<経理>経理事務の現金照合作業、誤差があった場合の原因例【671】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

出来事が起こったホヤホヤのタイムリーな記録となります。

個人事業主は経理作業があります。5日に1度ほど、誤差が出やすい現金の財布の中身の実際と計上した帳簿上の現金の残高を合わせています。

5日に一度ほどのコンスタントさでないと、原因が分かりにくく迷宮入りしてしまうので、このまめさは1つポイントになるかもしれません。

そこまで対策していたにもかかわらず、ここ最近10日間程帳簿上の現金勘定の残高と、実際の事業用の財布の中身の現金に¥360の誤差が生まれていました。

実際の現金の方が¥360不足という状態です。つまり、計上が¥360多いという言い方もできます。

さて、この原因を解決できたので、その原因が何であったかの記録とともに、現金の誤差の原因のパターンの1つとしてご参考になって、いち早い解決にお役立ていただければと思い記録として、この記事を書きます(^-^)。

原因は、会計ソフトへの金額の入力ミス、1シートに複数レシートを貼ったケース

結論から、最初にお伝えしますと、原因は、1つの用紙に細かいレシートを2段に貼って、2本の計上をする際に、金額が、¥580と¥940だったのを、両方とも、¥580となぜか入力していたことです。

この940-580=360という値が誤差と一致していますね。

計上金額が¥360分不足だったために財布よりも計上の方が足りなく、実際は財布が合っていたということです。

そして、会計ソフトに入力の金額の片方を¥940へ修正することで、合致。

10日ぶりに現金照合がぴたりと合いました(^o^)丿。

今回の事からの教訓、「簡単に調整作業をするものではない」

やはり、誤差というのもちゃんとこういった原因が判明すると、必ず何か理由がひそんでいるわけです。

よく、「調整」ということで、一定の期間調べても原因が分からない場合に、誤差として記録して、調整してしまうことがありますが、これは望ましくないですね。

例えば今回の場合に、¥360の調整をしてしまって、現金をぴったりにすることで無理矢理合致させたとしても、結局、原因が帳簿入力の金額ミスなので、帳簿入力が間違ったままになるのです。

これは大変怖いことです。

そう考えると、できるだけその月いっぱいは粘って原因を追究することです。

今回発見したことに効果を発揮した作業は、経理事務としては当たり前に行われることですが、現金の帳簿をダウンロードして、その明細1つ1つと、実際の証憑(エビデンス)を見直したことでした。

この作業の途中で、先ほどの¥940と¥580のところへたどり着きました。帳簿が ¥580,¥580なのに、レシートが¥580、¥940だった数字の並びの違和感で発見されました。

あとがき

やはり現金は誤差が出やすいです。

それは、物品だからですね。

細かい小銭がバラバラと散財し、お札が幾種類かに渡り、アイテム数が非常に多いのが現金。

その反対に、間違いも探しやすいのが、クレジットカード。

万が一、計上時に、今回のように金額を間違えても、引落の時に、もう一度振替の計上をするという2段階の計上を踏むので、その引落の時の金額の不一致で必ず間違いが見つかります。

できるだけ現金を最小限にというのは1つこれも誤差が出にくいポイントです。

それをしていた私でしたが、それでも今回のような誤差が出るものなので、よほど慎重に日々まめにチェックしたりする意識が重要です。

<経理>個人事業主の経理事務、「現金」の帳簿と財布の照合で誤差がある時の解明の仕方のコツ【629】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

会社の経理事務担当であっても、個人事業主の事業主本人であってもこの「現金」の財布との照合という作業は同じく必須です。

現金というのは、細かな紙と、細かなコインという物体なので、なかなか合わない事態になることもあります。

ここ最近のこと、実は、¥4,000といういかにもピッタリな数字の誤差が出てしまいました。

今回は、その解明をした記録と、誤差が出たときの早く解明できるコツをお伝えしたいと思います。

¥4,000事件、なぜ起きた!?

最近というのも実は、この記事アップの前日の昨日のことなんです。

普段から、迷宮入りしたくないので、現金の照合はまめにやってはいました。

ここ最近というのが、6/18辺りから、6/21くらいまでのほんの4日間程の間のこと。

それより前は、現金照合が一致していたということです。

そもそも、まめにそういった作業をすることは是非お勧めします。

1か月に一度は結構きついです。

記憶ということもかなり重要な点になるので、1か月後となると、合わない場合にどうしても書類の中からだけの手がかりとなってしまうので、解明が不十分になると私の経験からはそう思います。

さて、今回、¥4,000が帳簿に対して、実際のお財布(事業用)の中身が少ないという事態でした。

個人事業主の財布:上が個人用の財布、下が事業用の財布と分けて使っています。

なかなか、苦戦しましたが、最終的に、これだなということが解明。

よく照合の時に誤差がある場合、帳簿の実際の費用の数字そのままに注目しがちですが、もっと裏を見るということがコツです。

¥4,000というのは、¥1,000のものを¥5,000札を出した時のおつりであるという考え方で見ます。

この「おつり」に答えが隠されていることがとても多いです。

今回の場合は、ここに答えがあったようです。

マナカをチャージした¥1,000の記録が実際にあります。

この時に、¥5,000を事業用の財布から取り出してチャージしたそのおつりを間違えて、うっかり、個人用の青い方の上の財布に入れてしまったというもの。

この時に¥5,000札を使ったという記憶も頼りになります。または、その周辺の時の帳簿の残高から、¥5,000札が事業用の財布の中に実際にあったような様子も確認。

そうして、この解明に至りました。

数日間のことで、ちゃんと注意していたのもあり、お釣りの額が合っているかなどに関しては実はすべてその時々でちゃんとそのシーンにおいて、念入りに確認していたので、そこは大丈夫だったと確信できました。

こうして、おつりの中にあるヒントというのがかなりの手がかりになります。

実は、遡ること2か月ほど前にもお釣りに関する誤差のが出たエピソードがあったんです。

その他のおつりに関する誤差が出たエピソードのご紹介

実は、今回の誤差が出た、2か月程前にも誤差が出た件がありました。

その時は、¥99の誤差。

この数字も正直意味深です。

意味深である数字の場合その1件のみということが多いかもしれませんね。

コンビニに設置の機械でサイトとの連携で確認を行った後、レジにそのレシートを持って行って現金でお支払いする「コンビニ決済」というもの。

その時に、やや金額が大きかったことで、店員さんが現金に対して身構えます。

そして、紙幣を数えることなどに集中して、額が大きいと収入印紙も貼るのでそんないろんな立て込んだ状況が一度に起こりました。

そして、その時にもらうはずのおつりを店員さんも私に渡し忘れ、私もそれに気づかなかったというもの。

翌日、たまたま現金照合をしていて、どうしても¥99合わないということで、前日のコンビニ支払の時にお釣りをもらっていない記憶を思い出します。

そして、コンビニに実際に出向いて問い合わせたところ、コンビニでも、現金が合わない記録が同じ額で出ていたというったことがありました。

これで完全に解決でした。

そう考えると、早めの照合が大切で合ったり、そのシーンの記憶も大切になってくるということが結構重要で、ぼーっとしているのはまずいかもしれませんね。

いずれにしても、1件だけだったことが解明にもつながった分かりやすい数字で出たと思いますので、いくつも重なった合計の誤差は難しいものがありますね。

あとがき

ここ最近起きた2度の現金の誤差の原因が「おつり」であったことから、計上し忘れ、レシートのもれなどの一般的に探そうとする原因とは少し違う角度の見方をする必要もあるということが学びです。

何か目に映る数字などだけを見がちですが、その数字というのがおつりはどれだけだったのかで、おつりが現在の残高の一部になって構成されているわけですから、おつりって結構重要なものですね。

おつりというものをソフトに記載するということがない(レシートには載りますね)から分かりにくいのですが、それこそがポイント箇所なんですね。

現金照合も誤差が出た場合すっきりと事実に基づいて解明できた方が良いです。

帳簿もずっとつながっていきますので、致し方なく、変な調整を一度してしまうと、後で新事実が発覚した時にまた困りますので、その都度まめな照合は長い目でみてスムーズです。

同時に「普通預金」も同じです。こちらも頻繁にチェックしていまして、現金と同じくらいの割合で5日に1度みたいな感じとか、多く計上があった日に見てみるなどがお勧めですね。