<経理>検索しやすいデータにするために・・・デジタルで保存した証憑の一覧表の会計ソフトの番号とエクセルのサイドバーの番号を一致させる【929】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

この2022年1月からデジタル帳簿保存法の改正で、現実的にペーパレスの証憑ストックになりました。

まだ今でも思うのは、結構時間がかかるなあと感じることが時々(^_^;)。

写真をスマホで撮影→送信とか、スクリーンショット→ファイルのタイトル名付け→計上など、段階がいろいろあり、あれこれツールを使う必要で出てきました。

けれども、全体で見ると、おそらく短縮になっているかと思いますし、今までの用紙の山は2021年を最後にぴたりと生産が止まりました(笑)。

デジタルで保存するのもその保存の内容を検索できるように。。。とのご通達がありますので、例としてエクセル表で日付とともに明細を網羅することが推奨されています。

実際に税務署さんにご質問のお電話を幾度かさせていただいた時にもそのようにおっしゃっていましたので、エクセル表は、2022年1月1日から作り始めています。

そこで、今回、この検索用のエクセル表がいち早く検索できる、検索しやすい、見やすいものとして機能するための、当たり前ながら役立つコツをお伝えしたいと思います。

会計ソフトの採番とエクセルの番号の一致

おそらく多くの方が会計ソフトをご利用だと思います。

こうした法律で一斉に動き出すような今回のような大きな動きの時には、必ず波に乗らないと後で嘆くことになるので、プロの会計ソフト会社様のお力を借りるのが一番。

月額のお支払いをさせていただいている対価として、ありがたくその基準を満たすべくアップグレードされた機能を利用させていただきます。

タイムスタンプなどの問題は会計ソフトへ入力して、証憑をアップロードしてボックスへ収納するボタン2度ほどのプッシュの作業だけで私たちは良いのです。

なので、個人事業主様は会計ソフトの導入を是非(^-^)。

自分だけなんて苦しいだけです。会計に長けたプロに月額をお支払いすることでお力を借りれば良いのです。

さて、その会計ソフトですが、どの会計ソフトも必ず採番が付きます。

1計上に1つ連番で番号が振られます。

この番号を今まではそれほど利用したことはありませんでしたが、いよいよ、ここで出番。

この番号とエクセルの番号を一致させるということをしています。

会計ソフト:下から最新の上へ見並ぶ採番です。230-235が載っていますね。
エクセル:タイトルをシート内に設けてしまうと、一段ずれるので、タイトルはヘッダーなどで入力します。
こうして、既存のサイドバーの番号とエクセル用の自分の採番を隣に一致させておきます。この番号が会計ソフトの採番とさらに一致しています。私の考えでは、このエクセルの右側の方の小さい大きさの採番も必要であると思っています。会計ソフトと同じく、230-235の部分にスポットを当てました。

左-会計ソフト、右-エクセル・・・エクセルはどうしても何かしら飛ばしたり、入力し忘れをしがちです。人間のやることとはあてにならないもので(^_^;)。よって、頑丈に採番を念入りに確認しています。まず、これで、入力もれなどは起きていません。起きにくくなるわけです。

あとがき

エクセルシートも凝り過ぎてはかえって手間ですので、項目としては、日付、金額、取引先という、それぞれの証憑のタイトルになっている部分だけの網羅と、私は最後に保存手段を記載。

例えば、JPG、メール、PNG、PDFなどです。メールに関しては、メールの中に保存しているので、その保存場所が特殊ですので、検索の際にどこを探せばよいかの目安として役立ちます。

証憑が2種など複数に渡る場合は、メール/PNGなど登場する手段をいずれも記載。

メール以外は、すべて会計ソフトへアップロードしてあるのでほぼすべてが会計ソフト内にあります。

メールも、法律上、デジタルのままの保存が義務なのでメールボックス内に本保存してありますが、一応メール本文のスクショをとって(メールの日付、時間、本文の内容がスクショ写真に載ります)、その場所へ行きつきやすい用に、PNG(スクショ)の状態で会計ソフト内へは同時に保存もしています。

結局自分も分からないと意味がありませんので、自分が短い時間で検索できたものは、第三者も検索しやすいに決まっています。

どう考えても、分かりやすいことが、やはり調査があったとしてもクリアでスムーズ。

分かりにくいことが良い結果になることなど無いと思っています。

YOUTUBEとブログの採番をしてきて、今ここで感じる効果【711】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

当ブログとYOUTUBEは2018年から本格的にスタートしています。

正確には、YOUTUBEは2016年1月に登録して1年間程「アクセサリーの部屋」というジュエリーを紹介していく動画をアップしていました。

今思うと不思議なのですが、2020年7月にスタートした事業の本物志向のレンタルジュエリー」より4年程前から、ジュエリーに関しての発信をしていたのでした(^_^;)。

音声の小ささとカメラの画素が非常に悪くて現在は消してしまいましたがまさかその「アクセサリーの部屋」が現在のYOUTUBEの<ジュエリー>になるとは。。。といった不思議さです。

ブログは実際は、2018年3月に導入して早速記事をアップしていましたが、後からの見直し等で、消したりして、現在の一番古いブログは、2018年7月のものになります。

採番し始めたきっかけ

2019年の6月くらいですが、YOUTUBEのアップの内容を見直す機会があって、その時くらいに採番をし始めました。

この頃で100アップを越して、200アップへ向かっていた時でした。

採番には、少し労力を要しましたが、今ここでやっていこうと決意し、最初の動画から順に番号を付けていきました。

この数か月後くらいですね、YOUTUBE動画とブログを同じ番号で並行して、両方を同時進行していくということをし始めました。

一見難関そうなことですが、番号を同じにすることで、ルーティーン化して気楽にできるようになっていきました。

YOUTUBEをアップしたならば、必ず、その翌日はブログを同じ番号で書いて、その記事の中に動画を貼り付けるという作業を毎回繰り返しています。

今では、完全にルーティーン化しています。これをやらずして、その番号が完成しないというような感覚です。

ブログとYOUTUBEの内容を別々にするとどうしても偏りができますし、それぞれの内容が違うことで2倍の労力を使います。

ブログに偏る理由、YOUTUBEに偏る理由が特になかったので、私が思うに、SNSなどがいろいろある中で、長い目で見たときの大きな効果とか実りを期待できるのは、一瞬のものではなくてじんわりとしたものがよいと。

それは、自分のオウンメディアであるホームページ上にあるブログ記事と動画という新しい発信媒体の一番オーソドックスでメジャーなYOUTUBEの2つが中心で行こうという考え方です。

もともと、YOUTUBEとブログのタイトルには自分の記録メモのエクセルには番号を採番して控えてあったんです。

けれども、現在では、それをタイトルの一番後ろにも付けて、見ていただく人にも共有するというものです。

採番したことの効果

採番したことと共に効果が大きかったのは、YOUTUBEとブログを番号を並行していくことですね。

これがまず、スムーズで、ルーティーン化できたことに繋がります。

採番すると、過去に似た内容のアップがあった場合に、番号をお伝えしながらそれとの違いやそこからの発展、つながりなどをお伝え出来ますし、自分でも過去の記事や動画を見直すきっかけになります。

具体的には、タイトルを控えているメモをエクセル検索の機能(Ctrl+Fキー)で検索したりして、過去の動画の番号を呼び起こします。

そうして、スムーズにそういった作業が行えます。探す時間は大変無駄ですものね。

もしかして将来、YOUTUBEにそのような採番機能が付くのかもしれませんが、現在はないようです。

ブログの方も番号を採番するような視点では新しいアップデートは起こっていないです。

逆に採番などしない方がよい志向のブログもありますので、そのような事にはならなさそうと考えると、手動で自分がするかしないかがアップ数が増えてくると影響は大きいです。

現在は700アップを少し超えました。ゆくゆくは1,000を今年度末までに。。。などと目標を立てていましてアップの数というのが、自身では1つの目標になっています。

YOUTUBEの意向に沿うと自分の方針とずれる件

もしもyoutuberとしてやっていきたいならYOUTUBEが何を奨励しているかなどを研究してそれに沿うような動画を作ったりしていくのだと思います。

それこそ、アップの頻度なども必ずしも毎日が多く見られる結果になるとは限らないようで、少し間を空けた方が良いような感じがとてもします。

じゃあ、毎日アップしないのか。。。

この辺りが、自分の道を決めることが重要になってくる点だと思っています。

YOUTUBEをご利用させてはいただいているけれど、それに翻弄され過ぎて、再生回数を増やすために過激な内容になってしまったり、著作権侵害などをしてしまったりということがあります。

その道に乗ってしまうことが自分としては危険なことだと思っています。

本来の動画アップの目的が何なのか、YOUTUBERになることであれば、上述の傾向もあり得ますが、そうではないと立ち止まって考え直すことを途中でしました。

2019年5月くらいに、1,000人登録に急速に近づくことが出来まして、短い1か月程の期間で、1,000人達成。

その後も、この調子で行けば、もしかしたら、年内に1万人いける見込みだと錯覚した期間があったんです。

この急上昇の理由は、おそらく、「リメイク」。

この面白さが他にもそれをやっている人と関連付いたのかぐんぐん盛り上がっていきました。

盛り上がったといっても自分の今までと比べるとという程度のことですが。。

その頃、ふと冷静になり、「著作権の侵害」ということにも目を向けまして、YOUTUBEアップの自分のリメイク内容はすべてアウトだと自分で判断しました。

人から何か言われたわけでもないのに、自分でふとそう思ったというところがとても大きなターニングポイントで、これをきっかけにリメイクの動画を40アップほど削除したことで、YOUTUBEの実りへの道を自分で閉ざしたかと思います。

同時にブログ記事の方も同じで、それに並行した記事を同じように40記事ほどを削除しました。

そして、アップ数が減ったところから引き続き、また新たなスタートをしたわけです。

この時に何か自分で気づいて、著作権に関することで、リメイクしたジーンズのメーカーさんへ電話をかけたり、産業関係の機構さんへ問い合わせたりを丸1日使って行い、本当のことを知ることができたことの方が、むしろ良き「宝」となりました。

立ち止まらずに、そのままリメイク動画をアップしていったその結果何が生まれていたのかを考えると、おそらく、もっと動画が伸びるように、もしかしたら広告収入のことも計算しながらのバズる動画をアップしようとしたりなど、方向が別のところへ向かっていたかもしれません。

確かに、その2019年以来ほぼ現在も不思議なくらいそのままの登録者数で横ばいなことが、何かを物語っていまして、この人数も当時のリメイクの時から見てくださった方が大勢ということでそれはそれで、感謝です。

ここ最近では、事業の方を主軸に、YOUTUBE動画をうまく利用させていただいて、その実りにの何か影響してもらえるような感じにお世話になる外注様のように利用させていただいています。

youtuberなのか事業なのかの道

先ほども少し書きましたが、もともとYOUTUBERになりたいと思う等ということは一切思ったことがありません。

やはり、個人事業主である事業をしている私としては事業が実りを上げるげることが一番の目標です。

そうすると、YOUTUBEの利用の仕方の道がYOUTUBERを目指すことと事業利用するという2つに分かれているとすると、後者の事業利用をするという道を選びました。

けれどもYOUTUBERさんだって立派な事業であって、案件などをされていますので、事業なんですよね。

ということで言い方を変えてみます。

YOUTUBEを生業にしている道なのか、事業利用させていただく道なのかそんな2択ですかね。

この2つの違いは大きいと思いました。

それは自分自身の志向に沿った方を選択していくのが良いかと思います。

あの2019年の5月の1万人を目指すのかという時に前に道が分かれている岐路に一度立ったんだと思います。

そして、YOUTUBERとは別の道を歩いて現在まで来ていると思いました。

動画でも記事でも、自分の発信したいと思う素直な内容をそのままアップしたいというのがどうしてもぬぐえず、たくさん見られる動画、たくさん読まれる記事というのを狙ってしまうと、本来自分が発信したい内容とずれが起こることにとても懸念を抱いていて、自然な気持ちのおもむくままに発信内容を決めてきた結果今に至っております。

あとがき

YOUTUBEも「AI」がたくさん機能しているのかと思います。

よく、ショッピングで思うのは、一度購入したものと類似品をお勧めしてきます。

あれってAIの一番単純な機能だと思うのです。

「同じ」「似ている」という情報を言葉から拾って、関連付けるというもの。

しかし、実際一度購入したのに、そのすぐ後に同じようなものをお勧めされてももうこないだ購入したばかりなので必要ないことが多いのが現実です。

そういった人間のもっと奥深い心理がAIにはまだ導入しきれていない様子が見て取れます。

YOUTUBEも人の真似をすると同じような内容だから、関連付いて一緒に盛り上がるというのが一応ベースにあるのだと思います。

けれども、実際は、むしろ逆が私が重きを置きたいことでもあります。

「人と違う個性」「ごくまれなことの価値」、このようなことがAIでは判断が難しいのでしょうね。

YOUTUBEだと何か独自のスタイルで発信することが、あまり実りが無い結果になるような気がしています。

それでも動画は何か1つは今後もやっていきたいので、それだからこそ、YOUTUBEの関連付いたことに重きをおかれている現在の方針に対してはあまり夢中になれません。

そんな中、個性を出していって活躍されているアップ主様は素晴らしいと思います。

と、今回記事や動画アップに関してはいろいろ思うことがありまして、一度記事にしてみました。

あれこれ言ってもそこそこしか結果を出せていない主が多くを語れませんので、一度アップ数がいい区切りになった時に、このようなことを、この記事の続編のようにまたアップしたいと思います(^-^)。