<経理>検索しやすいデータにするために・・・デジタルで保存した証憑の一覧表の会計ソフトの番号とエクセルのサイドバーの番号を一致させる【929】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

この2022年1月からデジタル帳簿保存法の改正で、現実的にペーパレスの証憑ストックになりました。

まだ今でも思うのは、結構時間がかかるなあと感じることが時々(^_^;)。

写真をスマホで撮影→送信とか、スクリーンショット→ファイルのタイトル名付け→計上など、段階がいろいろあり、あれこれツールを使う必要で出てきました。

けれども、全体で見ると、おそらく短縮になっているかと思いますし、今までの用紙の山は2021年を最後にぴたりと生産が止まりました(笑)。

デジタルで保存するのもその保存の内容を検索できるように。。。とのご通達がありますので、例としてエクセル表で日付とともに明細を網羅することが推奨されています。

実際に税務署さんにご質問のお電話を幾度かさせていただいた時にもそのようにおっしゃっていましたので、エクセル表は、2022年1月1日から作り始めています。

そこで、今回、この検索用のエクセル表がいち早く検索できる、検索しやすい、見やすいものとして機能するための、当たり前ながら役立つコツをお伝えしたいと思います。

会計ソフトの採番とエクセルの番号の一致

おそらく多くの方が会計ソフトをご利用だと思います。

こうした法律で一斉に動き出すような今回のような大きな動きの時には、必ず波に乗らないと後で嘆くことになるので、プロの会計ソフト会社様のお力を借りるのが一番。

月額のお支払いをさせていただいている対価として、ありがたくその基準を満たすべくアップグレードされた機能を利用させていただきます。

タイムスタンプなどの問題は会計ソフトへ入力して、証憑をアップロードしてボックスへ収納するボタン2度ほどのプッシュの作業だけで私たちは良いのです。

なので、個人事業主様は会計ソフトの導入を是非(^-^)。

自分だけなんて苦しいだけです。会計に長けたプロに月額をお支払いすることでお力を借りれば良いのです。

さて、その会計ソフトですが、どの会計ソフトも必ず採番が付きます。

1計上に1つ連番で番号が振られます。

この番号を今まではそれほど利用したことはありませんでしたが、いよいよ、ここで出番。

この番号とエクセルの番号を一致させるということをしています。

会計ソフト:下から最新の上へ見並ぶ採番です。230-235が載っていますね。
エクセル:タイトルをシート内に設けてしまうと、一段ずれるので、タイトルはヘッダーなどで入力します。
こうして、既存のサイドバーの番号とエクセル用の自分の採番を隣に一致させておきます。この番号が会計ソフトの採番とさらに一致しています。私の考えでは、このエクセルの右側の方の小さい大きさの採番も必要であると思っています。会計ソフトと同じく、230-235の部分にスポットを当てました。

左-会計ソフト、右-エクセル・・・エクセルはどうしても何かしら飛ばしたり、入力し忘れをしがちです。人間のやることとはあてにならないもので(^_^;)。よって、頑丈に採番を念入りに確認しています。まず、これで、入力もれなどは起きていません。起きにくくなるわけです。

あとがき

エクセルシートも凝り過ぎてはかえって手間ですので、項目としては、日付、金額、取引先という、それぞれの証憑のタイトルになっている部分だけの網羅と、私は最後に保存手段を記載。

例えば、JPG、メール、PNG、PDFなどです。メールに関しては、メールの中に保存しているので、その保存場所が特殊ですので、検索の際にどこを探せばよいかの目安として役立ちます。

証憑が2種など複数に渡る場合は、メール/PNGなど登場する手段をいずれも記載。

メール以外は、すべて会計ソフトへアップロードしてあるのでほぼすべてが会計ソフト内にあります。

メールも、法律上、デジタルのままの保存が義務なのでメールボックス内に本保存してありますが、一応メール本文のスクショをとって(メールの日付、時間、本文の内容がスクショ写真に載ります)、その場所へ行きつきやすい用に、PNG(スクショ)の状態で会計ソフト内へは同時に保存もしています。

結局自分も分からないと意味がありませんので、自分が短い時間で検索できたものは、第三者も検索しやすいに決まっています。

どう考えても、分かりやすいことが、やはり調査があったとしてもクリアでスムーズ。

分かりにくいことが良い結果になることなど無いと思っています。

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