まえがき
こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。
以前の記事の【430】で、会計ソフトの「摘要欄」の検索機能を使って、ピンポイントで過去の購入のハサミのショップ名が短い時間で判明出来た例を挙げまして、「摘要欄」を有効に使う勧めのお話をさせていただきました。
どちらかというと、その時は、既に入力してある状態で、後に検索をする場面にスポットを当てましたが、今回は、スポットを当てる場面が、遡る最初の入力時の場面となります。
摘要欄は、意外と記憶の代わりのような働きをしてくれますし、結構頼りにしている存在なのです。
このたびは、具体的に、どんなワードを摘要欄に入力しておくことで実際に役立ったのかをレポートしたいと思います。
摘要欄に実際常に入力していて役に立ったワード2点のご紹介
摘要欄の使い方はそれぞれのユーザー様の自由の部分です。
ここが各々の個性が出る部分なのかもしれません。
実際に摘要欄に盛り込んだことで後になって検索して役に立ったという文言を2点ご紹介したいと思います。
まず1つ目です。
とても意外かもしれませんが、「①摘要欄にあえて手入力で日付を入力すること」です。
「日付」は、ソフトへの入力の時に、あらかじめ設置されているカレンダーから選ぶなどして日付を指定したり、当日の日付のままＯＫボタンを押すなど、日付用の項目がちゃんとあるのです。
にもかかわらず、あえて適用欄に日付を「2021.08.21」などという共通の形式でわざわざ入力していくのです。
これが意外なことに役に立つことがありました。
なぜ、日付を2つも表示する必要があるのか。
それは、前者のソフトにあらかじめ設置の方は、「ある日付だけの計上をすべて集めるという」時に、総勘定元帳のお部屋へわざわざ移動せねばなりません。
このインプットの良さは、仕訳のお部屋だけで事が済ませられるというもの。
しかも、ある1日のあらゆる科目の計上を括ることができるのです。
これは元帳検索ではできないことです。
「補助元帳」というのも設置できますので、細かいことはその方が良いというご意見もありましょうが、意外と入力間違いもあるもので、科目を間違えていたらもう補助元帳には載ってこないのです。
そういったミスの編み目をカバーするような摘要欄の検索というのは使えるものです。
大きな会社では、やはり総勘定元帳、補助元帳を作らないと件数が多すぎてどうにもならないかもしれませんが、プチ個人事業では逆に、単純明快こそスムーだったりします。
当社picturesque（ピクチャレスク）では補助元帳は作っていないのです。
2つ目は、特に私と同じように補助科目を設けていない方向けですが、「②お取引先の名前を摘要欄に入れること」です。
補助元帳だと便利なように感じますが、いったんお部屋を出てからの検索が幾度もボタンを押して時間がかかるという経験から、少し煩わしいです。
そして、先ほどもお伝えしましたように、完璧な入力をしてあってのものになるので、補助科目を設けること自体が、そこから正しく選ぶという別の使命も生まれますので、少し複雑になっていくのです。
以上のような、元帳のみですべてをやっているようなユーザーには摘要欄の入力が機能的です。
あとがき
こんな感じで、個人事業主ならではの小規模らしいメリットを活かした使い方というのもあるという例をご紹介しました。
以前には、件数の莫大な会社で経理事務を担当させていただいていたので、今回ご紹介のようなやり方とは正反対の経験をすでにさせていただいてきました。
だからこそなのか、その違いをよく感じています。
摘要欄の枠にいつも決まったパターン（順序や形式）で文言を入れ込んでいくなどの工夫は検索する事前の準備のようなものだと考えます。
「分かりにくい」「分かりやすい」においては、分かりやすい方が良いに決まっています。
長い目で見て、その分かりやすい工夫が事務作業をスムーズに短い時間で終えて、事業の発展に力と時間を注ぐことに集中できるという目的があるのでした(^-^)。。
