<経理>電子帳簿保存法に沿うEメールのデジタル保存についての悩み【857】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

2022年1月1日から電子帳簿保存法が動き出しました。

感想としては、楽でもあるし、難しいものでもあるなあという点です。

楽なのは、印刷しなくなったことで、今までいかに印刷の手間が積み重なっていたことかを実感しています。

印刷1つやめるだけでこれほどにもスムーズなんだと思いました。

その反面、悩む点もあります。

メールの電子保存がその1つになります。

今回、実際にメールの本文に請求書に値する内容が入る私の場合にはメールの電子保存をしなければならない件を実際に税務署さんに聞いたエピソードからお話致します。

クラウドタイプのメール内で請求書的な内容のメールをするケース

私の場合、単純で良いなあと思い始めたのが、添付ではなくて、メール本文に文章の中に請求書に値する文面や計算を記載する形で金額を表示し、それによってお客様にお代金をお振込みいただいています。

添付などは作業もそれはそれで増えますし、一読しにくいため単純にしているんです。

正式な納品書のようなものは、時間的にもっと後になり、発送時です。

そのため、もっと早くにご用意するのが計算書と呼ばれるメール内の物になります。

今回の電子帳簿保存法に当てはめたときに、まさにこれは、メールの電子保存を義務付けられるものに当たるということです。

税務署さんにお聞きしたのは、クラウドメールからのエクスポートを試みたけれど、今度見る時に、ツールが有料で必要だったり、かえってややこしいし、ファイルが開きにくかった(ファイル内を見ることに成功しませんでした)ので、このエクスポートの方法が良くないないなあと思い、画面スクリーンショットではだめかをお聞きしました。

実際には、画面スクリーンショットに、メールの相手先、URLも入っているし、日付と時間も入っていて証拠のようなものにはなりますが、「電子保存」というものには不可になるとの回答をいただきました。

よって、とても困りましたが、お話合いをさせていただく中で、メールそのものの中のフォルダーに、別の関係ないメールとは隔離してお部屋を作りそこにストックすることでしばらく行こうということに決めました。

クラウドメール内であれば、当然ながら、そこは電子保存された場所と言えますので、ちゃんと満たします。

ただ、検索機能としては、1つずつメールにタイトルを付けることができないので、日付と時間が表示されているところを検索機能に組み込むことにして、それを手掛かりに探していけるようにしました。

メールの件名には、合計金額を必ず入れることも冒頭部分が映るので分かりやすいです。

そのように一応メールに関しては電子保存に対応することにしました。

そのスクショも検索の際には全く役に立たないわけではないので、会計ソフトにはアップロードして控えとしてとってあります。

ということで、私の策としましては、そのメールと同じスクショを会計ソフト内に、会計ソフト内にはアップロードできない生きた状態の電子メールは、電子メール内にそのまま専用のお部屋をもうけてストックという2本立てで分かるようにしました。

やぼったいだの、手間だのは後のことで、とりあえず、問題なく電子帳簿保存法の規定を満たすためには。。ということを考えての自分なりの方法です。

あとがき

今回のメールに関しては、メールに添付をしていても同じこと。

メール自体を電子保存しなければならないようです。

なので、本文に請求書のような形で記載はそのままで続行で良いのではないかという判断です。

その他、最近やり始めたことは、エクセルでお作りした請求書などのPDF化。

PDFへの変換機能はエクセル内に機能として備わっていますので、PDF版にして保存することに決めまして、やり始めています。

エクセル内の「ファイル→エクスポート→PDF/XPSドキュメントの作成」という手順で簡単にできます。

ちなみにエクセルのバージョンは、2019年版です。

この他に、紙ベースのもの、例えば、運送会社さんの着払い伝票に料金が記載してあるもの、コンビニのレシートなどはスクショです。

そして、そのまま、ァイルのタイトルが検索しやすい、3つのワード、よく例に挙げられていますね、①日付、②金額、③取引先も例の通りに、20220114_¥1,000_〇〇社などと統一。

それでも、同じ日に同じ金額で同じ取引先が出てくることが私の場合あるので、さらに4つ目の項目として、20220114_¥1,000_〇〇社_①などのように区別を4つ目に作ることもあります。

結局は、自分がまずはしっかり分かりやすく感じているかということで、自分で検索してみても調べやすい環境であれば、アレンジしたってかまわないと思います。

自分が分かりにくいことは他人はなおさら分かりにくい、そんな見方ですかね(^-^)。

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