まえがき
こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。
「合計請求書」を発行させていただく機会がございました。
法人であれば、当然これが必要となります。
かつて経理部に所属、納品先と取り決めた締め日（月末とは限らない）で明細をくくり、前の締め日の次の明細からの合計金額を算出。
すべて会計ソフトがやってくれる業ですので、人間はボタン操作のみ。
とはいえ、その意味やポイントをこの度ご紹介しますことで、その後の会計ソフトの上手い使い方や、無駄のない迅速な作業へと発展できますよう実体験からのご紹介としてこの度の記事として綴ってまいりたいと思います。
同じ得意先と1か月に複数回のお取引の際には、合計請求書の発行が便利で互いの確認になる
ネット販売や店舗販売などで個人様相手の1度っきりの売り切り事業の場合は、「合計請求書」は必要でありません。
納品書を商品と附随して発送してお取引が終了となります。
「発送前入金」という鉄則があり、入金がないと発送しないという対等なアドバンテージの関係にあるからです。
その納品書の控えを売り上げのエビデンスとし、数々の納品書の金額の一定期間の集まりの合計が「合計請求書」という構図です。
簡単には、確認のために「こうですよね」の提示のようなもの。
対する納品書を持つ購入側の事業者様も同じようにきちんと「買掛金」として合計金額を把握しているべきであるということになります。
ところで、「BtoC」のような対個人様のお取引ではなくて、「BtoB」色のある対事業主様のお取引の場合、もしくは対法人様のお取引の場合であると、今後も複数回お取引ができるケースが多いです。
その結果1か月の間で複数回商品を発送して売り上げが複数回生じます。
そうした時に【末〆め】という支払の場合、1日から月末の31日までに生じた個々のお取引の納品書の合計金額を合算した「合計請求書」というものを売り手側は、発行するべきです。
数回程度のお取引までは、納品書を見て購入者が計算機で計算して合計金額を振り込むということも可能です。
しかしながら、お取引が複雑だったり納品書もれが起こったりしたときに大変です。
手計算を正確にしても1つ抜けた納品書の事を忘れていたらどうしても金額を間違えてしまうことがあるのです。
そして数回程度から、金額も増えた何十回とのお取引が1か月で行われた場合、もう計算機と人間の記憶だけでは限界があるのです。
そこで、納品書を縦にリストアップした総合請求書の出番となるのです。
合計請求書（エクセルで手作り）は単純で見やすいものがグッド
「合計請求書」の全体像（Ａ４）：単純ですっきりとした表現が分かりやすく見やすいです。
納品した商品というのは、個々の納品書に詳しく記載済み。
合計請求書というのは、あくまで、金額の合計の確認と思えばよいです。
ただ、その合計もただ合計だけ急に表しては、根拠が分かりませんから、それも意味がない。
ということで、いくつかのポイントの項目だけをピックアップして並べて出来上がるようにします。
そのポイントとはどんな項目なのか。。
「合計請求書」の真ん中の明細の欄：ポイントとなる数字や金額だけを羅列のシンプルなもの。
1）納品書番号・・・これを一番左端に持ってきました。当然納品書を発行している時点で納品書番号はあるべきです。後々ここで利用できるので、紐付けというものがしやすいのが納品書番号。例えば、同じ数で全く同じ金額のお取引がたまたま複数出てくることはよくあること。それの区別にも活躍してくれます。
2）日付・・・これを2番目掲載。日付もぱっと見、納品書番号よりもキャッチ―ですので、後々のチェックにとても使いやすいものですので、これも必要な項目。
3）合計数量・・・その納品書の合計商品数があるとこれもキャッチ―なので、ないよりはあった方が確認になります。
4）合計金額（税込み）・・・これも必須。究極、ここだけを見て判断もできてしまうもの。それくらい重要です。この（税込み）というところをご注意ください。
そして、最後に支払いサイトを記載。
口座名も分かってもらってはいても、常に記載しておきます。
この、1）-4）の項目さえ並べてあれば、たいてい間違いも起きません。
合計請求書の一番上の欄：左上には納品先、右にへりくだった段下がりに自社を記載。
左上に総合請求書の日付を、末〆の場合2020年4月30日と記載。
合計請求書を発行する日が前倒しになろうが、翌日になろうがとにかく月末日を記入。
そして、左側に得意先様の住所と会社名。
右側に少しへりくだって段を下げ気味で、当社の住所と社名を。
そして、先ほどの明細が真ん中に配置。
「合計請求書」の一番下の欄：ここが重要、お振込み日の期日をあいまいにせずピンポイント記載。
最後は「以上、どうぞよろしくお願いします。」と締めくくります。
私が会計ソフト様の「合計請求書」を使わない理由はこれ、そのまま引っ張り過ぎて複雑すぎるから
さて、こんな風にエクセルで「合計請求書」を手作りしましたが、なんと人間のすることとは不確かなものでしょう。
ときどきミス入力をしたりして完璧ではないものなのです。
ということで、もしも。。を考えます、莫大にお取引が増えた場合とか。。
そうするとエクセルで入力がひと手間にも二手間にも感じるようになるものです。
よって、「(株)マネーフォワード」様の会計ソフト「マネーフォワードクラウド」で納品書も合計請求書も作ることを考えました。
結論からは、両方可能です、ばんざーい(^o^)丿。
ところがです、最終的には不満もありました(;'∀')。
納品書はばっちりだと思いますので、今後使わせていただきます、ありがとうございます<m(__)m>。
納品書は、エクセルで作っていたものとほぼ同じようにできあがるので、会計ソフトの納品書の形式は、問題なくグッドだと思いました。
ただ問題は合計請求書、これには不満が残ります。
せっかく私がエクセルですっきりまとめあげた単純さが、複雑になった合計請求書なのでした((+_+))。
なんと、1枚以内に収まりまだ隙間さえあるエクセルの「合計請求書」に対して、会計ソフトの合計請求書は2ページ目まで突入してしまうのです。
その理由は、あの上の1）-4）の項目の内、肝心な4）の合計金額の欄がなく、あらためて、納品書の1行1行を並べる設定だからです。
これは使いにくい。。逆にごちゃごちゃして見にくいのです。
納品書で確認済のことをまた持ち返して並べているように思えてなりません。
「(株)マネーフォワード」様にもこのことを連絡しお伝えしたのですが、とりあえず現状これだそうです。
おそらくですけれど、「納品書無しで突然の請求書としての役割が果たせるものに」と納品書と請求書とを兼ねたものになっているからということではないかと。
もしくは、納品書を紛失した場合に新たに再発行などせずとも内容が分かりやすいようになどそんな意味があってあえて、明細重視の様式なのかな、などと想像します。
それぞれ使い方がばらつきがあるので、私のような納品書と合計請求書を組み合わせて両方並行して使っていく事業者ばかりではないのかもしれません。
ということで、会計ソフトの使い方は、納品書は会計ソフトを利用、合計請求書はエクセルで印刷／PDF作成という方針でいくことに。
エクセルの金額が正確かどうかの確認だけにソフトの合計請求書を「見るだけ」でしばらく使わせていただきます<m(__)m>。
もしかして、その後変わっていくのかもしれません。
会計ソフトも随分といろんな改良をしていただいているようで、常に体勢が「最新」です。
なかなか全員のニーズには応えきれないし、もしかして、古いやり方をしているのかもしれません(^_^;)。
あとがき
個人事業主も長年やっていく中で、いくつかの柱を持つようになります。
お取引の種類が1つだけでなく、いろんなタイプの流れがある。。
最初は、自分で作った商品をネット販売のみで、顔の知らないお客様に一度っきりのお取引をそれぞれ行うことがスタートでした。
ただ、今年になってお仕事仲間とお取引することで、BtoC（事業者→個人）から、BtoB（事業者→事業者）の様式のお取引も現れたのです。
法人様から見れば、私達個人事業主も「C」だと思われるかもしれないですが、実際に体験致しますとその構造たるもの明らかに「B」。
会社が会社に商品を卸すのと全く同じだったのです。
今後は、このように、小さな個人事業主が会社のような機能でこじんまりと活躍していくような時代になっていくかもしれません。
そうすると、個人事業者も、個人の延長という甘えた感覚ではなく、立派な法人の会社様と同等にお取引できるような体勢にしていくことは、将来の成長のためにとても大切だと考えます。
このたびの発信が、お役に立てることがありましたらば幸いです。
今後も＜経理＞の記事、アップしてまいりますので、時々「共有」するという意味でもお立ち寄りいただければと思います(^-^)。
書き手：ピクチャレスク
