まえがき
こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。
「台帳」と聞くとかつてアパレル業の会社に勤務時代のことを思い出します。
スタイル画を貼り、色の展開が分かるように展開生地が貼られ、それ自体が在庫管理表にもなる冊子作りを経験したことを思い出します。
もう30年も前のことになりますが、思えばすべては紙ベースの時代でした。
2022年現在では、同じ「台帳」と呼ぶものを自身の事業で取り扱っている現実があります。
それは「古物台帳」と呼ばれるもの。
「レンタルジュエリー」の事業をさせていただいておりますが、その仕入品のジュエリーが中古品のことも多く、古物商の免許が必要であるということからの、免許取得のスタートからまず始めました。
遡ること2020年7月のことです。
古物商の免許は「警察様」の管轄です。
よってホームーページ画面の端っこに店舗地域の「警察」様の記載と共に「古物商番号」が義務付けられているのです。
免許は、個人申請でも可能だったのですが、勘違いによるとんでもないミスの心配があり、「行政書士」様にお願いしました。
結果、ホームページ（ネット）でお取引するには「URLの届け出」が必要で、それが「変更届」にイコールであるということになるということは、「行政書士」様にお世話にならなければ分からなかった知識でした。
最初からネットで行う設定の免許ではないところが勘違いしがちな部分です。
「行政書士」様の探し方は、WEB検索で見つけ、比較的最寄りで、ホームページの内容の良さで決定。
実際に事務所にお越しいただいて委任状等の書類を提出、本書類への記載は「行政書士」様に委託ということです。
思えばコロナ禍真っ只中だったと思います。
こうして、無知の分野は専門性の高い「外注」にお願いする大切さがあると思います。
「変更届」からはもう自分でやっていくことですので、「行政書士」様の助言通りに進めていきまして、「ホームページURL」が「警察」様のホームページの古物商にその後掲載されました。
このたびのお話の古物台帳というのは、その仕入時の詳細とか販売時の詳細をきちんと記入することで、盗難品が出た事件の時に該当のお品であるか否かやその行方の協力のためのものです。
同時に、自身もその入手経路として、どのお店／人物からの入手であったかなどは記録としてはマスト。
ネットで日付を元によく表にしてある例がありますが、古物台帳の書き方は特に形式は決まっていないので、ある程度自身の裁量で好きな形式で記載できる点があります。
とにかく仕入れた事業のジュエリーに関しては、現物写真や正確な価格と共にすべてを古物台帳に記載をしています。
形式が無いとはいえ盛り込むワードは決まっている、「受入：うけいれ」と「払出：はらいだし」を含めた商品のラインナップを軸としたの記帳方法
古物台帳なので表のようなものであると想像しがちですが、そこは、特に決められた形式はないわけで、現在の商品ごとにお部屋を設けたメモやノートのようなものがかえって分かりやすいとそのスタイルを決めました。
ただ、仕入れたときのワードである、「受入：うけいれ」と、売却したりなどの場合のワードである、「払出：はらいだし」という2つはその台帳には登場している必要があり掲載しています。
これが無いと、それに該当する内容が記載してあっても見つけにくいものであり、あえて、この言葉を使うのが必須です。
最初に思い浮かぶ台帳の作り方として、年月日を軸に作るものですが、ここには少し疑問がありました。
自身が保管している期間が長く続くので、商品のラインナップを軸とした形態にまとめています。
エクセルシート1つで商品の番号1つ、下の図では＜1＞-＜4＞です。
まずトップに写真を読み込み、セット写真と、ネックレス・ブレス・リングの写真を並べます。
そして、その下からは、【受入】についての詳細を記載します。
新たに商品のラインナップが完成した場合はここまでですが、その後の動きはこうなります↓。
レンタルをご利用いただいたした時の移動は、会計ソフトの帳簿で把握、2週間で戻りますので、ここには記録は無しです。
ただ、レンタルご利用のお客様の詳細は別のフォルダーで履歴として保管します。
今度は、＜1＞の商品を見直しにより改良し、廃止した際には、「売却」しますので、その時に【払出】になります。
例えば、＜1＞のリングを売却の場合、ここから【受入】の詳細をまるごと切り取り、「廃止」のフォルダーへ移動して貼り付け。
この「廃止」のフォルダーの中の年度別の該当の年度の中に1つのバラバラのアイテムに関して、【受入】と【払出】両方が記載されてその該当リングの記録として残るということです。
確かにこれを後から追跡するには、写真はもちろん残しますが、日付や品物のキーワードが重要になります。
過去には、たくさんの商品の改良や見直しがありましたが、ある程度品物のレベルが整ってきますと、【売却】が滅多に起こらなくなりり、当店に所有しているという状態が圧倒的多数です。
ある一定の時期に一気に「仕入」が起こる際には、この作業も忙しくなります。
ほとんどすべてが、【受入】を記載していくことであり、イコール商品のラインナップの詳細をノートに展開するということになります。
この作業を兼ねて、ホームページへの追加入力もここからコピペして行えますので、「ダイヤモンドのカラット数・幅やリングのサイズ・ストーンの名前・地金の種類・重さ」などが古物台帳にも盛り込まれるということになります。
あとがき
事業形態に見合った分かりやすさを工夫すると良いです。
「3年保管の義務」があるのですが、廃止してもう手元にないものは、【売却】後3年経過するとあまり気にすることはなくなるかもしれませんが、スタート後の3年以上でも得に削除はしていないです。
経理の計上とも大いに重複する資料がありますので、10年くらいはゆうに持っていても何ら負担もないのではないかと。
とにかく目指すべきところは、「ピンポイントで迅速に見つけやすい」という台帳であることではないかと。
