<経理>すでに計上済の中に、ある日付に遡って入力したい場合のテクニック【947】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

計上という作業は、日々の事業活動の記録です。

「ある事業主の物語」とも言ってよいかと思います。

帳簿を見て、その動きや行動が分かるというのは、ある意味ストーリーではないかというとらえ方です。

今回、そんな分かりやすいストーリー性のある帳簿にするための1つの意識として、実際の流れに沿った残高になるよう計上の順番を意識するというお話になります。

このお話のきっかけは、よくあるようなある1つのミスから始まります。

入力もれの1計上をすでに計上済の間に入れたい時のテクニック

これは計上あるあるで、後から1つ計上漏れが出てきたケースです。

すでに計上済が6件並びます。4/8と4/10が3計上ずつです。

4/9の日付の証憑が後から見つかり、上手く4/9の良い配置で入れ込みたい場合があります。

3と4の採番の間に入れたいですね。

その場合に、私が利用させていただいています会計ソフト(マネーフォワード)では、採番のふり直し機能があります。

まず、とりあえず、7として、4/9付けで漏れていた1件を計上し、その後に、採番のふり直しのボタンを押すと、うまく入り込み、新しい採番がふられます↓。

4/9を後から入れ込むことができました(^-^)。

↑これは、超基本的な例ですが、もう少し事は複雑です。

4/9も2件が既に入力してある状態の中で、3件目として追加したく、しかも、4/9の一番最初に配置したい場合が実際にありました。

3と4の間に4/9の3件目の計上を入れたいという状況がありました。

なぜ、このような希望ができたかというのは、ストーリーが正確に成り立つには、その入力もれの4/9の3件目が4/9の一番最初に来ないとおかしいからです。

「ある個人事業主の男が4/9にATMで現金を¥10,000引き出した。そして、トコトコと歩いて近くのコンビニへ。コンビニで事業に使う蛍光ペンを3本購入した。」・・・4/9-A

このような事実があった時に、この事実は物語です。

そして、蛍光ペンを買ったのが、番号でいうところの4になります。

4の蛍光ペンを購入するお金というのが、その前にATMで引き出した¥10,000あってのことなので、どうしても、ATM引出しの¥10,000の計上(4/9-A)を3と4の間に入れたいのです。

最初の例のように、4/9付で入力して、採番のふり直しボタンを押すと、どうしても、4/9の一番最後になってしまい、5と6の間になってしまいます。

データというのは真正直で、日にちもそうですが、入力の時間帯の早いものから順に先に配置されていきます。

そうすると、総勘定元帳の「現金」の帳簿は、残高がマイナスである段ができてしまい、ストーリ通りではないのです。

そこで、ここからがテクニックです↓。

あえて、1日前の4/8の日付で入力して、採番のふり直しをします。

そうすると、4/8の中では入力時間が一番最後であるので4/8付けでいったん3と5の間に入ることができました。

その後、計上の編集で日付を4/9に直すのです↓。

これで、ある事業主の男のストーリーが正しく完成されました(^o^)丿。

あとがき

あと、複数入力もれがあった場合にも発展的にこのやり方が使える時があります。

その時は、追加する4/9-B、4/9-Cなどをきちんとストーリーの順で追加してから行うことも必須です。

いろんな状況があるので、今回のテクニックも使えない場合もあるかもしれません。

どうしてもだめな場合は致し方なく、いったん計上を削除して入力し直すなども検討し、総勘定元帳の残高がマイナスになったりする段がないよう拘ることは可能です。

<経理>ためこんだ5日分をまとめて計上にまる一日かかった経緯とデジタルでも時間がかかる部分について【946】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

ファッション系のプチ事業の個人事業主ではありますが、それでも、経理分部はリアルタイムに計上というのをこれまで意識してきました。

そんな中でのデジタル帳簿保存法の改正と本格的な施行がこの2022年1月からスタートしました。

ためこむというのが良くないと意識していながらも、ついつい5日間手を付けられずに、証憑をためこんでしまった。。。ということがここ最近ありました。

何を計上するかさえ忘れてしまうのは致命的であるからと、証憑だけはすべてデジタルの状態で都度集めておくのが精いっぱいでした。

そして、5日間でパソコンのフォルダー内がこんなことに↓。

計上前の証憑がものすごい数たまりました。計上が終わると会計ソフトへすべて証憑のJPG、PNG、PDFなどをアップロードするので(私の場合メールのみ、クラウド型のメールなので、そのフォルダーへ収納し、それと合致する本文の写真のスクショ済のPNGは、会計ソフトへアップロードしています)、左上の計上済フォルダーへしばらく保管します。2か月くらい経過したら、捨てるということに決めています。

この図は、その場面のほんの一部と言って良く、まだまだずらずらと未計上が集まったうんざりするような状態にまでなっていました。

なぜ5日間とはいえ、未計上の証憑がここまで多いのか

私の場合、1計上に対して証憑が1つだけということが逆に希です。

レンタルジュエリーの宝石などを調達の場合は、その細かな情報も証憑に入れていかないと、結局粗い金額やお品の名前くらいしか分からない乏しいものになるため、この際すべての情報を盛り込むということで証憑が複数に渡ります。

古物台帳への記入の際にも購入先様の細かい住所やお名前の情報が必要で、それには、その購入時にこそしっかりと保管しておく必要があり、このデジタルの保存と兼ねています。

よって余計に証憑の数が多くなるわけです。

計上用には1つではよいのではないかという考え方もありますが、それでは中途半端で作業の工数は変わりません。

会計ソフト様の方でも証憑のアップロード数の限度を設けられていますので、限度をはみ出す場合はパソコンのストック場所だけに保存ということも時々あります。

その場合は金額に関係のないものを会計ソフト外にと、パソコンのフォルダーにストックということになります。

結局、5日分ためこんだ証憑をすべて計上するのにまる1日以上かかったことから思うこと

結局、簡単には進んでいかず、あれこれ、別の作業も効率よくこの機会に並行しようとしたことが、計上の進捗度を遅らせることに。。。

そして、まる1日でも終わらず、1日以上かけてようやく終わりました。

そして、こうして多くを計上した後は、総勘定元帳で、「普通預金」、「現金」などお金が動いた部分の帳簿で残高を一致させます。

普通預金は事業用の普通預金のネットバンキングと合わせます。

現金は事業用のお財布の中身の現物の現金と合わせます。

最終的にぴたりと合って終了です。

かなり困難な作業でした(^_^;)。

こうして、デジタル化してからためこんだ機会を経て思ったことは、デジタルだからと言って手間がなくなるわけではないということです。

手間をできるだけなくすための更なる工夫が必要だということを強く思いました。

時間がかかる部分というのは、具体的にどこなのだろうと振り返ってみました。

思えば、デジタルの証憑(上の写真で「未計上」のデータのことです)にタイトルを付けていく部分に少し時間がかかったと思います。

そんな中でもなんとかスピーディーに作業するために工夫したのは、会計ソフトにアップロードする前であれば、それほど完璧にせず、少しくらい金額が違ったりしても、とりあえず、タイトルを付けることである程度並び直され整列されていきます。

タイトルを付けていないと、本来1計上内の同じ仲間である証憑が隣同士に集まらないことがあって、どこかへ飛んで行っているのです。

よって、タイトル付けは、アップロード直前にでも見直しをすれば、変更できるので、そういったスピード重視をした点はそれなりにした工夫になります。

まあこれも、1計上に複数のエビデンスがあるということが根本的な原因なのでしょうね。

あとは、とにかく、ためこむこと自体を避けるということになります。

5日間というのは今までもなかなかなかったことでして、特別ではありますが、結局そのしわ寄せとして1日以上のロスを出していては大変もったいないことです。

おかげで日々のルーティーンであるYOUTUBEやブログアップも2日程できませんでしたので、他への影響も出たことになります。

なので、やはり、できるだけリアルタイムに隙間時間を使って計上をしていくということですかね。

そうは言ってもこれが、結構難しく、多忙な場合手を付けられないということがあるので、それでも何とかどこかで速やかに計上していくには。。。を今後よく考えたいと思いました。

あとがき

デジタルであれば、スムーズかというとそうでもなく、紙ベースではなかった作業なども登場していますので、やはり迅速なる作業というのは、結局は自分の工夫次第であるという点がポイントなのだと感じています。

それでも、私としては、あの、紙の束の置き場所に悩む問題は、この2022年1月から一気に解決されて、この変化はとても良かったと思っています。

去年、証憑のあまりの多さに、「この先どうなってしまうのだろう。。。」という不安がありましたので、もうこれ以上置く場所がないという大きな問題をすっきりと解決してくれ、ありがたいタイミングだったのです。

月末にまとめて計上などというお話もお聞きしますが、5日分でも大変な状況だったことからは、私としては考えられません。

「リアルタイムの入力をいかにスピーディーにやっていくか」の課題を今後もっと意識して、何か工夫などをしていきたいと思います。

また、その工夫が良い物だと納得できた時にはご紹介してまいりますね(^-^)。

<経理>検索しやすいデータにするために・・・デジタルで保存した証憑の一覧表の会計ソフトの番号とエクセルのサイドバーの番号を一致させる【929】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

この2022年1月からデジタル帳簿保存法の改正で、現実的にペーパレスの証憑ストックになりました。

まだ今でも思うのは、結構時間がかかるなあと感じることが時々(^_^;)。

写真をスマホで撮影→送信とか、スクリーンショット→ファイルのタイトル名付け→計上など、段階がいろいろあり、あれこれツールを使う必要で出てきました。

けれども、全体で見ると、おそらく短縮になっているかと思いますし、今までの用紙の山は2021年を最後にぴたりと生産が止まりました(笑)。

デジタルで保存するのもその保存の内容を検索できるように。。。とのご通達がありますので、例としてエクセル表で日付とともに明細を網羅することが推奨されています。

実際に税務署さんにご質問のお電話を幾度かさせていただいた時にもそのようにおっしゃっていましたので、エクセル表は、2022年1月1日から作り始めています。

そこで、今回、この検索用のエクセル表がいち早く検索できる、検索しやすい、見やすいものとして機能するための、当たり前ながら役立つコツをお伝えしたいと思います。

会計ソフトの採番とエクセルの番号の一致

おそらく多くの方が会計ソフトをご利用だと思います。

こうした法律で一斉に動き出すような今回のような大きな動きの時には、必ず波に乗らないと後で嘆くことになるので、プロの会計ソフト会社様のお力を借りるのが一番。

月額のお支払いをさせていただいている対価として、ありがたくその基準を満たすべくアップグレードされた機能を利用させていただきます。

タイムスタンプなどの問題は会計ソフトへ入力して、証憑をアップロードしてボックスへ収納するボタン2度ほどのプッシュの作業だけで私たちは良いのです。

なので、個人事業主様は会計ソフトの導入を是非(^-^)。

自分だけなんて苦しいだけです。会計に長けたプロに月額をお支払いすることでお力を借りれば良いのです。

さて、その会計ソフトですが、どの会計ソフトも必ず採番が付きます。

1計上に1つ連番で番号が振られます。

この番号を今まではそれほど利用したことはありませんでしたが、いよいよ、ここで出番。

この番号とエクセルの番号を一致させるということをしています。

会計ソフト:下から最新の上へ見並ぶ採番です。230-235が載っていますね。
エクセル:タイトルをシート内に設けてしまうと、一段ずれるので、タイトルはヘッダーなどで入力します。
こうして、既存のサイドバーの番号とエクセル用の自分の採番を隣に一致させておきます。この番号が会計ソフトの採番とさらに一致しています。私の考えでは、このエクセルの右側の方の小さい大きさの採番も必要であると思っています。会計ソフトと同じく、230-235の部分にスポットを当てました。

左-会計ソフト、右-エクセル・・・エクセルはどうしても何かしら飛ばしたり、入力し忘れをしがちです。人間のやることとはあてにならないもので(^_^;)。よって、頑丈に採番を念入りに確認しています。まず、これで、入力もれなどは起きていません。起きにくくなるわけです。

あとがき

エクセルシートも凝り過ぎてはかえって手間ですので、項目としては、日付、金額、取引先という、それぞれの証憑のタイトルになっている部分だけの網羅と、私は最後に保存手段を記載。

例えば、JPG、メール、PNG、PDFなどです。メールに関しては、メールの中に保存しているので、その保存場所が特殊ですので、検索の際にどこを探せばよいかの目安として役立ちます。

証憑が2種など複数に渡る場合は、メール/PNGなど登場する手段をいずれも記載。

メール以外は、すべて会計ソフトへアップロードしてあるのでほぼすべてが会計ソフト内にあります。

メールも、法律上、デジタルのままの保存が義務なのでメールボックス内に本保存してありますが、一応メール本文のスクショをとって(メールの日付、時間、本文の内容がスクショ写真に載ります)、その場所へ行きつきやすい用に、PNG(スクショ)の状態で会計ソフト内へは同時に保存もしています。

結局自分も分からないと意味がありませんので、自分が短い時間で検索できたものは、第三者も検索しやすいに決まっています。

どう考えても、分かりやすいことが、やはり調査があったとしてもクリアでスムーズ。

分かりにくいことが良い結果になることなど無いと思っています。