワークに取り入れる勧めです。
多忙な個人事業主の隙間時間を利用した計上入力が「タイムパフォーマンス」が良い
個人でとりあえずあれもこれもやっている自身のようなタイプでは、事業の成果としては数字を生み出さない「ルーティーンワーク」というものの比重をいかに小さくするかという工夫をしたいものです。
1つの作業をためこんで、まとめて1日使ってしまうというのは、たとえ1日であっても随分いろいろなことができるものなので、もったいないと考えます。
月末は仕方がないと言えばそうですが、最低限の短い時間の確認とか、アウトプットなどで2時間程度使用するだけで、あとは月末であっても事業の方へ時間を使うことが望ましいと考えています。
ということで、月末の作業にまわしがちな、日々の経費などの計上をリアルタイムなその日ごとに細かく散らして済ませておくというお勧めをしたいと思います。
これは、「外注会計」ではなく自分で経理ソフトへの入力をする「自社会計」タイプの事業者向けではありますが、会社の経理事務を担当されている方や、今後転職で経理事務に携わりたい人にもご参考になるかもしれません。
もし、お勤め先がためこんでやっている部分があれば、是非新風を吹き込んであげてくださいませ。
その当日の経費というのは、レシート・領収書・請求書がいくつかあって、すでに処理できる状態にあるわけです。
その日の現金の支出とか、もしくは普通預金で入出金があったなどの動きが一定数あるかと思います。
そういったものを、当日内に経理ソフトへの入力をゴールに事務作業を済ませるということをまず目標にします。
そして、その日の夕方や夜のある一定の時間帯に経理ソフト入力まで済ませてしまうというものです。
さすがに昼間だと、その後も発生して二度や三度の複数回の作業になることもあるので、それはかえって効率は良くないです。
まとめて行えるにふさわしい時間というのが主に1日の活動を終えた夕方や夜です。
同じ日の入力順というものも大切で、元簿になった時に、右端の残高が変なマイナスがあったりするのは入力順が悪いからであり、その辺りも小刻みの1日ごとの計上であれば、事前の並び順のチェックがしやすいです。
細かい時間まで記入のあるものや、活動の順番などを思い出しストーリー性のある記録として入力順を意識すると良いです。
あとがき
自身は、経理事務を15年近く経験しています。
こうした部署は、職務的には「事務員」ですが、今後「AI」の活躍などで減っていく、もしくは無くなっていく職務です。
それでも、代わりに「AI」の動きの正しさをチェックする目や「発想・アイデア」などは今後も人間ならではの持ち場なのかもしれません。
中小企業の「事務」は、人との折衷もありましたし、外出もあったり、時には「交渉」などもあり、職務のイメージを遥かに超えた学びがありました。
「決められたレールの上でそのまま真似ていけばよい」という考え方だと「AI」に仕事を奪われてしまいます。
特に会社の場合、真っ先に必要なくなる立場にならざるを得ません。
少しでも疑問に感じたところは、小さなことでも「こうした方がよいのではないか」というひらめきやアイデアをどうぞ大切にしていってくださいませ(^-^)。
