まえがき
こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。
2022年1月1日からの経理の計上は、「エビデンス＝証憑（しょうひょう）」がデジタルで必要であるという「電子帳簿保存法」の施行。
2021年の時点で書類が増え「このままでは大変なことになる」という置き場所の悩みを抱えていました。
そんな状況には非常にドンピシャなタイミングだったのでした。
「タイムスタンプ」の重い悩みは「会計ソフト」におまかせできる
とても単純ではありますが、今まで自作エクセルや、紙ベースで行っていた人は、とにかく会計ソフトを導入して、あとは、会計ソフトの会社様に質問をしていけば良いとと思っています。
すでに、2018年個人事業主スタート時から会計ソフトの「マネーフォワードクラウド（(株)マネーフォワード様によるもの）」にお世話になっております。
それでも、会計ソフトへの入力時に並行して、紙ベースも仕訳を記載したり、内容の説明を記述したりして、A4の用紙が証憑として常にベースとなっての保管をしてきたので、かなり大きな変革になります。
こういうデジタルの場合、不正のない正当な作業の証として、「タイムスタンプ」というものが義務付けられています。
このタイムスタンプが実際に視覚的にはどんなものなのか、「機能」のことを指すに過ぎないのでしょうか。
結局、会計ソフトを導入していれば、会計ソフトさんが作ってくれた証憑の保管のところにエビデンスの写真が入っていればそれがタイムスタンプの代替になるか、タイムスタンプを実行してくれたことになるということで、有難くこのタイムスタンプ問題は解決できています。
とにかく会計ソフトに1仕訳に1つずつ必ず証憑をアップロードして添付しておけば問題ないようです。
今までの決まりの「7年間保存」の代りが、「デジタル保存義務」になるので、紙ベースのストックが突然2022年1月1日の計上から無くなるということです。
とにもかくにもこのメリットが最大です。
デジタル保存になった直後の感想と手間がどうしてもかかり過ぎる新しい悩み
いきなり紙がなくなることが、まだ何か違和感を感じてしょうがないです。
今までは覚書きのように紙に記録を残しておけばいざという時に頼りになると考えていたその考え方そのものが崩壊。
基本的にデジタルに「補記」は無しです。
代わりに、会計ソフトの「摘要欄」の有効活用を考えるようになりました。
＜デジタル保存の例＞
例えば、本日、2021.01.04に、合計請求書の発送にコンビニで切手を購入して発送する作業があります。
まず、￥84の切手を1枚購入のレシート、これを写メします。
そして、それを会計ソフトに年末までに設けてくださった証憑添付の欄にアップロードするということです。
そして、そのレシートを見ながら、直接仕訳計上をソフトへ入力。
84 通信費 現金 84 ※合計請求書発送用切手ｘ1枚購入 ファミリーマート〇〇店
といったような感じです。
これを、今までは、まずレシートをA4の用紙にのりで貼って、マーカーで税込み金額と日付の下辺をマークし、横に摘要と同じ内容を手で書いていました。
そして、この仕訳も日付と共に右下に書いていました。それを見ながら経理ソフトへ入力していたのです。
そうすることで、何か間違い入力があった時などに元のものとしてA4用紙に綴られたレシートなどと見比べたりしていたのです。
丁寧にやってきたつもりでしたが、これもかなりやっていることが重複しているので、作業としては1つだけということに今後はなるのです。
そもそも、合計請求書を紙ベースで発送も後に廃止にしていきました。
PDFを取引先へメールなどで送付。
同時に切手購入やその仕訳など複数の附随作業が無くなっていったのでした。
こうして紙に書くメモのような記録が突然無くなって思うことは、上述のように、摘要欄の説明がかなり具体的で重要なポジションだということです。
万が一科目を間違えたり、勘違いの場合、この摘要から今一度考え直しのヒントが見つかったりするかもしれません。
仕訳をするにあたって「シーン」が思い浮かびやすいような摘要の書き方というものも重要になるかもしれません。
証憑を会計ソフトにアップロードした後は、もうパソコン内に証憑のスクショなどを保管しておく必要がないと思うのか、1年後の確定申告までは保管しておくのか。。その辺りも個人の裁量です。
何分、突然の変革に感じました(^_^;)。
あとがき
今回の、大きな変革は、実は、法的には、その途中でいくつか段階を踏んで行き着いたようで、多くの人がちゃんと納得できるような、後追い計上であっても有効な長めの期限を設けたりに改正されている結果のようです。
今日明日でなくても、忘れていた計上を1年後にも追加できるようなタイムスタンプの有効期限もあるようです（実際は2年かと）。
いよいよ本格的に、デジタル主体の世界に入っていくのではないかと感じています。
1年に何度も購入した500枚入りのA4コピー用紙、ブラックとカラーだけのインクカートリッジ2個を何度もセットで購入してきた今までを思うと、今後かなり経費が抑えられると思います。
今回の法改正に関しては、アンテナをはりめぐらせていなかったので、とても驚きました。
が、結局は、今まで自分が丁寧にやってきたことの重複部分の省略と、よりスピーディーに分かりやすく計上していけるチャンスであると前向きにとらえました(^-^)。
