<経理>エビデンスは本当にないのだろうか、「領収書・納品書」だけではなく、メール自体も立派な「証憑」【725】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

会社の経理部だった頃、どうしても無かったレシートが「自販機」でした。

お客様に突如お出しするペットボトルを購入した時のこと。

当時はコンビニが事務所の近くに無く、自販機しかなかったからです。

その他「営業マン」様の精算の時の中に「どうしてもとれなかったのです」というのが「バスの乗車の領収書」でした。

エビデンスは「証憑:しょうひょう」とも呼ばれ、金銭のやり取りの証明になるものになります。

「納品書」や「請求書」が一番メジャーな「証憑」です。

会社で経理をしている時にも時々遭遇したことがあったのですが、レシートや領収書が無い時がありました。

基本的にはすべての仕訳に対して1つ必ずその根拠となるレシートや領収書があるべきであるという考え方は大鉄則。

このたびは、レシートや領収書が入手できなかったケースの際にどうにかして自分でエビデンスを作るという対策をご紹介したいと思います。

作ると言っても、勝手に作るのではなく、何かの記録を正当に残すというものです。

無いよりあった方が具体的ですので、どうにもこうにも仕方がなかった場合のみと考えていきます。

しかし、デジタル化が進んだその後ではこういった悩みは無くなっていくことになると思います。

当初この記事を投稿しましたのが、2021.09.10の事。

現在2024.05.27に過去のブログ記事の「手直し」を進めておりまして、当記事が順番です。

その間に、2022.01.01スタートの「電子帳簿保存法」の本格開始がありますので、最初に投稿の時点では、紙ベースの時の考え方でした。

そこで、現在に合わせた内容に変更しながら「手直し」してまいりたいと思います。

メールや画面キャプチャ/スクリーンショット(スクショ)もエビデンスになる

当「レンタルジュエリー」では、請求書に該当するものを「計算書」と呼んでいます。

お客様宛のメールの本文自体が請求書になっています。

2022年1月より前までは、この画面を印刷することで保管していましたが、2022年1月からは、「電子帳簿保存法」に忠実に、メールそのままをデジタルの生きた状態のまま保存しています(これが義務付けられていますので)。

ただ、それだけでは、ずらりとメール保存のボックスにメールが並び分かりにくいと、メールのスクショも取り、探す時のツールとなるような意味で会計ソフトへアップロードしている2作業を並行しています。

メール本文が請求書というのは希なケースのようなのですが、同じ例は「大手サーバー会社」様や「ウイルス対策ソフト」会社様などが実際にあります。

自社の「計算書」と同じようにメールのまま保存して、更に見つけやすいように日にちと時間も入った部分の上の方の画面スクショを会計ソフトにアップしているのです。

「計算書」:スクショの撮影の範囲内に内容が納まりますが、生きたままメールのボックスに保存は鉄則です。

「バスの乗車運賃」「自販機」はレシートは難しい、そんな窮地にレシート替わりの「証憑」を作るアイデア(あくまで私見です)

例えば、バス乗車の運賃なども交通系のプリペイドカードを持ち合わせていない場合には現金払いとなります。

忙しいバスの中で領収書等もらえることはありません。

そんな時に、「無し」ではなく、①乗車バスのWEBサイトの乗車時刻の画面スクショ、そして②乗車バスのWEBサイトの運賃(支払金額に一致)を記録として残せないでしょうか。

会計ソフトにはタイムスタンプが押してもらえます仕組みですので、無いよりははるかに具体的だと考えます。

さて、冒頭のエピソードの「自販機」。

これも「例外」としてレシートが無くても良いと認められるようになったとのことですが、自販機のスクショを残すか、品物のスクショを残すだけでも随分具体的なのではないでしょうか。

あくまで、これらの2件の例(バスの運賃・自販機)は、独自に思いついたアイデアに過ぎず、実際に認められるかどうかは税務署様の判断です。

ただ、記録できるものはその時に具体性を残しておくという考え方は方向としては望ましいものだと考えます。

あとがき

「電子帳簿保存法」本格開始以前の上に貼り付けましたYouTube動画が気になるところです。

理由は紙ベースの時代に投稿したものだからなのですが、ただ視点が「証憑を必ず存在させる」というものなので、今のところデジタルの時代になっても内容的に大丈夫だと判断し、残してあります<m(__)m>。

何もなしに支払いが起きることは現実的には本来あり得ないことだというベースがあります。

しかし、特殊なケースも少なからず実際にはあるので、困った時のためのヒントになれば。。などと思って綴らせていただきました(^-^)。

YouTubeとブログの採番を同時進行、見ていただく経路が全く違うことで交わる場所をホームページとする構造【711】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

当ブログとYouTubeは2018年から本格的にスタートしています。

正確には、YouTubeは2016年1月に初登録しまして、登録直後から約1年間「アクセサリーの部屋」というチャンネル名を設置し、ジュエリーを紹介していく動画をアップしていました。

今思うと不思議なのですが、2020年7月にスタートした「本物志向のレンタルジュエリー」よりもっと前の4年も前から、手持ちコレクションのジュエリーに関しての発信をしていたのでした。

音声のあまりの小ささと申し分程度に付いていただけの動画機能のデジタルカメラの画素が非常に悪く、現在は動画を消してしまいましたが100投稿くらいコンスタントに1年間アップしました。

まさかその「アクセサリーの部屋」が現在のYouTubeのカテゴリーの<ジュエリー>になるとは。。といった不思議さです。

その他現在の<コーデ>のカテゴリーなどは、「アクセサリーの部屋」の投稿時代に、「番外編」として他分野の事も時々投稿してみたことがきっかけです。

「リーバイス501」のジーンズコレクションとコーデの仕方の例をご紹介した動画がたくさんご視聴いただけたこと、どなたかの「再生リスト」である「アメカジ」という分類にその動画を入れていただいたことで広まったかと。

そういったことから、とにかく分野にこだわらずに、ありのままの日常のやっていることの記録のようなスタンスで投稿することに決めました。

YouTuberの「しきたり」のようなものもあるようで、「同じ内容が数字がアップ」などと言われています。

しかし、どうしても長い目でみて、「自分の為」を一番に優先したいのです。

それは「身勝手」とか「視聴者様の事を考えていない」ということは少し誤解があります。

むしろYouTubeに縛られ過ぎて何年後かに「リタイア」してしまう危険性をとても感じるからです。

2023年頃に長年一生懸命やってきたYoutuber様達の多くがリタイアされたことの原因の1つに同じことがあったのではないかと見ています。

YouTube1本に依存するスタイルは合わないと独自の路線で行くことを決めた現在の活動です。

その独自路線を決めたのも、2019年の伸びた時期がきっかけであったことが皮肉です。

伸びているのだからチャンスだとそのまま突っ走ることをなぜかしなかったのでした。

伸びたきっかけは間違いなく、「リメイク動画」だったと思います。

その時、誰かにご指摘などされたわけでは決してなかったのですが、「ちょっと待て、立ち止まれ」という声が聞こえたような気がしてしょうがなかったのでした。

そして、「著作権侵害」について深堀りし始め、2019年6月に複数の機関・機構・著作者様に実際にコミュニケーションをとることで、どんどん「リメイク」について知識と心構えを考えるようになりました。

その結果、「著作権侵害」に該当すると判断した動画とブログとSNSを削除。

その時の正直な気持ちは、「これで良い、ここからが本当のスタートだ」と思ったのです。

得にアパレル分野では「緩い」とされているルーズな「著作権侵害」に対する姿勢はよくありません。

実際の著作者のジーンズメーカー様のお電話では、「ジーンズを解体したリメイク品の販売が横行していて非常に困っている」とのことでした。

結局は、他人様の「著作権侵害をしない」ことが、自社製造物に置き換えれば理解しやすいかもしれません。

このエピソードにつきましては、詳しく【240】の記事にその記録を綴っておりますので、よろしければ後ほどお立ち寄りくださいませ。

ある時期「Yahoo知恵袋」でも引用していただいた記事になります(その後ブログの手直しの際にタイトルを変えてしまったのでリンク切れになったかもしれません)。

とはいえ、自ら考案したアイデアや著作物に対しては、また別の考え方をしておりまして、「著作権フリー」の活動によりそのデザインなどを引用していただくということもしてまいりますので、またそのお話は別の機会に。。

さて、話を元に戻します。

ブログは2018年3月頭に初導入して記事をアップしたのですが、「幼稚な内容」と判断した初期の頃のどうしようもない記事は削除。

現在の一番古いブログは、2018年7月のものになります。

採番し始めたきっかけは、「著作権侵害」について投稿内容をしっかり見直したあの時からだった

上述の通り、2019年の6月、YouTubeのアップの内容を見直しその際に採番もし始めたわけです。

その当時で100投稿を越し、200投稿へ向かっていた時でしたので、採番には随分労力を要しました。

ただ番号を振るだけではなく、動画と記事を並行する作業があったからです。

元々別々で投稿したものを同じ内容をペアにするという作業が時間がかかったのでした。

その作業がおおわく完了した次にやったことは、YouTube動画新規投稿を先に、翌日にブログを同じ番号で投稿、その記事内にYouTube動画を必ず貼るということをルーティーン化していきました。

ルーティーン化するとかなり気持ち的に楽にこなしていくことができる不思議があります。

もし、多くのタスクが重なる場合に、毎日のルーティーンとして目の前のことを早めに片を付けていくというような見方をしてみてくださいませ。

気が付いたら様々なことを1日の中で濃密にこなしている自分に後で気づくことができます。

動画とブログどちらもフラットに偏りなく続行していくというスタンスに向かうことで腑に落ちます。

とはいえ、ブログは「手直し」が可能なので、ブログの方がYouTubeよりも内容に厚みが増し、切り口も少し変えることも可能ですので、両方並行の意味は「更なる深堀り」のような意味があります。

そして、そのタイトルも重要であり、エクセル表でタイトルと採番を常に記録しています。

YouTubeのタイトルとブログ記事のタイトルは違うのが良き実験にもなり良きフィードバックを得られます。

生意気な柄、「A/Bテスト」のようなつもりでやっていますが、そもそも媒体が違うので比べても仕方がないかもしれません。

手ごたえとしては、同じ番号でもYouTubeの方が検索結果に表れやすく、現時点での「YouTubeのサイトパワー」のおかげではないかと。

随分当ホームぺ―ジのサイトパワーがまだまだ弱いとも見ることができるのです。

同時に、記事よりも動画の方への近年の関心の高まりもあるかもしれません。

実は、当ブログ記事を投稿しました2021.08.31からおよそ3年後の2024.05.23現在「手直し」をしておりまして、当記事の順番になっています。

かなり大がかりな作業であり、2024.05.23現在では、1,400動画・1,400記事の投稿の中、最初からこれまでの投稿をすべて「手直し」してきています。

これは数日などと言う簡単なことではないので、1日3投稿ずつを2024年の1年間じっくり年月をかけて毎日毎日やっていくという目標を立てました。

この2024年末をもって「手直し」が終了する予定です。

おかげ様で強い強い決意のもと、2024.01.01-2024.05.23現在までカレンダーに書いた番号の3つを毎日塗りつぶし、パーフェクトに達成しております。

ここでお伝えしておきたいのが、2019年6月の時点で行ったのは、「ブログ記事の1つ1つのすべてにYouTube動画を貼る」ということでした。

しかし、その反対の、「YouTube動画の1つ1つすべてにブログ記事の1つ1つのURLを貼る」というのは完成出来ていないのです。

これは簡単な事ではありません。。ただやるべきだと、それこそが効果的で見やすいサイクル型になるのだと信じました。

それを「手直し」「画像の追加や修正」時には、YouTubeの「サムネイル」変更などと共に、毎日時間をかけながらやっているのが2024年の1年間の大切な活動の1つなのです。

採番したことで得られたもの、どこかの傘下に入っている活動ではなく自分軸の活動であることの実感

採番すると、過去に類似内容や関連付き内容を番号でご紹介することができます。

URLを貼るのは、後で何かの変更の際に有効切れになることが見にくい投稿となるので、【】の番号を記すことに現在はとどめております。

具体的には、タイトルを控えているメモをエクセル検索の機能「Ctrl+Fキー」で検索したりして、過去の動画の番号を呼び起こします。

そうして、スムーズにそういった作業が行えます。

もしかして将来、YouTubeにそのような採番機能が付くのかもしれませんが、現在はないようですので自分でやるのです。

ブログの方も番号を採番するような視点では新しいアップデートは起こっていないです。

そこまでは運営側もやって下さるわけではないし、ニーズがバラバラなのでしょう。

そして、ここからがとても大切なのこと↓。

YouTubeに対して、登録者数や再生回数を追うような「数値」に依存し過ぎると、いつしかYouTubeに評価されるための投稿になってしまいます。

ブログに対しても、ホームページの実りを目指すよりも、むしろGoogole様に対して評価を得たいという「傘下」に入ってしまうような姿勢になることがあります。

おそらく多くの「アフィリエイター」様や「Youtuber」様はそれこそがスタンスだと思いますので、だからこそ数字が伸びているのだと思っています。

このようなスタイルの自由な独自のやり方は数字の成果は見込めないような現実は確かにありまして、特化型が受け入れられるとのこと。

しかし、この「自由」を重んじたスタイルこそが一番に大切にしたいものであり、数字は二の次。

先に数字を目標にすることは今後も別の大切ではないことに縛られるようで、できないと思うのです。

YouTubeに依存し過ぎると自分の方針とずれることを一番大切にすることで決断した「事業のためのツール」的な使い方

発信の方法の1つとして、「自らの言葉で話す」「動きのある分かりやすさで伝える」というコミュニケーションの手段として「動画」はとても適しています。

動画媒体の中では断然「YouTube」が一番馴染みやすかったので選択しているといった見方です。

よって、いつまでたってもYoutuberにはなれない道を選択してしまったとも言えます。

が、これで良いのです。

もしもYoutuberとして本気でやっていきたいなら「視聴してもらうため」の活動ということになりまして、それが本来発信したいこととの「ずれ」が起きてきます。

実際に拝聴したビッグYoutuber様がその「ずれ」については悩むところだとおっしゃっていましたので、数字を追っている方は重々分かっていること、やはりここを悩まれるのだと。

それこそ、アップの頻度なども必ずしも「毎日投稿」が多く視聴される結果になるとは限らないようで、「少し間を空けた方が良い」などとも言われています。

ところが、毎日アップしていた時期もありますし、反対に今年の2024年などは、この「手直し」を重視しているため、投稿頻度はすごく少ないのです。

この「自由」が本当に大切で、決して身勝手なものではなく「事情」があることの結果としての「融通」のようなものが「自由」でもあるのです。

何かに縛られない、YouTubeにさえ縛られないスタイルを貫き通すことこそが1番大切にしていることなのです。

本来の動画アップの目的が何なのか、Youtuberになることであれば、上述の傾向もあり得ますが、そうではないのだとと立ち止まって考え直すことを途中でしたのが、まさに伸びている真っ只中の2019年6月のことだったのです。

2019年5月くらいに、1,000人登録に急速に近づくことが出来まして、短い1か月程の期間で1,000人達成。

その後も、この調子で行けば、もしかしたら、年内に1万人いける見込みだと錯覚したヤバヤバな心理の期間がありました。

この急上昇の理由は「まえがき」の通り「リメイク」。

この面白さが他にもそれをやっている人と関連付いたのかぐんぐん盛り上がっていきました。

盛り上がったといっても自分の今までと比べるとという程度のことですが。。

その頃、ふと冷静になり、「著作権の侵害」ということにも目を向けまして、YouTubeアップのリメイク内容はすべてアウトだと自分で判断したのでした。

人から何か言われたわけでもないのに、自分でふとそう思ったというところがとても大きなターニングポイント。

これをきっかけにリメイクの動画を40アップほど削除したことで、YouTubeの実りへの道を自分で閉ざしたとも言えます。

それ以降2020年、2021年と年月が経過しても一向に数字は上がりませんでしたが、それも結果的なものに過ぎないと思っております。

それでも、立ち止まって考え直した「削除」の結果を選択した2019年6月の「あの時の自分」を今でも誇りに思っております。

そして、また新たなスタートをしたわけです。

この時に「著作権侵害」について知ることができたことの方が、むしろ良き「宝」となりました。

立ち止まらずに、そのままリメイク動画をアップしていったその結果何が生まれていたのかを考えると非常に恐ろしいです。

。。おそらく、もっと動画が伸びるように、もしかしたら広告収入のことも計算しながらのバズる動画をアップしようとしたりなど、方向が別のところへ向かっていたかもしれません。

確かに、その2019年以来ほぼ現在も不思議なくらいそのままの登録者数で横ばい。

これは、何かを物語っていまして、この人数も当時のリメイクの時から見てくださった方が大勢ということであれば、それはそれで大変感謝致します<m(__)m>。

Youtuberなのか事業なのかの道の選択、「事業者の活動の中の1つ」として利用させていただく

先ほども少し書きましたが、もともとYoutuberになりたいと思ったことが一切ありません。

やはり、事業が実りを上げるげることが一番の目標です。

そうすると、YouTubeの利用の仕方として、1)Youtuberを生業とする、2)事業利用するという2つに分かれているとすると、2)の道を選んだことになります。

あの2019年の5月の1万人を目指すのかという時に前に道が分かれている岐路に一度立ったのだと思います。

そして、Youtuberとは別の道を歩いて現在まで来ていると思いました。

動画でも記事でも、発信したいと思う素直な内容をそのままアップしたいというのがどうしてもぬぐえません。

たくさん見られる動画、たくさん読まれる記事というのを狙い過ぎてしまうと、本来発信したい内容とずれが起こることこそ、「不幸」な状態ではないかと思うからです。

自然な気持ちのおもむくままに発信内容を決めてきた結果今に至っておりまして、この「自由スタイル」こそが最も望む形なのだと腑に落ちています。

あとがき

YouTubeも「AI」がたくさん機能していると思います。

一度購入したものと類似品をお勧めしてくるショッピングのように、「同じ」「似ている」という情報を言葉から拾って、関連付けるというもの。

しかし、実際一度購入したのに、そのすぐ後に同じようなものをお勧めされてもうこないだ購入したばかりなので必要ないことが多いのが現実です。

人間のもっと奥深い心理がAIにはまだ導入しきれていない様子が見て取れます。

YouTubeも、真似をしながら関連付いて一緒に盛り上がるというのが一応ベースにあるのだと思います。

けれども、実際はむしろ逆に重きを置きたいことでもあります。

「人と違う個性」「ごくまれなことの価値」、このようなことがAIでは判断が難しいのでしょう。

たまにあるアンケートでは、このことをYouTube様へ何度かお伝えしています。

YouTubeで独自のスタイルで発信することは、実際は実りがある結果にはつながっていない実状なのです。

相変わらず、「みんなと同じような内容」というのが評価されているようにうかがえるのです。

「同じを評価」という文化に対してはあまり賛同が出来ないです。

「本当にみんなと同じ内容が優れているのか」「みんなと同じ内容が独自のものと言えるのか」ということには懐疑的です。

だからこそ、「ほとんど視聴していただいていない数値的には劣っている動画も実は重要なのではないか」、と思えてくるのです。

実際に、YouTubeではほとんどご視聴いただいていない動画ながら、ブログ記事の中ではダントツ1位のネット検索でもトップに表れてくるような内容もあるからです。

そう考えると数字だけで安易に判断することは、後の結末や将来の実りを自分でつぶしていることになりかねません。

珍しく長い記事を書いてしまいました。今見たところ、これでおよそ7,000文字。

この2024年のブログ手直しの1年間は非常に大切で、本当に価値の無い動画や記事なのか、と言うところまでを見直し、ブログと上手く交わる成果が出るようにじっくり行っています(^-^)。

「うちのオリジナルです」は本当にそうなのか、「オリジナル」の商品と「模倣」の商品の決定的な違いを考えてみました【704】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

どのような事業者様もほとんどが「商品」があると思います。

ダウンロード型のコンテンツパッケージであっても、あのソフト自体が「商品」なのです。

ほんのたまに、間に入る仲介的な役割が「手数料」だけで成り立っている事業もあるかもしれませんが。。

特に、自社で製造して1点作り上げていくような事業では、その「オリジナリティ」という言葉が浮かびます。

ファッションの分野では、大半が一流ブランド様の模倣をして作られてきた「トリクルダウン型の商品」が数が一番多く、トリクルダウン構造のトップのハイブランド様がいわゆる「完全オリジナル」というイメージです。

このたびは、「オリジナル商品」とはどんな定義なのだろうということを考えてみたいと思います。

真似されることこそが広く知れ渡ったという余裕ある考え方ができるハイブランド様の例

特にこういった模倣のお話では「シャネル」様が際立つ存在です。

たくさんの模倣をされてきたブランドだと言えます。

創業者である、「ガブリエル・シャネル(通称ココ・シャネル)」の考え方として、「模倣されればそれだけ認知されて広く知れ渡った証である」と語られていたそうです。

創業者様は、著作権などの縛りでブランドを守ることをせず、むしろその点は放っておく考え方であったと聞きます。

ただ、周りの製造側の仲間がそれを許さなかったかもしれませんが。。

その真似されても強気でいられる根底には、模倣されても必ず首位の座を譲らない確固たるものがあると分かっているからだと考えます。

模倣した側は、同じレベルに並ぶことは難しく、ほとんどがそれ以下でしかないので、ほとんどが大きくかけ離れた本物未満のお品になるかということを考えますと、真似された側の第一人者みたいな存在は強いです。

ぱっと見だけでの模倣は限界がありますので、どう頑張っても2番手ということに。。

ネットで流行っていそうな素敵な商品を見て真似していく「市場調査から生まれる商品」について思うこと

ネットを見て真似して製作していくことが特に悪いということではないのかもしれません。

しかし、オリジナリティをとことん追求した一流ブランド様の例を見れば、その路線が明らかに違うものになっていくのです。

そもそも違う道を歩いているということは少し恐ろしいことです。

ここで、オリジナルと模倣との定義のようなものを言葉にしてみました。

「オリジナル」:哲学や技術が多く盛り込まれた商品・・・長い期間の資産となり得る。

「模倣商品」:デザインを真似た奥の浅い商品・・・どうしても流行に乗ることになり、短期間の資産。

こんな風にまとめてみました。

哲学と聞くと難しそうな話だと思ってしまいますが、そんなことはありません。

分かりやすくは、「なぜ」に答えられるかとどうかという「理由」が明確な「考え方」を投影されたものであるかどうかということ。

ハンドメイドバッグの場合だと、なぜ、その形なのか、なぜ、そこにポケットをそのサイズで取り付けたのか。。などです。

そこを説明するその内容が「哲学」という難しめの言葉で表されるだけであって、身近で日常的なものに過ぎないものなのです。

にもかかわらず、自分で考えず他からの引用だらけの傾向は結構見た目に表れているものです。

あとがき

音楽を例にしてみると、その楽曲が商品であるということから、そこに「哲学」なるものを入れ込むという点では、ハンドメイドバッグ作りにも共通するものがあります。

少し古風な楽曲であっても、超個性的過ぎて難しそうな楽曲であっても少々ごつくてもオリジナルの曲なのか模倣なのかで大問題にもなることがあります。

特に著作権に敏感だと思われる音楽の分野も、ハンドメイドの分野も同じことがベースにあるような気がしてなりません。

同じ「つくる」ということだからでしょう。

そのメロディーを少し聴いただけで、このミュージシャン様の歌だと予想出来たりすることは、ハンドメイドバッグで、この部分の作りがこの作り手っぽいなあと思ってもらえることが「印」のような部分になり、オリジナルである証になろうかと思います。

今回、「模倣・真似」の商品に対する1意見としての考え方をお話しました。

とはいえ、芸術作品ではない以上、「商品」なのですから、「完全オリジナル」などと謳うことが的外れであり、究極でも「オリジナリティあふれるもの」という表現が「オリジナル商品」に対しての最高の評価なのかもしれません。

<経理>いざとなったら検索で活用できる、経理ソフトの「摘要欄」が便利になるための計上時の文言の工夫【703】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

以前の記事の【430】で、会計ソフトの「摘要欄」の検索機能を使って、ピンポイントで過去の購入のハサミのショップ名が短い時間で判明出来た例を挙げまして、「摘要欄」を有効に使う勧めのお話をさせていただきました。

どちらかというと、その時は、既に入力してある状態で、後に検索をする場面にスポットを当てましたが、今回は、スポットを当てる場面が、遡る最初の入力時の場面となります。

摘要欄は、意外と記憶の代わりのような働きをしてくれますし、結構頼りにしている存在なのです。

このたびは、具体的に、どんなワードを摘要欄に入力しておくことで実際に役立ったのかをレポートしたいと思います。

摘要欄に実際常に入力していて役に立ったワード2点のご紹介

黄色い部分が摘要欄です。そこそこ文字数が多く入力できますので使い方の幅が広がります。

摘要欄の使い方はそれぞれのユーザー様の自由の部分です。

ここが各々の個性が出る部分なのかもしれません。

実際に摘要欄に盛り込んだことで後になって検索して役に立ったという文言を2点ご紹介したいと思います。

まず1つ目です。

とても意外かもしれませんが、「①摘要欄にあえて手入力で日付を入力すること」です。

「日付」は、ソフトへの入力の時に、あらかじめ設置されているカレンダーから選ぶなどして日付を指定したり、当日の日付のままOKボタンを押すなど、日付用の項目がちゃんとあるのです。

にもかかわらず、あえて適用欄に日付を「2021.08.21」などという共通の形式でわざわざ入力していくのです。

これが意外なことに役に立つことがありました。

なぜ、日付を2つも表示する必要があるのか。

それは、前者のソフトにあらかじめ設置の方は、「ある日付だけの計上をすべて集めるという」時に、総勘定元帳のお部屋へわざわざ移動せねばなりません。

このインプットの良さは、仕訳のお部屋だけで事が済ませられるというもの。

しかも、ある1日のあらゆる科目の計上を括ることができるのです。

これは元帳検索ではできないことです。

「補助元帳」というのも設置できますので、細かいことはその方が良いというご意見もありましょうが、意外と入力間違いもあるもので、科目を間違えていたらもう補助元帳には載ってこないのです。

そういったミスの編み目をカバーするような摘要欄の検索というのは使えるものです。

大きな会社では、やはり総勘定元帳、補助元帳を作らないと件数が多すぎてどうにもならないかもしれませんが、プチ個人事業では逆に、単純明快こそスムーだったりします。

当社picturesque(ピクチャレスク)では補助元帳は作っていないのです。

2つ目は、特に私と同じように補助科目を設けていない方向けですが、「②お取引先の名前を摘要欄に入れること」です。

補助元帳だと便利なように感じますが、いったんお部屋を出てからの検索が幾度もボタンを押して時間がかかるという経験から、少し煩わしいです。

そして、先ほどもお伝えしましたように、完璧な入力をしてあってのものになるので、補助科目を設けること自体が、そこから正しく選ぶという別の使命も生まれますので、少し複雑になっていくのです。

以上のような、元帳のみですべてをやっているようなユーザーには摘要欄の入力が機能的です。

あとがき

こんな感じで、個人事業主ならではの小規模らしいメリットを活かした使い方というのもあるという例をご紹介しました。

以前には、件数の莫大な会社で経理事務を担当させていただいていたので、今回ご紹介のようなやり方とは正反対の経験をすでにさせていただいてきました。

だからこそなのか、その違いをよく感じています。

摘要欄の枠にいつも決まったパターン(順序や形式)で文言を入れ込んでいくなどの工夫は検索する事前の準備のようなものだと考えます。

「分かりにくい」「分かりやすい」においては、分かりやすい方が良いに決まっています。

長い目で見て、その分かりやすい工夫が事務作業をスムーズに短い時間で終えて、事業の発展に力と時間を注ぐことに集中できるという目的があるのでした(^-^)。。

<経理>同日内の計上の入力順も時系列に徹底、元帳の残高に変なマイナスなどが現れたりしない残高の増減の並びの意識【702】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

会計ソフトへの入力というのは、ひたすら何も考えずに、たとえ日付がバラバラでも、後から日付順に並べ替える機能が付いている便利な点もあります。

現在利用させていただきお世話になっています会計ソフトも、最初採番が入力順にされますが、その後、日付を基準にした採番のふり直し機能があります。

しかし、もっと細かく見ますと、同じ日付の中でも時間の順番があり、同日だからと時系列を無視して入力してしまいますと、時に元帳の列ごとの残高にマイナスが起こる矛盾が起こってしまうことがあります。

それは、「入力の順が望ましくない順番だ」と言えます。

このことを防ぎ、事業活動の活動の1つ1つがまるで物語を綴るように流れていくような残高の姿をしていることが美しい帳簿と言えると思います。

このたびは、せっかくの日々の活動がそのまま帳簿に素直に反映されているような「入力順の重視」について綴りたいと思います。

同日内で、「前受金」の発生と取消が行われるケースにおける入力順の重要性

レンタル事業の例としては、まず、先にご入金いただいてからの発送となりまして、会計上のルールにより、発送した後に必ず「売上」が立てられるべきであるという決まりにもとづき、下のような仕訳をしています。

1,000 普通預金-前受金 1,000

1,000 前受金-売上 1,000

実際この2つの入力の間には、商品を発送した時の宅急便の費用の計上を入れています。

そうしますと、3つの仕訳は3件とも同日なのです。

とにかく行動と一致したストーリーを描くような帳簿にすることで、見てその流れを分かりやすく表現せねばなりません。

ところで、この上の2つというのは、 同じ前受金を発生させて取り消すという作業が同日内で起こることがほとんどです。

最速なるスピーディーでの作業の結果は同日内でこのような仕訳になるのです。

その場合、何も考えず、2つのエビデンスを実際の行動と逆に入力してしまうと、ストーリーがてんで狂います。

ご入金いただいた時は、まだ売り上げができないから、仮の科目であるいずれ取り消される、「前受金」という科目を設置しておく。

そして、発送した後に、いよいよ売上を立てることができるので、仮であった前受金の役目が終わり、取消の作業として、「借方」へ移動して、そこへ置き換わる売上の発生を「貸方」へ置くという仕訳が事象の順番通りとなります。

これは、この順番でないとさすがにストーリーになりませんので、ソフトへ入力するときは必ず上のような順にせねばなりません。

逆にしてしまうと、帳簿の残高がマイナスになったり、そもそも発生もしていない前受金を突然取り消すような計上があったり、理解不能な帳簿になってしまうのです。

よって、こういった「〇〇金」という科目が同日内で取り消されることが起こる場合は、入力順が物を言うということになります。

一方で、購入時の「仕入-買掛金」、「消耗品費-未払金」などは、〇〇金という科目は両方入ってはいますが、同日内でいずれも取り消されることが滅多にありません。

おそらく数か月以内のお取引先への支払日や1ヶ月後のクレジット引落日に買掛金、未払金の取消が行われますので、そこまでの時間差があれば、発生時の仕訳に関しては、たとえ実際の購入順序が数時間違っても、それはほぼ影響がありません。

あとがき

このたび登場した「前受金」は、時々計上が間違っていないか、もれていないかを確かめるために、「前受金」が主役である「総勘定元帳」で残高が常に¥0であるかをコンスタントにチェックしています。

その時に、綺麗に、発生と減少(取消)が左右に交互に来ている状態が、1つの柄かデザインのように、「前受金の元帳」に綺麗に並んでいる様子こそが今回の「前受金」の計上が正しい順番で入力できているという「証」です(^-^)。

<経理>発送という作業が無い取引、レンタルの「延長料金」の「売上」を計上するタイミング【698】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

「本物志向のレンタルジュエリー」の事業者です。

商品自体が物品の場合というのは、会計における決まりにより、「出荷基準」「引渡基準」「検収基準」の3つがあります。

一応事業形態の特性に見合った基準を選択できるという融通があります。

しかしながら、それはあくまでも物販の場合ということで、例えば、ダウンロードによるソフトのアプリケーションなど発送が無い場合があります。

そして、レンタル事業も、新規レンタルの場合は物品を発送しますが、そのままお客様のお手元にあるまま延長の場合は発送自体の行為がないのです。

こういった場合の売上基準たるものがいつなのかということです。

当ブログ記事の投稿日2021.08.18のものを、その約3年後である2024.05.18に「手直し」をさせていただいております現在は、「延長」自体を廃止致ししておりまして、も今後も「延長」は盛り込まない意向です。

その廃止とこの度の事が関係は直接はないのですが、延長が新規からの続行であることであいまいになっていることが少し関連しています。

現在「延長」は廃止後ですので、当ブログ記事を残すのかどうかということを検討したのですが、過去には実際やっていましたし、ひょっとしてご参考にはなるかと掲載を「リライト」しながら続行することに決めました。

この延長の形態も全く同じではないかもしれませんが、よく考えてみれば、延長自体がそのままお手持ちのままレンタルを続行であることは、大きく見れば全く同じだと思いました。

あくまで、運営側の判断で正当なやり方であるとジャッジしてやってきたことでございますし、元の物品を発送する基準に沿った考え方をしています。

もし腑に落ちていただければ参考にしてみてくださいませ。

ネット情報で参考にさせていただいたのが、不動産の賃貸業の「使用収益開始基準」、延長開始日と同日を延長の「売上計上日」とした

ジュエリーなので、ほんの小さなサイズではありますが、マンションを賃貸する不動産屋さんと似た部分があると勝手に感じました(ごめんなさい不動産屋様<m(__)m>)。

レンタルという意味では、お品のサイズは違えど考え方は同じで合点がいくのです。

ジュエリーなどのレンタルの例がネットでは見つからなかったので、不動産屋様の形態を参考にさせていただいたわけです。

土地・建物の不動産業で採用される、「使用収益開始基準」というのがあります。

これは、商品を使用し始める時点ということになります。

厳密には、収益開始の基準なので、販売先が実際に収益を得られるスタートの時ということなので、ぴったり完全一致で当てはまるということではないですが、これを引用させていただきました<m(__)m>。

戻りますが、当picturesqueの延長開始日もしっかりと日にちがあらかじめ決められていますので、延長のお代金もその前日を期日として、ご入金後その翌日から延長期間に入っていました。

この延長期間の最初の日であるスタート日、この日を売上基準としたのでした。

そうして、「レンタル延長料明細書」という延長レンタル期間の合計金額の入った書類がエビデンスとして売上計上、<前受金-売上>を計上しました。

あとがき

今後、こういった「発送」といった作業が無い事業というものをされる方も増えてくるかもしれません。

実は、「共有型のハンドメイドバッグ」の事業者でもありまして、「ダウンロード型コンテンツ」も販売を企画しています。

ダウンロード型こそ発送が最初から最後まで無い事業形態になります。

よって、開始するにあたり、このことを考える時が来ると思います。

ブログを書いて下さっています税理士様などには、このようなまだネットに情報の見つからない記事のアップなどを是非お願いしたくお助けいただければと思っています<m(__)m>。

<経理>「買掛金」と「未払金」の元帳残高のテレコ防止、クレジット引落日の科目選択間違いチェックのための「消込:けしこみ」とは。。【696】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

以前の記事番号【676】では、事業における経費で購入したクレジットカードが1ヶ月後に引き落とされる当日にする仕訳をご紹介しました。

【676】の記事では、行き付きたいゴールが帳簿の中の元帳の「普通預金」の残高と実際の引き落ちた銀行のネットバンキングの預金残高との金額の完全一致でした。

しかしながら、金額が合っていれば正しい計上をしたのかというと、そうではない落とし穴があります。

あくまでも、金額が合うということはお金にまつわる科目、「普通預金」の資産の科目が合致したことを確認したに過ぎないのです。

科目の中には、「〇〇金」と呼ばれるものが複数あります。

この「〇〇金」という、こちらもお金にまつわるような科目、この意味を簡単にまとめるならば、「一時的な科目」ということができます。

「近いうちにお支払いするものですよ」というメモ書きのような科目であり、メモ書きが複数になることで複雑化した覚えきれないほどの購入履歴の多くを一度に把握できる「科目」の役割がより有効になるのです。

このことは、いずれ、最終的なストーリーの結末として、「〇〇金」の取消仕訳が適切に行われ、残高から消えていくということが望ましいのです。

ここでは、「売掛金」「買掛金」「未払金」を主に例に挙げますが、この3科目は、3大消込科目と呼ぶような、件数の多くなる少し複雑な明細であることが多いものです。

注意の編み目をくぐり抜けるかのように存在している間違いを「消込:けしこみ」によって解決する

実際に経験した、「信じられないんですけど!?」などと思うような想像していなかったミスや、気が付かない無意識の間違いをいくつかご紹介したいと思います。

複数回ずつミスした部分なので、きっと間違いやすかったり、そもそもここにその間違い易さの原因があるなどのお話をさせていただきます。

主に、下記の3つが頻繁に起こっていたミスでした。

経理事務を15年近く会社でお世話になりまして、個人事業主の事業活動の1年の中で3-4件です。

②買掛金と未払金の科目間違い・・・これが一番多いです。費用発生時は正しく科目を使い分けても、1ヶ月後のクレカ引落日に別の科目を使ってしまうというケース。

①二重計上・・・同じ件を2度計上してしまう(証憑が複数存在する場合などを日ずれで計上していた)。

③クレカ引落日に、事業用を事業外にしてしまった・・・アナログでもデジタルでも言えるのですが、事業用への「ふせん」の付け忘れにより、引落日に「ふせん」を拾い忘れて事業外かのように見落とされたまま進んでしまう。

この3つばかり。

買掛金や未払金の残高が不一致の主な原因(体験の記録より)。

当ブログ記事は、2022年1月1日スタートの「電子帳簿保存法」以前の紙ベース時代の2021.08.16に記事を投稿しておりまして、その後2024年5月18日に過去のブログ記事の手直しの最中でございます。

その期間にあったデジタル化のおかげで、①は減りました。

②も事業の中でパターンが出来上がり、慣れてほとんどなくなりました。

③はデジタルになっても、デジタルの「ふせん」を付け忘れることがあり、途中までは事業外のような勘違いのまま進むのですが、最終的に「この購入先は事業なのではないか」と疑うことで、「ふせん」の付け忘れが発覚し気づくようになりました。

これもパターン化した事業の流れによりある程度慣れたことで解決しましたが、今後は分かりませんし、「あれ?」という疑いは大切です。

次に、具体的な「消込:けしこみ」のやり方をご紹介したいと思います↓。

「消込:けしこみ」とは、「〇〇金」の反対仕訳(取消)を計上した時にその金額と以前の仕訳の同じ金額とで打ち消し合い、「〇〇金」を残高から消していく作業

こうした間違いが発生している事実を確かめて、本決算までの間に修正するという目的で、「消込:けしこみ」というものがあります。

消込は、「〇〇金」と呼ばれるものはすべて可能な作業です。

その理由は、必ず抹消する相手が事前の計上の中に見つかるからです。

帳簿を印刷。「買掛金」の発生時、消滅時の2つの仕訳を打ち消し合う作業。貸方・借方が必ず打ち消し合うもの。

個人事業主では、シンプルなので、マーカーをひたすら引いて、トランプの神経衰弱のように数字だけ見て短い時間でチェックできるものです。

もう少し具体的には、買掛金の場合、発生時に、<1,000 材料仕入-買掛金 1,000>と仕訳していたものを、クレカ引落日に消滅の仕訳の、<1,000 買掛金-普通預金 1,000>の仕訳をすることで、買掛金が対角線状に打ち消し合うことになり、買掛金自体の金額が消滅していきます。

その残高こそが、現時点でいうところの、仕入れたけれどもまだ引落がされていない状態の金額と一致するのです。

それが、本当に合っている帳簿に出来上がっているのかで仕訳が正しく行われたことを導けます。

このチェックで変に前の物が残っていたりすることが、ご説明いたしました上の①②③であることが多い間違えをしているということになります。

おそらく、帳簿の中の残った金額を拾って足し算しても末尾の残高に一致しないと思います。

その場合、勘定科目の「買掛金」「未払金」を使い間違えている可能性があると予測できます。

完全に電子帳簿保存をしている2024年現在でさえも、「消込」に関しましては、上の写真のようにそれぞれの元帳をアウトプットしてマーカーを使ってやっています。

ただ、紙ベーススタイルでやり続けてはいますが、消込に関しても会計ソフトに消込機能などないのにもかかわらずソフトを使って出来る方法を考えてみました↓。

紙を印刷せずに「消込:けしこみ」的なチェックをする方法が見つかった

現代のペーパレスの時代に、この印刷してマーカーで消込をするという作業に、いかに用紙を多く使うのかということが無駄が多く納得できないかもしれません。

「消込」は紙ベースではありますが、「裏紙:うらがみ」を使用しています。

消込は保管しておく必要はないので、チェック後は捨てています。

そうすると紙に印刷せずにできるチェック方法はないものかと考え付いたチェック方が1つあります。

それをご紹介したいと思います。

経理ソフトがあってのベースとなりますので、経理ソフトのお力をお借りします。

「マネーフォワードクラウド」さんにお世話になっています、ありがとうございます<m(__)m>。

総勘定元帳の画面ではなく、仕訳の画面のまま、「摘要」という空欄に、「買掛金」の場合だと仕入れたお店の名前を入力し、検索します。

もちろんベースとしては、当初の計上時に摘要欄に正確にお店の名前を入れてある必要があります。

そうすると、何度かリピートするお店であっても、そのお店にまつわる、材料仕入-買掛金という買掛金発生時の仕訳と、クレカが引落される日の、買掛金-普通預金という仕訳の2つが必ず左右反対側に位置しながらペアで存在しています。

この時の相手科目がちゃんと同じになっているかで、②がチェックできます。

そして、そもそもこの検索の結果に載ってくるのかどうかで、発生時のソフトへの入力の漏れがないかのチェックもできます。

当然①の二重計上、③の事業用にちゃんと計上したかも分かるのです。

こういった摘要の検索の使い方は、ある意味ピンポイントであり、会社でいう経理部門の細かな何枚にもわたる帳簿の明細を見ていくよりも、個人事業主らしいシンプルなチェック方法だと考えます。

ただ、それでも、月末あたりには、残高の一致を調べることをするのは必要なのではないかと思います。

その残高の一致の時に必ず合うように導ける補助的な作業に過ぎないのかもしれませんが。。

あとがき

人間というのは、間違う生き物です。何一つ正確にはできないものなのです。

そこは高を括ってはならない部分、AI様の方が確実にお仕事をこなします。

消込も、AIがとって代わってやっていくれる時代がいずれ来るだろうと思います。

そうは言っても、基本的に、「消込」自体の意味、なぜ「消込」が必要なのかは、AIが軌道に乗って、無知なまま頼っていけてしまうその前に、今現在としては根本から理解するチャンスだと言えます(^-^)。

<経理>決算書における「在庫を持つ」「在庫を持たない」の区別は、「仕入」という科目を使ったかどうかである【690】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

よく、「在庫を持たない事業がリスクが小さい」ということを提唱されているようです。

この「在庫を持つ」「在庫を持たない」というのが実際の「決算書」の中ではどんな形でそれが表現されるのか、それは「仕入」という科目です。

当然ながら、実際には迷うことがあって行き着いたレンタル業についてのエピソードをご紹介。

そして、更に「在庫を持たない事業」とはどんなものなのなのか、「在庫持たずして事業が成り立っていくのか」ということも考えてみたいと思います。

在庫を持った証は「仕入」という科目を使って計上したことにイコールと見ることができる

年末の最終日、12月31日が個人事業主では、確定申告の1つの区切りの締めの日となり、バタバタ大掃除などで多忙の中、ひっそりと締め切られる重要な日となります。

その翌日からは、年明けのおめでたい日のお正月ではあるのですが、これも、早めに棚卸をして、分からなくなってしまわないうちに、残った在庫をカウントする作業が始まります。

この売れ残った商品をカウントする棚卸作業というものには、ハンドメイドバッグの例ですと、まずは「バッグ」そのものをカウント、そし材料である「生地と附属類」もカウントするのです。

レンタルジュエリー業では、「ジュエリー」をカウントしています。

随分幾種類かの在庫があるわけですが、特に「自社製造品」の場合は、①製品②材料の2つが主にあり、棚卸資産表も便利に使いやすいのが①②を分けた使い方です。

そして、レンタル業では③としてさらに別の棚卸資産表としています。

その①-③の合算が決算書の数字に掲載されますが、細かいこれらの合計となっていることは自社がしっかり管理する部分になります。

具体的には、「原価」で数値をアップしていきますので、材料である生地や附属は購入時の計上してある仕入-買掛金もしくは、仕入-現金などというような仕訳の、「仕入」金額から減った分の残りの分相当の金額を算出。

アップというのは、表にしていって最終的に合計金額を出す表、「棚卸資産表」の自作を指しています。

製品になったバッグは、「原価」でアップ。この材料が残る前の使った部分の積み残が原価の金額に一致です。

「原価表」という1点の製品ごとの小さな表の合計金額が引っ張られて「棚卸資産表」の1項目にアップされていきます。

ここには、実際に製造してミシンでせっせと縫った「加工賃」なるものは入りません。

実際に費用がかかっていないものは入らないという考え方が会計としては正解。

あくまでも事実としてレシートや領収書、納品書が存在している外注などのエビデンスが存在する加工賃のみがここへ入ります。

よく謳われることがある、「自作は加工賃ゼロだから安く仕上がる」にはこうした実態の前向きな表現。

せっかくの労働が原価には入れ込まない残念な実態なのか、それともお得にご提供できる1つの姿なのか。。

ということで、「在庫なのだ」という証は、「仕入」という科目を使った計上をしているものかどうか、それに伴い、年末締めで棚卸作業をしたものなのか、ということが「在庫を持っている状態ということの証」となります。

レンタル業の棚卸はある、宝石のレンタル事業も「在庫を持つ事業」だと結論付けた

レンタル業というのが、1つの事業、「貴金属のレンタルジュエリー」が該当。

特に消耗がほぼ無いとみなされるレンタル業に該当。

レンタル品の考え方はこうです↓。

「商品そのものの販売であろうがレンタルであろうが、商品を仕入れたときは「仕入」の科目を使うものであるということ。

これは、実際に「税務署」様にお電話でお問合せしてお聞きした貴重なご回答ですが、「棚卸在庫になる」というのが答えです。

仕入を一度どっさりと計上して、後に、売上が多数出るという日付の結びつきが一定でないアンバランスではありますが、仕入と売上は関連付いたものになるのです。

ネットの記事でこんな記事を拝見しことで最初間違った計上をしばらく続けていました↓。

「レンタル品は消耗品費でよい」と。

それを信じて、「消耗品費」を使って首をかしげながらも購入品を計上していた当初。

少々腑に落ちず、確定申告の最中に「税務署」様にお聞きして、「仕入」を使うとご回答いただいたことが本当に助かりました。

間違えて1年分まるっと「消耗品費」で計上していて、申告の際にお聞きして全部計上を訂正することで間に合いました。

もしかして、勘違いにより間違ったことを記載していたらご指摘いただきたいですが、ネットで記事や発信を投稿する責任としてこれは本当に良くないことだと思います。

それを信じて間違えてしまうのですから。。

とはいえ、何か腑に落ちなくて「税務署」様へ聞いたこともその行動としてはグッドだったのです。

もし、このような消耗のほとんどない高級地金のレンタルジュエリーのケースではない消耗するタイプのメッキやコスチュームジュエリーの場合はどうなのか。

そして、ジュエリー以外のレンタル品の場合のお洋服などのレンタルはどうなるのか。

これらの疑問は、もしかして価値が落ちる計上が加わるのかもしれません。

きちんと「税務署」様へ早めにお聞きすることをお勧めします。

ネットにはほとんどレンタル業者が仕訳する例や情報がありません。

会計ソフト会社様も明確な説明までは控えるということで、「税務署」様への自主的な問合せを促しておられると見ています。

ただ、これは思うこと、「レンタルを主とする事業である以上、購入時に「仕入」科目を使わずしてそもそも事業にならないではないか」という考え方。

そうすると、今思うのは、どんな価格の仕入であっても、CD1枚でも本1冊でもレンタル事業の商品として購入したのであれば、「仕入」であるということ。

過去に拝見したネットの記事がいかに、自分がレンタルする側との混同であるような「消耗品費」はかなり「ずれた」回答であったと思えてきます。

あとがき

以前に、いつかのブログでアップした時に書いたことがあります。

在庫を持たなくてよいから「予約販売」という形態が必要な数作れば良いというメリット。

これは、あくまで、外注依頼をする側の立場から見た場合です。

その外注先様は、きっと、材料の在庫を持っていて、注文を聞いた時にはすぐに用意できる体制でないとスピーディーに事業が成り立たないと思います。

そうすると、業界問わず一連の川上から川下の流れを一度に見たときにどこかで在庫を持った状態の業者様がおられるというのが、物販の実態だと思うのです。

予約販売が近年「無駄がない」という意味で推奨されているのも、最初から製品に作り上げてしまって売れ残るよりも無駄は無いからです。

余計な物を作らないという点では、在庫を持たないということに一定の貢献があります。

ただ、在庫というのは、材料と商品と2つあり、その商品の部分を減らすというところにスポットを当てているに過ぎません。

しかし、必要な物しか作らないことに伴って、材料の前持った調達が減るのかどうかです。

そんなことはないのではないでしょうか。

必要な物だけを作るというスタンスに伴って、材料に関しても一緒に工夫をしなければ全体としては無駄の完全排除には至らない、販売の立場の者だけがリスクを逃れたに過ぎないことになりませんか。

ということで、「在庫を持たない事業」というのはミクロの見方であり、「在庫をおさえられる事業」などという言い方が一番業界全体を俯瞰した見方のような気がします。

かつて存在していた「事務」という会社の部門はお気楽では決してない、「折衷」「経理」「外出」と多分野に渡る重要な任務であった【677】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

以前「経理事務」を勤め先で担当していたことがあります。

特に事務作業というのは複数の種類の違う項目を掛け持ちして同時に仕上げて提出ということも多いです。

複数というのはなかなかバランスよく進めることが難しいと思ってしまいますが、今回、そのような焦りとか不安も起こりがちな複数の同時進行のちょっとしたコツを一例としてご紹介です。

何かの本を読んだわけでもない、ただの実体験からのご紹介となります。

最初に少しずつ手を付けておくということがとても大きな効果となる

このようにABCと3種のお仕事がある場合を想定。打ち合わせ、複数の人との絡みでは、それ1本に集中。
ピンクのマーカーは、進捗度です。最初にどの作業も少しずつ手を付けておくということ。これが秘訣です。

ほぼ同じ分量にしてしまいましたが、作業の種類によっては、ちょっと多めだったり差があっても良いかと思います。

ただ、「少しずつ手を付けておく」というところが肝心です。

どこまで手を付けておくのかというのが、その後は、ひたすら繰り返しになるだけの割と単純な作業の連続であると見込める手前まで。

その後との境界線に相応しい位置でいったんやめるのです。

このやめて他の作業に移るというのが人のタイプや性格によっては、1つを完成した後次に移りたい人も多く、無理強いはよくないです。

あくまで自分に合えばということになります。

そして、少しずつ手を付けた後です↓。

少しずつ手を付けた後の進捗状況の例:Aを完成させてしまってBに移っています。第二段階は一気に。。

時間がかかる部分はすでに手を付けて完了しているので、その後はそれほどあれこれ移っていかずとも、進捗度は増すという考え方です。

こういうやり方のメリットとしては、何も手を付けていないのに時間が迫った時の、焦りや不安が解消され、完了までの見通しが立てられている状態なので、とにかく作業する本人の気持ちがゆったりします。

何なら、その後楽しく軽やかにお仕事できるのかもしれません。

少しずつ手を付けておいた後の進み具合というものは結構大きく進むかと思いますので、この最初の見通しが立てられるわずかな部分こそがポイントです。

あとがき

このたびは、経理部時代に複数のお仕事が重なった時に、どうにかして気持ちがゆったりとして達成できていくかを考えてきたことで採用してきた手法です。

女性が「事務」という任務に長い間携わる「しきたり」のようなものがずっと昭和時代から企業においては、続いていました。

ここ最近、「女性も活躍の場を」ということで、今まで男性のみであった分野に女性が飛び込むという新しい動きも一部では見られるものの、多くが女性は事務仕事という区分のようなものがある実態だと思います。

ただ、もっと「事務」という仕事をちゃんと見なければなりません。

この曖昧な言葉の実態というのは、女性でも男性と同じように人間同士の関係が重要な「折衷:せっちゅう」もありますし、大いにコミュニケーションの場があったのです。

それに加えて、事務作業の中で伝票を打つことやお金にまつわる作業も絡み、「数字を見る目」というのも培っているのです。

「事務」という任務を決して侮ってはいけません。

マルチタスクをこなさねばならない手際の良さや配分の調整などの能力が問われる重要なお仕事なのです。

それを「お気楽で良い」と価値づけるのもまずは当の本人次第であり、今後はAIに大半が担われるであろうこれまでの人間の作業が消えた時に、それでもお仕事を任される方というのは、丁寧に多種のお仕事を着実にこなしてきた結果です(^-^)。

<経理>クレジットカードをダウンロードしエクセルに落とす、月一のクレジット明細表の自作の中身の完全把握【676】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

クレジットカードの引き落とし日は1か月の経理の作業の中では一番時間を費やします。

クレジット利用時の仕訳で「貸方」に立てた1か月前の「買掛金」「未払金」という仮の「○○金」の覚えの金額を「借方」への振り替えにより「取り消す」という意味の作業の計上を行います。

その後、普通預金の元帳の残高を実際のネットバンキングで見る残高との一致を確認することでメイン作業が終了するのです。

このたびは、この作業の中で、上述の「自作」と書きましたダウンロード後のエクセルの作り方の部分にスポットを当てたご紹介を致します。

メールに届く「今月の引落金額の確定のお知らせ」を合図にクレカのダウンロードをする

当月のクレカ引落日の金額の確定は引落日の役2週間前と決められているみたい。

毎月、メールでいただく「今月の引落金額の確定のお知らせ」を合図に、メールを見たすぐその場でWEBからのダウンロードをしておきます。

私の場合、27日に引落でお知らせメールは13日。

この日に通知が来たらすぐに合計金額の大枠の把握も兼ねて、ダウンロードをしておきます。

お世話になっているクレジットカード会社様は、この記事を最初に投稿致しました当時の2021.07.29当時ではダウンロードボタンが無く、お電話でお聞きしたところ範囲指定をしてコピーするやり方を話し合いそうしてきました。

その後、現在ブログの手直しをさせていただいております2024.05.11は約3年が経過。

「INVOICE制度」の本格開始に伴い、ダウンロードボタンが設置されました。

不思議なもので、範囲指定のやり方もかなり効率よくできていましたので、ダウンロードボタンがかえって違和感を感じてしまった変なギャップがありました(^_^;)。

ダウンロードの中身は、多くがそのようであるように、その後の加工が可能な「CSV」というエクセル対応のプログラムの種類です。

ダウンロードしたCSVはあくまで閲覧のみ、CSV内からコピーしてエクセルへ貼り付けていますので、結局今までと動きとしては変わらないです。。

1つCSVの確かさというのが、以前のWEBからのコピーだと金額も文字として扱うスタンスなので、「○○」円となっていて計算式のエクセルにおいても文字としての金額表示なので、計算機能はありませんでした。

では、エクセルに落とした表をご紹介します。

日付の右隣りの一番広い枠は内容ですが、実際の内容を伏せるために消しましたが、購入先名のお店や会社の名前が入っているのが実際です↓。

クレジットカードをダウンロード(当時はコピー)して出来上がった明細。ほぼデフォルトのまま作れます。

そして、実際の引落日に、コピーした表に、少しずつ情報を加えます。

その情報を加える部分というのが一番右。

確認を兼ねての情報を加える作業なので無駄がありません。

一番右の日付は、会計ソフトへの計上日付。

左の日付のクレカ記載日とのずれも分かりやすいです。

全くの一致などこだわるところではありません、違って当然、その違いが明確に分かるために一番右の計上日付のインプットの意味があります。

そして、この引落日に、振替の仕訳計上を会計ソフトへしていきます。

つまり、すでに会計ソフトに入力していた費用発生の仕訳、「材料仕入-買掛金」、「消耗品費-未払金」、などの仕訳に対して、「未払金」、「買掛金」という「〇〇金」を取消すための振替仕訳作業となります。

それぞれ「買掛金-普通預金」、「未払金-普通預金」と入力していきます。

当ブログ記事を最初に投稿してから手直しの現在までの間にもう1つ、2022年1月1日スタートで「電子帳簿保存法」もスタートしています。

よって、それ以前までは、紙ベースだったことが、完全デジタルになったことで変化したことがあります↓。

クレカを使用した購入時の際に、引落日を見込んで、エビデンスである納品書の下に引落日用の仕訳メモを書いておくやり方について。

ふせんを見ながら引落当日の27日に会計ソフトに入力していました。

ただ、費用計上時にクレカの引落日の仕訳も前もって入力してしまうのは「ちょっと危険かな」と思い、それはやっていません。

あくまで、リアルタイム計上です。

起こっていない事象の計上を予測で前もって行ってしまうことは、かえって現時点での事実と異なるので、ある意味それもリアルタイムの状況とは言えないからです。

「電子帳簿保存法」本格開始以降の2022年1月1日からは、紙の納品書も写真になってしまいましたし、記入するという作業自体がなくなりました。

そうしますと、以前やっていた「引落日のメモ」はどうやって覚えておくのかということですが。。

それが、デジタルならではの新しい方法を見つけました↓。

会計ソフトの中にある「ふせん」を利用、何らアナログの「ふせん」と同じ使い方でやっていくことができる

上述の、以前の引落日用の「ふせん」はこんな感じ。

7月の間に入力した計上の時の納品書等にこうして先に来る「ふせん」を付けていました。

そして、8/27当日に振替仕訳(引落による打消し)の計上をしながら、ふせんを徐々に外していくというやり方でした。

7月中に購入した時クレジットが引き落ちる8/27をふせんに記入。8/27にふせんを外しながら、ソフトへ入力。

同時に、クレカダウンロード後のエクセル表の一番右に費用発生計上時の日付を入力。

先に事業分をカーキ色のエクセル内のマーカーでカバーして示し、今度は、個人分の事業外費用の数々をレシートとの照合で*印入力でチェック済を表示。

保管してあった個人分のレシートを見ながら、変な「ハッカー」に不正利用されていないかなどを確認できます。

そして、全部照合出来たら、「事業外費用」として、1本の合計の金額の計上を行います↓。

100,000 事業主貸 <〇月分 事業外費用(総合計)> 100,000 普通預金

と会計ソフトへも入力。

事業専用にクレカを作らない方針。

個人分との合体が逆に、資金繰りとか個人の無駄遣い把握には良いのでそうしています。

そして、普通預金の元帳の合計残高とネットバンキングの普通預金の残高の一致を確認をしてぴったりだったら、クレカ表をアウトプットします。

このアウトプットも、電子帳簿以前は、印刷してファイルに保管しましたが、2022.01.01からはPDFとしてアウトプットし、デジタルで保管となりました。

PDF形式はエクセルからの転換がダイレクトにでき、「印刷画面」の中の「PDF変換」のボタンを押すだけです。

以前の紙ベースのふせんがデジタル化で無しになったことで、会計ソフト内にある「ふせん」に「8/27引落」7月の発生時にあらかじめ入力しておきます。

8/27の引落日に会計ソフトのふせんだけを見て、一番日付の古いものからクレカ明細の中にあるかどうかを見ながら順にふせんを抹消していきます。

アナログとデジタルながらふせんに関しては全く同じ機能です。

収納箱があまりにも増えた2021年度の不安を2022年1月スタートの「電子帳簿保存法」の本格スタートが解決してくれた

こうした表や納品書のエビデンスなどは、日付順に箱へ。

ファイルは穴をあけると重要な部分が穴で塞がれたりして見にくくなるので、綴じずに、箱へ入れるのみ。

いつでも調べたい時に簡単に丸ごと取り出して調べられます。

証憑保存箱:ダイソー製。なかなかのすぐれもの。厚いし、日付の後の方を調べ、底部が蓋になることも可能。

「ダイソー」様、本当にありがとうございました<m(__)m>。

その後、こうした保存箱が事業活動の活発化と共に増え、置き場所の悩みが生まれ始めます。

と、そんな頃にタイミングよく、「電子帳簿保存法」の本格開始。

ギリギリのところで、紙がそれ以上増えないことが実現。

紙ってとても恐ろしいもので、重いですし、ボリュームもある「ホラー」のようだと思ったものです(^_^;)。

まだまだお伝えしたいことは、きりがありません。

とりあえず、今回はここまでです。

あとがき

キャッシュレスとは言うものの、じゃあ、1つ1つのエビデンスを見て、よく分かるのかというと、やはり、紙ベースも良い点があったと思います。

紙が無い分、会計ソフトへの「摘要」での解説や説明が大切になってきました。

現在の2024.05.11では、デジタル化には少し遅れていたかのような「お役所関係」も随分ペーパーレスになっていきました。

もしかして完全デジタル化の未来も見えてきたのではないかと実感しています。

もともとデジタルなどという言葉を使うほど、長けていませんが、波に乗らねばどうしようもありません。

「慣れ」もあるかと思います。

「1からデジタルのソフトを作れ!」などと言われているわけではないのです。

既製品を使わせていただくだけですので、随分敷居は低くしていただいているのだとまずは思うこと。

特に2024年は大きく今までのことが覆されるほどの変化を覚悟する年。

偶然ながら、当ブログ記事のすべてを2024年1年間で手直しをいったんすっきり完了する計画を立てました。

現在は、当記事の番がまわってきたわけですが、毎日3記事ずつを地道に手直しし、タイトルを変え、画像などを追加したり、綺麗な画像に改めたりしながら計画を実行しています。

2024年12月31日をもって、これまでのすべてのブログ記事がすべてのYouTube動画の1つずつにリンクとして案内されます。

もちろん今までもうすでにやっている当記事の中に1つYouTube動画が貼られることは完了していますし、今後も続行です。

見やすくて購読したいと思うような記事を綴る「ライター」的存在に腕を上げたいと思っております。

また、是非お立ち寄りいただければ光栄でございます(^-^)。