<事業>古物台帳の書き方にスタイルの決まりはないからこそのアレンジと、必ず入れるべきワード【959】

まえがき

私の場合、レンタルジュエリーの時に、その仕入品のジュエリーが中古品のこともあるので、古物商の免許が必要であるということからの、免許取得のスタートからまず始めました。

それも遡ること、2020年7月のことです。

古物商は警察様の管轄です。

今回お話の古物台帳というのは、その仕入時の詳細とか販売時の詳細をきちんと記入することで、盗難品が出た事件の時に該当のお品であるか否かの協力のためのものです。

同時に、やはり私自身もその入手経路としては、どのお店/人物からの入手であったかなどは記録としては古物でなくても新品であっても、消耗品であっても気になるところです。

有難いことに、古物台帳の書き方は特に形式は決まっていないので、ある程度自分の裁量で好きな形式で記載できる点があります。

形式が無いとはいえ盛り込むワードは決まっている

古物台帳なので表のようなものであると想像しがちですが、そこは、形式がないわけで、私の場合ただのメモのようなものになり、表ではないです。

ただ、仕入れたときのワードである、「受入:うけいれ」と、売却したりなどの場合のワードである、「払出:はらいだし」という2つはその台帳には登場している必要があります。

これが無いと、それに該当する内容が記載してあっても見つけにくいものであり、あえて、この言葉を使うのが望ましい台帳の作り方だと思います。

で、とっさに思い浮かぶ台帳の作り方として、年月日を軸に作るものですが、ここには少し疑問がありました。

私のような貴金属の場合、長年持ち続けるものであり、受入と払出でいうと、払出がそれほど頻繁でもないということです。

よって、事業内容に沿ったセットごとのお部屋をエクセルで設けまして、そこへ写真を入れ、お品物を中心とした台帳に仕上がっています。

エクセル内のイメージ:<1>というのはセットの番号でそれを1つのエクセルの「シート」と呼ばれるお部屋で1セット分です。一番上にセットの全体写真、そして、ネックレス、ブレス、リングの個別写真を掲載。そして、ネックレスについて、その素材やサイズなどを詳細を下の欄へ記載。ここへ入手先のお店名や連絡先、個人であれば、その人物の名前、住所などを記載。同様にブレスレット、リングもそれぞれに、【受入】と【払出】というワードを入れて、その月日や住所などを記載。

この書き方の台帳は、少し型破りですが、私としてはピンポイントで見つけやすいです。

月日主体であると、月日が経過するにつれてどんどん記憶が薄れていってピンポイントで探しにくくなりますが、お品物中心であれば、基本1点物なので、とてもこういった作り方が私の場合は向いています。

あとがき

古物台帳は、仕入れが立て込むと結構時間がかかってしまいますが、仕方がないですねえ(^_^;)。

後でまとめて時間がある時に作業することもあり、最低限リアルタイムでやっていくこととして、その都度ごとのスクショとか証憑なるものはとても重要です。

ジュエリーであれば、宝石のカラットまで記載してある商品情報とか、商品説明が必ず経理の計上でも証憑として付けています。

これを古物台帳記入の材料にも利用していますので、経理分部との共有している点がとても多いです。

結局、それならば、すべての経理の証憑を古物台帳の元となるエビデンスにも。。ということで、フォルダーに台帳記入の元となる情報もストック。

このストックのフォルダー1つ1つもやはり、セットの番号の< >が記載してありますので、お品物中心の管理の仕方をここでも採用していると言えます。

今回のご紹介は、私の例ですので、事業内容によっては、月日ごとに並んでいることがが採用される場合もあるのかもしれません。

とにかく行き着くゴールというのが、「ピンポイントで迅速に見つけやすい」という台帳であれば良いのだと思っています。

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