<経理>発送という作業が無い取引、レンタルの「延長料金」の「売上」を計上するタイミング【698】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

「本物志向のレンタルジュエリー」の事業者です。

商品自体が物品の場合というのは、会計における決まりにより、「出荷基準」「引渡基準」「検収基準」の3つがあります。

一応事業形態の特性に見合った基準を選択できるという融通があります。

しかしながら、それはあくまでも物販の場合ということで、例えば、ダウンロードによるソフトのアプリケーションなど発送が無い場合があります。

そして、レンタル事業も、新規レンタルの場合は物品を発送しますが、そのままお客様のお手元にあるまま延長の場合は発送自体の行為がないのです。

こういった場合の売上基準たるものがいつなのかということです。

当ブログ記事の投稿日2021.08.18のものを、その約3年後である2024.05.18に「手直し」をさせていただいております現在は、「延長」自体を廃止致ししておりまして、も今後も「延長」は盛り込まない意向です。

その廃止とこの度の事が関係は直接はないのですが、延長が新規からの続行であることであいまいになっていることが少し関連しています。

現在「延長」は廃止後ですので、当ブログ記事を残すのかどうかということを検討したのですが、過去には実際やっていましたし、ひょっとしてご参考にはなるかと掲載を「リライト」しながら続行することに決めました。

この延長の形態も全く同じではないかもしれませんが、よく考えてみれば、延長自体がそのままお手持ちのままレンタルを続行であることは、大きく見れば全く同じだと思いました。

あくまで、運営側の判断で正当なやり方であるとジャッジしてやってきたことでございますし、元の物品を発送する基準に沿った考え方をしています。

もし腑に落ちていただければ参考にしてみてくださいませ。

ネット情報で参考にさせていただいたのが、不動産の賃貸業の「使用収益開始基準」、延長開始日と同日を延長の「売上計上日」とした

ジュエリーなので、ほんの小さなサイズではありますが、マンションを賃貸する不動産屋さんと似た部分があると勝手に感じました(ごめんなさい不動産屋様<m(__)m>)。

レンタルという意味では、お品のサイズは違えど考え方は同じで合点がいくのです。

ジュエリーなどのレンタルの例がネットでは見つからなかったので、不動産屋様の形態を参考にさせていただいたわけです。

土地・建物の不動産業で採用される、「使用収益開始基準」というのがあります。

これは、商品を使用し始める時点ということになります。

厳密には、収益開始の基準なので、販売先が実際に収益を得られるスタートの時ということなので、ぴったり完全一致で当てはまるということではないですが、これを引用させていただきました<m(__)m>。

戻りますが、当picturesqueの延長開始日もしっかりと日にちがあらかじめ決められていますので、延長のお代金もその前日を期日として、ご入金後その翌日から延長期間に入っていました。

この延長期間の最初の日であるスタート日、この日を売上基準としたのでした。

そうして、「レンタル延長料明細書」という延長レンタル期間の合計金額の入った書類がエビデンスとして売上計上、<前受金-売上>を計上しました。

あとがき

今後、こういった「発送」といった作業が無い事業というものをされる方も増えてくるかもしれません。

実は、「共有型のハンドメイドバッグ」の事業者でもありまして、「ダウンロード型コンテンツ」も販売を企画しています。

ダウンロード型こそ発送が最初から最後まで無い事業形態になります。

よって、開始するにあたり、このことを考える時が来ると思います。

ブログを書いて下さっています税理士様などには、このようなまだネットに情報の見つからない記事のアップなどを是非お願いしたくお助けいただければと思っています<m(__)m>。

<経理>経理ソフトへ入力時の「摘要」の便利な使い方、元帳以外のグループでリストにくくりたい時に使える1ワードずつが大切な丁寧な入力の仕方【430】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

経理ソフトの入力は、とっても楽でスピーディー。

その1つに、「慣れたから」という理由があります。

会社員時代は、会社独自のシステムにソフト型パッケージを重くダウンロードした自社サーバータイプ。

確か、サーバー専用のパソコンが設置されていたと思います。

現在使用の「マネーフォワードクラウド」はログインタイプのクラウド型です。

大きくはサーバーの違いであり、「サブスク」で月払いさせていただくことで、自社サーバーを使用しなくてよいという大きなメリットがあります。

また、共通で他の人も同じソフトを使用することで、質問しやすく、疑問の答えも見つけやすいです。

会計ソフト会社様も他社ですが、知り合いに紹介することで、互いに情報の共有も後々可能に。。

会計ソフトへの入力は、元となる「エビデンス:証憑」をしっかり保管ということも必要です。

取引の証拠となるもので、「レシートとか請求書」など金額の入った計上用の書類です。

2022年1月からスタートの「電子帳簿保存法」の本格化以前は、紙ベースで保管しておりましたので、ソフトへ入力前に仕訳メモなどをエビデンスに補記していました。

完全デジタル化した2022年1月からは、元のエビデンスに補記することが全くなくなり、そのままの証憑の写真をとってアップロード。

リアルタイムで記憶のあるうちに計上していくというスピード感が一層高まりました。

その時に、紙ベース時代に頼っていた「補記」の代わりに、会計ソフト入力覧の「摘要」が重要になってきました。

いかに「摘要」が、後から振り返ったり、第3者が見て分かりやすいものになっているかをすっきりとまとめて綴れるかということが結構なポイントになると感じました。

このたびは、この「摘要欄」の丁寧な入力によって、元帳などの「勘定科目」ごとのくくりだけではなく、勘定科目以外の「言葉」によるくくりができるというユニーク活用法をご紹介したいと思います。

ハンドメイドバッグ製作の道具「裁ちばさみ」の消耗度をはかることさえ帳簿で可能、摘要欄への入力の際に入れるワードの均一化

例を挙げるのが分かりやすいかと思います。

ちょうどこんなことがありました。

ハンドメイドバッグを作っているので、生地をカットするハサミを1年の中で数回購入します。

それほど頻繁ではないにしても研いで使っていくのが結局高価なので、消耗して、新しいお品に買い替えています。

古い裁ちばさみは生地がカットできなくても紙はまだまだいけるので、その後紙切り用へと移動するのです。

決して簡単に捨てることはありません。

現在使っている裁ちばさみがとても使い勝手がよく、小さめで刃先がシャープなので、細かい部分も正確にカットできる点がグッド。

どこのお店のものだったかというのを摘要欄に入力していた情報をもとに検索します。

「マネーフォワードクラウド」のこの摘要の下の枠へ、「裁ちばさみ」というワードを入力します。

もちろん購入時に入力してある文字が、「裁ちばさみ」なのか、「裁ちバサミ」なのかなど細かい部分も一致していないといけないので、決めた文字に統一というルールを設けるのが良いです。

特に日にちをくくらなければ、この後、検索ボタンを押すだけで良いです。

そうすると、現在でいうと2021年1月1日から2021年3月7日までの間で購入した裁ちばさみの記録がずらりと集まります。

今回の場合は、まだ新しい期に入って2か月足らずで、検索結果がヒットせずゼロです。

裁ちばさみの購入は前の2020年のいつの日かに最新の購入だったようです。

経理ソフトのお部屋を1ボタン押しのみで2020年へ移動して、同じことを2020年全体で検索します。

裁ちばさみの購入も1年で2-3回なので、それぐらいのものが集まるだけですぐ見つけられます。

実際3回購入していまして、一番最新が2020年12月4日購入。

これが現在使っているとても使い心地の良い裁ちばさみのことなのだと分かります。

そして、その摘要「2020.12.04購入:裁ちばさみx1点 ほんまもん楽天店/(有)ステップ(楽天市場) クレジット」の中にある、楽天市場で購入の「ほんまもん」というお店に行き着きます。

このような使い方です。

どこのお店での購入なのかなど覚えていないこともあるものです。

これが定着してリピートしてくるとそうでもないですが、こういった前述の例のようにソフトの機能を頼りに、便利に追跡ができるのも、少々長めの情報が入力されているからです。

どうでしょう、これが入力されていなかった場合、私は裁ちばさみの以前の購入記録をどう探すのか、1-2ステップさらなる手間をかけねばならなかったと思います。

まず、消耗品費を総勘定元帳で集めて、その中から金額と時期で想像して、いくつかの候補から選び出すという非常に時間のかかる何段階かの作業になります。

今回の「摘要」だけで検索するやり方だとピンポイントでした。

さて、この「摘要」の文字ですが、自分で形式を決めています。

「2020.12.04購入:裁ちばさみx1点 ほんまもん楽天店/(有)ステップ(楽天市場) クレジット」。

まず、ソフトへの入力日付は、ボタンで最初にインプットするものの、あえて摘要にも入れています。

そして、その後「購入」とか「引落」とか「入金」などの取引を一言で表します。

買った場合は「購入」、そしてコロン「:」、さらには「購入した品物と購入数」、その後「お店の名前」。

最後に「クレジット」という言葉。

今回の場合「お店の名前(ショップ名)と会社名が違うので両方記載して、「楽天市場」での購入も記載していましたので、おそらくサイトの購入履歴もこの後利用できるのです。

こんな感じで、購入の場合だとこういった並び順に他の場合も当てはめるように「摘要の文字の配置のルールみたいなもの」を作っています。

同じような位置に同じような種類の内容が並ぶので探しやすく見やすいのです。

入力も機械的な作業になりスピーディ、会社の経理部門のようなカチャカチャ♪の音が響きます。

あとがき

その場で少しの苦労しておいて後で楽をするのか。。

それとも、その場で楽をしておいて後で苦労するのか。。

迷わず前者を選びたいと思います。

このたびの工夫の中には、そんな考え方が詰まっています。

書き手:ピクチャレスク

<経理>「荷造運賃」の相手科目に「立替金」を使う必要はない、シンプルでもちゃんとストーリー性のある帳簿に出来上がる仕訳【384】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

かつて、14年程の期間「経理事務」を会社で経験してまいりましたが、「個人事業主」となった今、経理分野の仕訳を時々ご紹介しています。

このたびは、簿記の教科書通りではないシンプルな表現のケースとして成り立つというご紹介を商品の発送の場面において出てくる「荷造運賃:にづくりうんちん」という科目の例でご紹介してまいりたいと思います。

ポイントを置く場所は、「荷造運賃」の「総勘定元帳」を見た時にいかにストーリー性が感じられ分かりやすいかというところです。

「creema」様で商品(マスク)をご購入いただいた時の発送、物語のように連なる「振替」の姿

荷造運賃(にづくりうんちん)と呼ばれる荷物を発送する科目を、事業では、「商品発送運賃」としています。

サンプルを発送するという時もありますし、着払運賃の際にもこの科目を使います。

この「総勘定元帳」を見ると商品発送時の運賃がずらりと集まります。

「総勘定元帳」をぱっと見るだけでお取引の流れが分かるような分かりやすい結果をもたらす仕訳をご紹介したいと思います。

先日creemaでマスクを1点ご購入いただきました。

「おしゃれマスク」というもので、お洒落な生地を使って作ったものです。

「コロナ禍」のほんの当初の2020年4月-5月がこうした活動をさせていただいておりました。

こんなマスクは、その後の大手の参入で事業としては「撤退」でしたが、貴重な体験として有難かったです。
「creema」様の納品書の一部分。

「creema」様は、有難いことに納品書のアウトプット機能を作って下さっています。

「おしゃれマスク」に関しては、仲間内の取り決めでお客様から送料をいただこうと決めたものでした。

商品代の¥880に加えて、定形外郵便の¥120が加わった合計¥1,000の納品書になるわけです。

この場合、次のような仕訳を致しました。

¥880の商品の送料¥120をいただいた時の売上仕訳の例。

すでに発送時にこんな仕訳が済んでいます↓。

郵便局もクレジットが可能になったので、費用計上と、クレジット引落時の仕訳を前もって記載。

クレジット引落日周辺に3/29分の入力をしますが、最初の2/6に一緒にメモだけしてふせんで3/29入力というタグを記します。

クレジットは2度仕訳があるというのが逆にスムーズです。

実際の発送のレシートで費用計上をしました①。

そして、その後で売上の計上をしました②。

①<2021.02.06>

120 商品発送運賃 未払金 120

②<2021.02.06>

1,000 売掛金 売上 880

       商品発送運賃 120

①と②の仕訳を見ていただくと、同じ科目の商品発送運賃が①で発生しましたが、同日にすぐに②で取り消されました。

現実には、お客様にご負担いただいたので当方は費用がかからなかった結果になったというストーリーです。

①と②は互いに分離して仕分けしていまして、エビデンスが別のものです。

①はエビデンスが「日本郵便」様のレシート。②はエビデンスが「creema」様の納品書です。

おのおの事実に従ってその場で仕訳をすることができ、後でそれを遡って気にかける必要がありません。

もし、参考書とか簿記の教科書のように「立替金」を使ってしまうと、新たなる科目が発生してしまい複雑に。。

そして、「立替金」はいずれ消滅させねばなりませんから、そこを忘れずに管理することがストレス。

ですから、この2行になる仕訳のやり方は、2行にはなりますがあとは気楽なのです。

万が一、送料に誤差があった場合についての対処と仕訳

お客様から¥120いただいたのに、発送は実際多く¥140になってしまった場合¥20の誤差が出ますが、お客様から追加していただくというようなことは普通はしないでしょう。

そういった場合にも、このやり方でそのまま行えばOKです。

帳簿になった時に、¥140で費用の時の商品発送運賃の計上がまず発生しています。

お客様からいただいた購入者負担の料金分が¥120だった、残りは販売者である私が¥20もったという事実のままのストーリーができあがるのみです。

何ら金額が一致しいない場合でもそのまま計上するだけで成立する記録なのでした。

送料も含んだ金額を売上金額にしてしまう1行仕訳についての私見、「かえってわかりにくい」が結論

よくネットで、売り上げの金額に運賃も入れてしまえばよいというのを見かけます。

今回の場合ですと、

1,000 売掛金 売上 1,000

というものです。間違いではないようですが、純粋な商品自体の価格が不明になります。

¥880+¥120=¥1,000 ということが仕訳だけでは読み取れない隠れた事実です。

この事実を隠す必要などありません。

そして、商品の値段は重要なので、数字として正確に残しておきたいという意向があります。

よってこの1行仕訳のやり方は現在採用しておりません。

「売上金は¥880で送料が¥120だった」という真実がそのまま反映されたような仕訳が「物語」の本質です。

あとがき

その後2022年1月からの「電子帳簿保存法」に従い、完全にエビデンスをデジタルにまとめています。

手書きの追加説明などの記録は今後のデジタル化では残っていかないことになります。

そうしますと、その都度の計上の具体的な分かりやすさが大切になると思っております。

手書きのメモ的な補足説明は、会計ソフトの「摘要欄」で表現していくのです。

まずは事業の内容の把握をスピーディーにリアルタイムに行っていくための対策は非常に重要。

総勘定元帳を見ただけでそのイメージが湧きやすいことは日々の実直な活動の「証」だと思います。

こうした事務作業は事実そのままで良いと思っています。

それよりも日々の事業活動に「AI」ではない「人間」でしかできない強味を持ちたいものです。

経理事務は今後は、より「AI」の範囲になっていくと思いますので、正直でなければゆくゆくは成り立たなくなると見ています。

山田絵美
書き手:ピクチャレスク