経理事務の現金照合作業、誤差があった場合の原因例【671】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

出来事が起こったホヤホヤのタイムリーな記録となります。

個人事業主は経理作業があります。5日に1度ほど、誤差が出やすい現金の財布の中身の実際と計上した帳簿上の現金の残高を合わせています。

5日に一度ほどのコンスタントさでないと、原因が分かりにくく迷宮入りしてしまうので、このまめさは1つポイントになるかもしれません。

そこまで対策していたにもかかわらず、ここ最近10日間程帳簿上の現金勘定の残高と、実際の事業用の財布の中身の現金に¥360の誤差が生まれていました。

実際の現金の方が¥360不足という状態です。つまり、計上が¥360多いという言い方もできます。

さて、この原因を解決できたので、その原因が何であったかの記録とともに、現金の誤差の原因のパターンの1つとしてご参考になって、いち早い解決にお役立ていただければと思い記録として、この記事を書きます(^-^)。

原因は、会計ソフトへの金額の入力ミス、1シートに複数レシートを貼ったケース

結論から、最初にお伝えしますと、原因は、1つの用紙に細かいレシートを2段に貼って、2本の計上をする際に、金額が、¥580と¥940だったのを、両方とも、¥580となぜか入力していたことです。

この940-580=360という値が誤差と一致していますね。

計上金額が¥360分不足だったために財布よりも計上の方が足りなく、実際は財布が合っていたということです。

そして、会計ソフトに入力の金額の片方を¥940へ修正することで、合致。

10日ぶりに現金照合がぴたりと合いました(^o^)丿。

今回の事からの教訓、「簡単に調整作業をするものではない」

やはり、誤差というのもちゃんとこういった原因が判明すると、必ず何か理由がひそんでいるわけです。

よく、「調整」ということで、一定の期間調べても原因が分からない場合に、誤差として記録して、調整してしまうことがありますが、これは望ましくないですね。

例えば今回の場合に、¥360の調整をしてしまって、現金をぴったりにすることで無理矢理合致させたとしても、結局、原因が帳簿入力の金額ミスなので、帳簿入力が間違ったままになるのです。

これは大変怖いことです。

そう考えると、できるだけその月いっぱいは粘って原因を追究することです。

今回発見したことに効果を発揮した作業は、経理事務としては当たり前に行われることですが、現金の帳簿をダウンロードして、その明細1つ1つと、実際の証憑(エビデンス)を見直したことでした。

この作業の途中で、先ほどの¥940と¥580のところへたどり着きました。帳簿が ¥580,¥580なのに、レシートが¥580、¥940だった数字の並びの違和感で発見されました。

あとがき

やはり現金は誤差が出やすいです。

それは、物品だからですね。

細かい小銭がバラバラと散財し、お札が幾種類かに渡り、アイテム数が非常に多いのが現金。

その反対に、間違いも探しやすいのが、クレジットカード。

万が一、計上時に、今回のように金額を間違えても、引落の時に、もう一度振替の計上をするという2段階の計上を踏むので、その引落の時の金額の不一致で必ず間違いが見つかります。

できるだけ現金を最小限にというのは1つこれも誤差が出にくいポイントです。

それをしていた私でしたが、それでも今回のような誤差が出るものなので、よほど慎重に日々まめにチェックしたりする意識が重要です。

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個人事業主の経理事務、「現金」の帳簿と財布の照合で誤差がある時の解明の仕方のコツ【629】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

会社の経理事務担当であっても、個人事業主の事業主本人であってもこの「現金」の財布との照合という作業は同じく必須です。

現金というのは、細かな紙と、細かなコインという物体なので、なかなか合わない事態になることもあります。

ここ最近のこと、実は、¥4,000といういかにもピッタリな数字の誤差が出てしまいました。

今回は、その解明をした記録と、誤差が出たときの早く解明できるコツをお伝えしたいと思います。

¥4,000事件、なぜ起きた!?

最近というのも実は、この記事アップの前日の昨日のことなんです。

普段から、迷宮入りしたくないので、現金の照合はまめにやってはいました。

ここ最近というのが、6/18辺りから、6/21くらいまでのほんの4日間程の間のこと。

それより前は、現金照合が一致していたということです。

そもそも、まめにそういった作業をすることは是非お勧めします。

1か月に一度は結構きついです。

記憶ということもかなり重要な点になるので、1か月後となると、合わない場合にどうしても書類の中からだけの手がかりとなってしまうので、解明が不十分になると私の経験からはそう思います。

さて、今回、¥4,000が帳簿に対して、実際のお財布(事業用)の中身が少ないという事態でした。

個人事業主の財布:上が個人用の財布、下が事業用の財布と分けて使っています。

なかなか、苦戦しましたが、最終的に、これだなということが解明。

よく照合の時に誤差がある場合、帳簿の実際の費用の数字そのままに注目しがちですが、もっと裏を見るということがコツです。

¥4,000というのは、¥1,000のものを¥5,000札を出した時のおつりであるという考え方で見ます。

この「おつり」に答えが隠されていることがとても多いです。

今回の場合は、ここに答えがあったようです。

マナカをチャージした¥1,000の記録が実際にあります。

この時に、¥5,000を事業用の財布から取り出してチャージしたそのおつりを間違えて、うっかり、個人用の青い方の上の財布に入れてしまったというもの。

この時に¥5,000札を使ったという記憶も頼りになります。または、その周辺の時の帳簿の残高から、¥5,000札が事業用の財布の中に実際にあったような様子も確認。

そうして、この解明に至りました。

数日間のことで、ちゃんと注意していたのもあり、お釣りの額が合っているかなどに関しては実はすべてその時々でちゃんとそのシーンにおいて、念入りに確認していたので、そこは大丈夫だったと確信できました。

こうして、おつりの中にあるヒントというのがかなりの手がかりになります。

実は、遡ること2か月ほど前にもお釣りに関する誤差のが出たエピソードがあったんです。

その他のおつりに関する誤差が出たエピソードのご紹介

実は、今回の誤差が出た、2か月程前にも誤差が出た件がありました。

その時は、¥99の誤差。

この数字も正直意味深です。

意味深である数字の場合その1件のみということが多いかもしれませんね。

コンビニに設置の機械でサイトとの連携で確認を行った後、レジにそのレシートを持って行って現金でお支払いする「コンビニ決済」というもの。

その時に、やや金額が大きかったことで、店員さんが現金に対して身構えます。

そして、紙幣を数えることなどに集中して、額が大きいと収入印紙も貼るのでそんないろんな立て込んだ状況が一度に起こりました。

そして、その時にもらうはずのおつりを店員さんも私に渡し忘れ、私もそれに気づかなかったというもの。

翌日、たまたま現金照合をしていて、どうしても¥99合わないということで、前日のコンビニ支払の時にお釣りをもらっていない記憶を思い出します。

そして、コンビニに実際に出向いて問い合わせたところ、コンビニでも、現金が合わない記録が同じ額で出ていたというったことがありました。

これで完全に解決でした。

そう考えると、早めの照合が大切で合ったり、そのシーンの記憶も大切になってくるということが結構重要で、ぼーっとしているのはまずいかもしれませんね。

いずれにしても、1件だけだったことが解明にもつながった分かりやすい数字で出たと思いますので、いくつも重なった合計の誤差は難しいものがありますね。

あとがき

ここ最近起きた2度の現金の誤差の原因が「おつり」であったことから、計上し忘れ、レシートのもれなどの一般的に探そうとする原因とは少し違う角度の見方をする必要もあるということが学びです。

何か目に映る数字などだけを見がちですが、その数字というのがおつりはどれだけだったのかで、おつりが現在の残高の一部になって構成されているわけですから、おつりって結構重要なものですね。

おつりというものをソフトに記載するということがない(レシートには載りますね)から分かりにくいのですが、それこそがポイント箇所なんですね。

現金照合も誤差が出た場合すっきりと事実に基づいて解明できた方が良いです。

帳簿もずっとつながっていきますので、致し方なく、変な調整を一度してしまうと、後で新事実が発覚した時にまた困りますので、その都度まめな照合は長い目でみてスムーズです。

同時に「普通預金」も同じです。こちらも頻繁にチェックしていまして、現金と同じくらいの割合で5日に1度みたいな感じとか、多く計上があった日に見てみるなどがお勧めですね。

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売上仕訳の2タイプ:既製品販売の事業タイプと、オーダーメイドやレンタルの予約販売の事業の違い【612】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

余計な在庫を持たないという目的で行われる、「予約販売」。

しかし、それが本当に余計な在庫を持たないのかというと、厳密には、どこかの事業者さんかが材料の在庫を持つ係にはなるのです。

よって、それも完全な無在庫という効果が出る販売形態であるかというと、私が思うには半分程度の効果なのかなと思いますね。

予約販売には、有名なものでオーダーメイドがありますが、一から作るという点で製造からお手元までに届く時間がかかってしまいますので、その点はデメリットです。

ということで、今回は、経理部門の仕訳が、販売形態によって違うという2種の違いをご紹介したいと思います。

私の事業の2種がちょうどそんな違う種類の販売の仕方なので、その例として、今回「売上」という仕訳にスポットを当てて、この売上計上をするタイミングの違いが、2種である点などを見ていただきたいと思います。

ハンドメイドバッグは既製品で、レンタルジュエリーは予約販売という形態の場合

私の場合、ハンドメイドバッグは既製品です。

オーダーメイドを行っておりませんので、その設定です。

そして、レンタルジュエリーは、先に料金をいただいてからレンタル品を発送する順番でスタートしますので、予約販売の部類に属しています。

上と下とで販売の仕方が少し違うので、仕訳が異なります。ベタなのが、上です。既製品をそのまま販売というもの。基本的な、「売掛金-売上」という仕訳を使います。下は、予約的な要素があり、予約販売に属します。上と下との大きな違いは「売上」科目が入金前なのか後なのかという点です。

YOUTUBE動画内で結構詳しくお話させていただいておりますので、動画を貼りますので、その後、動画の補足的な部分を記事に書きたいと思います。

ハンドメイドバッグでもオーダーメイドだけで行っている事業の場合は、私の例でいうレンタルジュエリーと同じ仕訳になるので、事業の分野だけでどちらなのかということではないです。

ハンドメイドバッグだから上側ということではないです。

くれぐれも、「売上」という科目を使って計上できるのは、「税法」などの税務署さんからの決まりとして、「発送」という行動が伴います。

入金していただいただけでは、発送がまだであれば、売上は立ててはいけないのですね。

ここはとても重要な点です。

発送が起点になっていれば、発送後の到着確認後を売上とするなどいろいろあるのですが、一番早いのが、発送した当日というもの。

私はこれが一番スピーディーに計上できるので、これにしていますし、このタイミングしている会社が多いかと思います。

結局一番わかりやすいですし、大きい会社だと、リアルタイムに売上データが出ますものね。

あとがき

動画内でお話させていた中で、「仮受金」や「売掛金」はいずれ取消が行われる末路である仕訳であり、決算時には極力、ミニマムにする作業をするものです。

その他、「〇〇金」と呼ばれるもの、「仮払金」、「未払金」、「買掛金」という風に末尾に金が付くものというのは、ちょっと言い方が変ですが、今だけの仮の状態的な要素があり、最終目的は、取消して抹消されることが望ましいのです。

ということで、1つの取引が終了した時というのは、「〇〇金」が取り消される仕訳が必ず入ってくるといったものです。

そう考えると少し理解しやすくなるのかなと思いました(^-^)。

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個人事業主のハンドメイドバッグ業者のe-taxを利用した確定申告の仕方【393】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

2019年度の確定申告、つい昨日終了したところです。

棚卸し作業、決算書などは出来上がって下準備はしてあったので、今回は確定申告の受付がスタートしてからのe-tax入力としました。

前もってじっくりゆっくり準備したい初心者の方などは、e-taxは送信とか受け付けは確定申告のスタート時期と同じですが、入力は1月4日あたりからできるようなので、ゆっくり入力しながら保存して。。とやっていくこともできるようです。

この、保存が結構大切になってくるという今回のエピソードとも関係してきます。

e-taxのここがつまづきがちと思う点

さて、私も実は今回で2度目のe-taxではあったのですが、よく去年やれたよというくらい忘れていました。

まず最初のつまづきは、そもそも間違えて、法人用で入力しようとし始めてしまったことです。

これは、あながち私だけのことではなさそうです。

個人事業主と法人と全くソフトが区別されているという点を理解せねばなりません。

e-taxのトップ画面が大変にぎやかでカラフルでごちゃごちゃしているようには感じますが、これも慣れなのかもしれませんね。

個人事業主は、「確定申告書等作成コーナー」から必ず入っていきます。

法人だとその下のボタンの「e-taxソフト(web版)」から入りますので、そもそも建物が違うのですね。

それなのに私が間違えた理由は、手動ではなく、何か自動で横から来た、こちらだよ、、の案内に乗ってしまって、それにいざなわれた場所が法人の場所だったというわけです。

しまった、自分の舵を自分で切らねばならなかったです。

不慣れなことって仕事でもそうですけれど、何か、宙に浮いたような、今一つどっしりと地に足付けて行っていないような感じがありますよね。

あの感じは、不安で間違えてやしないか。。と思いながらな事が多いです。

私の場合、決まってそういう時、何か間違えてます(*_*;。

感というか不安が的中というやつです。

なので、まず、1つ、

・個人事業主は、「確定申告書等作成コーナー」より入っていく。

そうそう、初めての場合、少々面倒ですが、近くの税務署に赴いて、ログインの仕方をパスワードタイプにした方が絶対後々楽です。

カードリーダライタとかはお値段かかりますし、故障だとかの心配もあり余り永久的な感じがしません。

気軽に、出たり入ったりすることもよくありますので、現在の世の中の一般的な、ログインパスワード方式のやり方をとられることを私はお勧めします。

1年目に税務署に出向いて発行してもらえば、翌年からはそのパスワードをきちんと覚えておけばもうずっと永久的に使えますからね。

税務署さんに一度出向かねばならない点というのは、本人の確認や、ログインIDにあたる、り「利用者識別番号」という16ケタの数字を税務署さんがその場で発行してくれるからなんです。

そこで同時に自分でパスワードを決めて完了です。これってログインID+パスワード方式ということですよね。

さて、もう1点つまずきがちな点。

これは、やはり多くの人が私と同じようにつまづいていることが昨日のe-taxお問い合わせ電話の窓口の人の話で分かりました。

確定申告書が出来上がったら最後に送信ボタンを押して、マイナンバーを入力して終了になるわけですが、私は、先に確定申告書を作ってしまったわけで、附随せねばならない決算書を後にしてしまったのです。

そしたら、確定申告書だけが送信されてしまいました。いや、できてしまいました。

これが私の失敗とつまづきです。

これを一応、e-taxの窓口さんへ、「一言、附随の決算書が添付されていないですよ」などと親切なメッセージが出るようになどとしてもらえないものか、これだと、送った気になってしまって実は決算書送ってなかったなんてことが多発するだろうということをお伝えしたのですが、そういう人が多く出ている模様。

なにせ、ボタンの並び順が先に確定申告書作成が一番左にあるんです。その次に決算書が来ています。

これに番号などを振っていただけるだけでも、一番最初に決算書作るのかあ、というふうにぴんとくるのに、大変紛らわしい並び順のボタンの位置なんですね。

それで、今回に正しい手順というのが、まずは、先に決算書を作ってから、続きで、そのままの画面で進んでいくと、確定申告書に移るという道筋らしく、その道順をたどれば、添付みたいに拾って行う作業無しで、同時に先程作った決算書も送信されるそうなんです。

今一つ、それも送信されたかの証拠というか送信者にはわかりにくいですけれどそのようにシステムが組まれているようなんですね。

それなのに私みたいに先に確定申告書だけを作ることもできてしまうので、作ってしまった場合、送信する前に後から作った決算書を添付するボタンも今年から設置されたとのことです。

確定申告書に決算書ファイルを添付するというようなイメージの形をとるのですね。

そして、その時に注意がありまして、拡張子の問題があります。

通常ただ、続きを明日やりたいから保存して、明日また、続きから入力したい場合に行う保存は、「data」という拡張子で保存されます。

でも、送信するときには、「xtx」という拡張子でないとエラーが出ます。

よって、このxtxに変えるという作業ができる画面も今年から設置したとのことです。

気づかなかったし、よくわからなかったけど、去年はこの拡張子変更画面がなかったようですね。

なので、お話をまとめると、一度に確定申告書+決算書がセットですっきり送信できるのは、先に決算書の入力からスタートして確定申告書に移るという経路のやりかたをするということ。

・作成順序は、①決算書②確定申告書で。

そういえば、よくよく見ますと、トップ画面の「確定申告書等作成コーナー」の文字には、「等」という言葉が入っています。

おそらく、この「等」というものに、決算書も含まれるのでしょうね。確かに決算書がこのボタン内で作れますから。。

あとがき

今回はこのe-taxの紛らわしい間違いやすい点について私が実際につまづいたエピソードを交えて、2点のみお話致しました。

もし、同じようにつまづいてしまう方がいらっしゃれば、お役に立てればとこの記事を書きました。

そうはいっても、これだけつまづいても、パソコンで1日で終了できたので、e-taxは絶対に便利です。

税務署さんもこれの入力が統一されていて見やすいのでスムーズなんでしょう。

いくつかつまづきながらも、今回で少し慣れました。

このように、実際に人込みに行列で並ばなくても手軽に時間関係なくできるe-taxがやはりいいと思います。

並んだところで、結局受け付けるだけなわけですから、何か、これがどうとか何かを正してくれるとか教えてくれるなどもないかと思います。

たくさんの人が並んでいる中で長々と何か聞くのも気が引けます。

パソコンをしながら分からなければ、e-tax専用窓口に電話です。

私もお恥ずかしながら、昨日1日で3度も電話しました。

有難いのは、夜の19:30頃でも電話に出てくれます。

お役所っぽくない民間的な時間帯。

これは助かりました。

結局夜20:00頃すべて終了。

そして、遅めの夜ご飯の、寄せ鍋の汁で、卵雑炊を食べたのでした(^_^;)。

最後に、後にyoutube動画をお作りしました。2020年度の分の確定申告を2021年2月16日行った記録のお話です。

今回の記事の内容も盛り込んだ動画です。どうぞご視聴くださいませ(^-^)。

ありがとうございました。

私がお作りしておりますハンドメイドバッグ是非一覧でご覧くださいませ。

こちら。