複数作業の仕事を同時に進捗度を高める一例のご紹介【677】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

以前経理事務を勤め先で担当していたことがあります。

特に事務作業というのは複数の種類の違う項目を掛け持ちして同時に仕上げて提出ということも多いです。

複数というのはなかなかバランスよく進めることが難しいと思ってしまいますが、今回、そのような焦りとか不安も起こりがちな複数の同時進行のちょっとしたコツを一例としてご紹介です。

何かの本を読んだわけでもない、ただ私の実体験からのご紹介となります。

最初に少しずつ手を付けて置くということがとても大きな効果となる

このようにABCと3種のお仕事がある場合を想定。打ち合わせとか、複数の人との絡みがある場面では、それ1本に集中することになりますので、私が担当していたような事務的な作業の多いお仕事の中で、種類の違う3種、自分の裁量でできるお仕事ばかりの場合ということになりますが。。
ピンクのマーカーは、進捗度です。最初にどの作業も少しずつ手を付けておくということ。これが秘訣です。

ほぼ同じ分量にしてしまいましたが、作業の種類によっては、ちょっと多めだったり差があっても良いかと思います。

ただ、少しずつは手を付けておくというところが肝心です。

どこまで手を付けておくのかというのが、その後は、ひたすら繰り返しになるだけの割と単純な作業の連続であると見込めるものだったり、その後との境界線に相応しい位置でいったんやめるのです。

このやめて他の作業に移るというのが人のタイプや性格によっては、1つを完成した後次に移りたい人も多いと思いますので、無理強いはよくないです。

あくまで自分に合えばということになります。

そして、少しずつ手を付けた後です。

少しずつ手を付けた後の進捗状況の例。Aを完成させてしまってBに移っていますが、今度は、そんな感じがスムーズなのかもしれません。時間がかかる部分はすでに手を付けて完了しているので、その後はそれほどあれこれ移っていかずとも、進捗度は増すという考え方です。

こういうやり方のメリットとしては、何も手を付けていないのに時間が迫った時の、焦り、不安が解消され、完了までの見通しが立てられている状態なので、気持ちがゆったりします。

何なら、その後楽しく軽やかにお仕事できるのかもしれません。

少しずつ手を付けておいた後の進み具合というものは結構ぐんと行くかと思いますので、この最初の見通しが立てられるわずかな部分こそがポイントです。

あとがき

今回は、経理部時代に複数のお仕事が重なった時に、どうにかして気持ちがゆったりとして達成できていくかを考えてきたことで採用してきた手法です。

もし、ご参考になることがあればと思います(^-^)。

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