<経理>経理事務の現金照合作業、誤差があった場合の原因例【671】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

出来事が起こったホヤホヤのタイムリーな記録となります。

個人事業主は経理作業があります。5日に1度ほど、誤差が出やすい現金の財布の中身の実際と計上した帳簿上の現金の残高を合わせています。

5日に一度ほどのコンスタントさでないと、原因が分かりにくく迷宮入りしてしまうので、このまめさは1つポイントになるかもしれません。

そこまで対策していたにもかかわらず、ここ最近10日間程帳簿上の現金勘定の残高と、実際の事業用の財布の中身の現金に¥360の誤差が生まれていました。

実際の現金の方が¥360不足という状態です。つまり、計上が¥360多いという言い方もできます。

さて、この原因を解決できたので、その原因が何であったかの記録とともに、現金の誤差の原因のパターンの1つとしてご参考になって、いち早い解決にお役立ていただければと思い記録として、この記事を書きます(^-^)。

原因は、会計ソフトへの金額の入力ミス、1シートに複数レシートを貼ったケース

結論から、最初にお伝えしますと、原因は、1つの用紙に細かいレシートを2段に貼って、2本の計上をする際に、金額が、¥580と¥940だったのを、両方とも、¥580となぜか入力していたことです。

この940-580=360という値が誤差と一致していますね。

計上金額が¥360分不足だったために財布よりも計上の方が足りなく、実際は財布が合っていたということです。

そして、会計ソフトに入力の金額の片方を¥940へ修正することで、合致。

10日ぶりに現金照合がぴたりと合いました(^o^)丿。

今回の事からの教訓、「簡単に調整作業をするものではない」

やはり、誤差というのもちゃんとこういった原因が判明すると、必ず何か理由がひそんでいるわけです。

よく、「調整」ということで、一定の期間調べても原因が分からない場合に、誤差として記録して、調整してしまうことがありますが、これは望ましくないですね。

例えば今回の場合に、¥360の調整をしてしまって、現金をぴったりにすることで無理矢理合致させたとしても、結局、原因が帳簿入力の金額ミスなので、帳簿入力が間違ったままになるのです。

これは大変怖いことです。

そう考えると、できるだけその月いっぱいは粘って原因を追究することです。

今回発見したことに効果を発揮した作業は、経理事務としては当たり前に行われることですが、現金の帳簿をダウンロードして、その明細1つ1つと、実際の証憑(エビデンス)を見直したことでした。

この作業の途中で、先ほどの¥940と¥580のところへたどり着きました。帳簿が ¥580,¥580なのに、レシートが¥580、¥940だった数字の並びの違和感で発見されました。

あとがき

やはり現金は誤差が出やすいです。

それは、物品だからですね。

細かい小銭がバラバラと散財し、お札が幾種類かに渡り、アイテム数が非常に多いのが現金。

その反対に、間違いも探しやすいのが、クレジットカード。

万が一、計上時に、今回のように金額を間違えても、引落の時に、もう一度振替の計上をするという2段階の計上を踏むので、その引落の時の金額の不一致で必ず間違いが見つかります。

できるだけ現金を最小限にというのは1つこれも誤差が出にくいポイントです。

それをしていた私でしたが、それでも今回のような誤差が出るものなので、よほど慎重に日々まめにチェックしたりする意識が重要です。

<経理>経理ソフトへ入力時の「摘要」の便利さを痛感、少し手間をかけて入力or一言のみの楽な入力の長い目で見た結果【430】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

経理ソフトの入力は、とっても楽でスピーディーです。

その代わり、経理ソフトへの入力の元となる「エビデンス:証憑」をしっかり保管ということも必要です。

証憑(しょうひょう)というのは、取引の証拠となるもので、レシートとか請求書など金額の入った計上用の書類などです。

そこにも、ソフトへ入力前に仕訳メモとか何用に使用するための購入なのかなどを付記しています。

そして、日にちを必ず入れることで、後にソフトの日にちを元に追跡的に調べる必要がある時にこの証憑(エビデンス)のストックから日付を頼りに探すことが多いです。

経理ソフトは、大まかには日にちと金額だけで、元の証憑へたどり着くことができます。

バサバサと書類や用紙の束をあさる余計な時間が省けて、ほぼピンポイントでたどり着くことが可能。

今回は、さらに経理ソフトの中の「摘要:てきよう」という覧をうまく使っていく私の考え方をご紹介。

日にちと金額のみの入力に比べて、もう少し具体的に後追い追跡が簡単にできます。

摘要欄への入力例

例を挙げるのが分かりやすいかと思います。

ちょうどこんなことがありました。

私はハンドメイドバッグを作っているので、生地をカットするハサミを1年の中で数回購入します。

それほど頻繁ではないにしても研いで使っていくのが結局高価なので、消耗して、新しいお品に買い替えています。

その時に、現在使っているハサミがとても使い勝手がよく、小さめで刃先がシャープなので、細かい部分も正確にカットできる点がグッドです。

そのハサミがどこのお店のものだったかというのを摘要欄に入力していた情報をもとに検索します。

経理ソフト(MFクラウド)様のこの摘要の下の枠へ、「裁ちばさみ」というワードを入力します。

もちろん購入時に入力してある文字が、「裁ちばさみ」なのか、「裁ちバサミ」なのかなど細かい部分も一致していないといけないので、決めた文字に統一というルールを設けるのが良いです。

特に日にちをくくらなければ、この後、検索ボタンを押すだけ良いです。

そうすると、現在でいうと2021年1月1日から2021年3月7日までの間で購入した裁ちばさみの記録がずらりと集まります。

今回の場合は、まだ新しい期に入って2か月足らずで、検索結果がヒットせず。0です。

ハサミの購入は前の2020年のいつの日かに最新の購入だったようです。

経理ソフトのお部屋を2020年へ移動して、同じことを2020年全体で検索します。

ハサミの購入も1年で2-3回なので、それぐらいのものが集まるだけですぐ見つけられます。

実際、3回購入していました。一番最新が、2020年12月4日購入の裁ちばさみ。

これが現在使っているとても使い心地の良いお品なのだと分かります。

そして、その摘要「2020.12.04購入:裁ちばさみx1点 ほんまもん楽天店/(有)ステップ(楽天市場) クレジット」の中にある、楽天市場で購入のほんまもんというお店に行き着きます。

このような使い方です。

摘要記載の形式のようなものを決めるとよい

いろいろなものをさくさく購入しすぎて、どこのお店での購入なのかなど覚えていないものです。

これが定着してリピートしてくるとそうでもないですが、こういった前述の例のようにソフトの機能を頼りに、便利に追跡ができるのも、少々長めの情報が入力されているからです。

どうでしょう、これが入力されていなかった場合、私は裁ちばさみの以前の購入記録をどう探すのか、1-2ステップさらなる手間をかけねばならないと思います。

まず、消耗品費を総勘定元帳で集めて、その中から金額と時期で想像して、いくつかの候補から選び出すという非常に時間のかかるものになります。

今回の摘要だけで検索するやり方だとピンポイントでした。

さて、この摘要の文字ですが、自分で形式を決めています。

「2020.12.04購入:裁ちばさみx1点 ほんまもん楽天店/(有)ステップ(楽天市場) クレジット」。

まず、ソフトへの入力日付は、ボタンで最初にインプットするものの、あえて、摘要にも入れています。

そして、その後、「購入」とか「引落」とか「入金」などの取引を一言で表します。買った場合は「購入」。

ヤフオクで落札の場合のみ「決済」という言葉で、ヤフーかんたん決済した日にしています。

ヤフオクとメルカリの違いは、経理っぽく見てみると支払いが、購入時点とタイミングが一緒か違うかです。

ヤフオクは落札後支払いまでわずか1分ほどであってもとにかく時間差がありますが、メルカリは、購入ボタンと同時に決済手続きボタンを押すようなばっちりなタイミングの購入なので、メルカリの場合は、「購入」で良いんです。

そしてコロン「:」。

そして、購入した品物と購入数。その後、お店の名前。最後にクレジットという言葉。

今回の場合楽天でのお店の名前(ショップ名)と会社名が違うので両方記載して、楽天市場での購入も記載していましたので、おそらく楽天市場の購入履歴でたどり着けそうです。

こんな感じで、購入の場合だとこういった並び順に他の場合も当てはめるように形式を作っています。

同じような位置に同じような種類の内容が並ぶので探しやすく見やすいです。

入力も機械的な作業になり、会社の経理部門のようなカチャカチャ♪の音が響きます(^-^)。

あとがき

今回もYOUTUBE動画お作りました。どうぞご視聴くださいませ(^-^)。

今回の記事が何かご参考になればと思います。

これは私の考え方なので、1つの考え方として。。

経理部門でなくてもいろんなことに言えることです。

その場で少し苦労しておいて、後で楽をするのか。それとも、その場で楽をしておいて、後で苦労するのか。

迷わず私は前者を選びたいと思います。

今回ご紹介の中には、そんな私の考え方が詰まっています。