まえがき
こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。
2022年1月1日からスタートの「電子帳簿保存法」を本格的に実行し始め少しの日数が経過しました。
今までの紙のストックから一気にデジタルへの保存という非常に大きな変化です。
この1週間ですでにいくつかのお取引があり計上する準備をするために「スクショ：パソコンではPNG、スマホではJPG」とか「写真撮影：JPG」をしてパソコンのフォルダーにストックしておくところまではしておいたのです。
その続きとして、実際に計上していって「デジタル保存」をするという体験をしました。
このたびは、実際に計上したデジタル保存の例を3つ程記録に残しご紹介したいと思います。
そして、最後に手間のかかり具合を率直にアウトプット、こうした流れが良かったのかどうかを綴っていきたいと思います。
デジタル保存例：①お店のレシート（JPG：写真をフォルダーに保存）
これは経費では一番多くの方に共通するケースではないかと思います。
お店のレシートを持ち帰り、スマホでパシャリと写メして、パソコンへ送っておきます。
以前は、メール添付送付をしていましたが、1ステップの手間があり、その後、スマホと同期連携したウィンドウズ機能を利用の現在で、スマホで撮影をパソコンで直接受け取っています。
この辺りは、直接スマホ内にストックの方もいらっしゃるかもしれませんが、パソコン派です。
こうしたタスクはすべてパソコンを軸としています。
そして、その書類にタイトルを付け直し→経理ソフトへ入力→証憑（JPG・PNG・PDF）をアップロードです。
元は、日にちなどの数字だけが並んだものですが、タイトルの変更をし、日付・相手先名・金額の3項目を定位置に羅列。
時々、同じ件で複数の証憑が存在しどれも必要である場合には最大5証憑までが会計ソフトへアップロードできる上限が会計ソフトの決まり。
その場合、4項目目の「WEB」や「請求書」などの更なる他の証憑との差別化の文言を一言で入れたタイトルにするのです。
当初、そのままの状態をいじってはいけないと思ってしまい、会計ソフト会社様へ質問↓。
■Q：デジタル証憑の保存上のシート名をデフォルトから書き換えても良いのか
■Ａ：日付、金額、取引先の3つを盛り込んだタイトル名に書き換えて分かるようにするのが良い
ということで、実はエビデンス1つずつのタイトルは「配列良く書き換えるべき」というのが正解のようです。
この作業で、「タイムスタンプ」と同等の証になるようです。
デジタル保存例：②メール本文が請求書である（メール／PNG：メール保存／スクショ）
お客様とのメールのやり取りの中で、請求書のような金額表示を「計算書」として発行しておりますので、メールの本文自体が証憑となることが必ずあります。
以前は、スクショをとって、エクセルに貼り付けて印刷していましたが、紙のアウトプットがなくなるわけです。
更に、メールは生きたままでの保存が余儀なくされていまして、これに悩みました。
そして、独自の分かりやすいやり方として考えたのが、まずメールのスクショは取ります。
ただ、生きたままのメールの状態ではないので、スクショだけではなく、メール自体も保存します。
このメールのそのままの保存に関しては、スクショだけではだめなのかのご回答を「税務署」様からいただいております。
回答は、「メールのスクショ保存のみでは【不可】」ということでした。
よって、メールのそのままの保存に関しては、「メール」の中のボックスに専用に「期別のフォルダー」を作り、2022年分から始めてストックしていきます。
生きたそのままのメールを瞬時に見れるのは、メール自体のフォルダー保存が一番だと判断した結果です。
会計ソフトには、スクショを一応アップロードしまして、メールを発見しやすい対策としています。
メールの日付と時間を、上述のように保存用のタイトルの所に細かく記載。
「2022.01.01_〇〇様_￥1,000_メール15：10」などとしておけば、いざピンポイントでメール本体を探す際に、2022年のフォルダーの中の1月1日の15：10を探すという非常に迅速な探し方ができます。
よって、認められない「メールのスクショ」も、探すためのツールとして証憑のサブ的存在としては必要性を感じ、自主的に都度保管しています。
いざとなったらこの効力がきっと分かっていただけるのではないかと思います。
デジタル保存例：③ダウンロード機能のない利用明細（PDF／CSVでほぼできないサイトは無くなった）
当ブログ記事は、最初の投稿の2022.01.08からおよそ3年後の2024.07.09に手直しの順番がやってまいりまして、実は現在2024.07.09なのです。
少々驚かせてしまったかもしれません<m(__)m>。
ブログ記事も最初に投稿後、いろんな変化があり、情報を更新する必要がある場合があり、この新しくできた「電子帳簿保存法」に関することさえ、その後の変化があったのでした。
以前、「電気代」は、ダウンロード機能が無かったのですが、こうした流れにより、完全に実現。
現在は、分かりやすくダウンロードボタンが設置され、「PDF」で出来上がります。
その他クレジットカード会社様もダウンロード機能が無かった2022年当時は、範囲指定のコピペでも綺麗にエクセルに貼り付けることができていて、それほど気にしていなかったのですが、さすがに2024年で「CSV」で実現されていました。
こんな感じでほとんどすべての企業様はデジタルの保存用に対応を実現してくれたので、もうこの③はほとんど無いのかもしれません。
ということで、このような大きな変化に対応を余儀なくされ、それが実現した2024年現在であるという実態を持って③に関しては締めくくりたいと思います。
あとがき
2022年当初は、慣れないので逆に今までより大変な感じもしました。しかし、前年の2021年に紙の多さに限界を感じていましたので、急速なデジタル化は、非常にどんぴしゃなタイミングだったのでした。
何でもそうなのですが、「100ｘ0：ひゃくゼロ」だと必ず特別なケースがあるもので、すべてを一気にデジタル化したことで、反対に紙の方が楽だった作業の手間は一部否めません。
とはいえ、随分慣れてきた2024年現在ですので、今ではもう紙に戻すと言われるとためらうほどになりました(^-^)。
