<経理>デジタル保存を実際にやってみた3種の例とその実感を語る【853】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

2022年1月1日からスタートの仕訳の証憑のデジタル保存が開始されました。

私もこの1週間ですでにいくつかのお取引があり計上する準備をするためにスクショとかスキャンをしてパソコンのフォルダーにストックしておくところまではしておいたのです。

その続きとして、実際に計上していって、デジタル保存をするという体験をしました。

今回は、実際に私が計上したデジタル保存の例を3つほどご紹介したいと思います。

同じケースの方などとは是非共有できたらと思います。

デジタル保存例:①お店のレシート

これは経費では誰でもあるケースではないかと思います。

お店のレシートを持ち帰り、スマホでパシャリと写メして、パソコンへ送っておきます。

この辺りは、直接スマホ内にストックの方もいらっしゃるかもしれませんが、私はパソコン派なので、いったんパソコンへ送っておきます。

そして、その書類にタイトルを付け直して、経理ソフトへ計上して、証憑の写真をアップロードです。

ここで、私が疑問なのが、このシートにタイトルを付け直しが正当なのかどうかです。

元は、日にちなどの数字だけが並んだものですが、内容が分かりにくいので写メのタイトルを日付、金額、大まかな一言の内容とこと3つで設定し直しているのです。

これを経理ソフト会社さんへ質問しようと思っています。

そうでないと、いったん実行待ちでのストックのものもあるので、タイトルは分かりやすく扱いやすい用に変えたいのが本音(^_^;)。。。

質問した後には、ここへ記事を書き加えますね↓。

■Q:デジタル証憑の保存上のシート名をデフォルトから書き換えても良いのか

■A:日付、金額、取引先の3つを盛り込んだタイトル名に書き換えて分かるようにするのが良い

そして、経理ソフトへ入力して、上の写真を1計上ごとに用意されているBOXへアップロードしておきます。

この作業で、どうも「タイムスタンプ」と同等の証になるようです。

デジタル保存例:②メールのやりとり

私の場合、お客様とのメールのやり取りの中で、請求書のような金額表示を盛り込みますので、メールが証憑となることがあります。

以前は、スクショをとって、エクセルに貼り付けて印刷していましたが、紙のアウトプットがなくなるわけで、そのスクショの段階でストップ。

それ以上しなくてよいということになります。

この場合、メールでのスクショ1つと、実際の入金の画面のスクショ1つで合計2つのスクショで1つの仕訳に該当しますので、2つの証憑を経理ソフトにアップロードすることをしていたのですが。。。

ところで、YOUTUBEの概要欄にも後に記載させていただきましたが、税務署様へのお電話で問い合わせを後日致しまして、このことが【不可】という回答をいただきました。

とっても厳しく、悩みました。

メール1つ1つのデジタル保存をパソコンへ取り込むことが困難で、結局現在は、メール自体の保存箱にタイトルを付けて、分かるように保存する運びとなりました。

これでもデジタル保存で間違いはないので、スクショとは大きな違いとなります。

スクショダメなんですね(大汗)。

デジタル保存例:③ダウンロード機能のない利用明細

電気代がこれにあたりまして、ダウンロードボタンは特に設置されていないようでした。

こういった場合、画面にできるだけ必要な情報がちゃんと枠に入った状態でスクショを1枚撮りました。

細かい縁の方が入らなかったりしましたが、おそらくそういったふうに設定されていないのでしょう。

計上する日付、金額などはもちろん、その他重要な情報である使用料の合計などが枠に入って入れば良しとしました。

そして、そのスクショを経理ソフトへ計上と共にアップロードしました。

と、以上、3種ほどの特徴あるデジタル保存例をすでにここ1週間で経験しました。

まだ未経験なのが、ダウンロード型です。

ダウンロード型は、amazonなどの品物に添付されないタイプのサイトなどが該当しますし、当HPのサーバーのXサーバーさんもダウンロード型ですので、もう少し先になるとその作業がある予定です。

そうした時に、ダウンロード型は、その内容などの修正や手を加えることが禁止です。

そのまま利用ということが義務づけられているみたいです。

当然と言えば当然ですね。

その場合も、ダウンロードした時のシートのタイトルを分かるように書き換えて良いのかが疑問です。

これは早く経理ソフトの会社さんへ聞かねば。

今日は、土曜日で、土日はチャットの質問がAIさんなんですね。

AIさんだと複雑な文言が認識できないようで、今もやってみましたが、答えがうまく得られませんでした。

月曜日にでも人間さんのチャットでお問合せしようと思っています。

ペーパレスの悩みも生まれる

デジタル保存を体験してみて、うーんと悩む部分は、仕方がないことなのですが、いったんパソコンにストックしておかねばならない短い期間があるものが複数重なるということです。

たとえば売掛金の請求書などは、発行から入金までの間の期間があります。

その間以前の紙ベースであれば、ふせんを付けて、入金待ちなどの印をしていましたので、同じことをデジタルでも行うことになります。

また、クレジットカードの引き落としの場合も、発生の時に付箋を付けて、同じ書類に、引落の時も仕訳を記載して同じ証憑を2度、日にちをまたいで使っていたのです。

それをデジタルの場合に果たしてうまくできるのか。。。

やるしかありませんが、やってみないと分からないという現在の時点では、悩みや不安となっています。

私のイメージは、未払金、売掛金、買掛金など、〇〇金という科目を使うものは、顚末として、必ず、最終的には取消の仕訳が起こるという前提で、何か引落日のふせんに似た印を示したいものです。

それが、現在は機能のない、経理ソフトさんが設置されている準備中の欄がそういったものなのか。。。

なんて思っています。

もし、そうでないとしたら、私の案としては、摘要欄に発生の計上時にクレジットの引落日を記載しておいて、摘要欄検索で集めて、クレジット引落日の計上時にその集まりを見ながら順に計上していくという方法です。

あとがき

先日もブログに書きましたが、慣れないので逆に今までより大変な感じもしますが、私は実は、紙の多さにうんざりしていて、今後どうなってしまうのかという心配がありました。

それが、一気に大変革でペーパーレスになるということで、ボリューミーな紙の山が2021年度で終了するかと思うととても嬉しいです。

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