<経理>エビデンスが「無し」を納品書などがなくても「有り」にしていく対策【725】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

エビデンス。。経理のお仕事にとっては、大切なアイテムです。

エビデンスは「証憑:しょうひょう」と言って、簡単には、金銭のやり取りの証明になるものになります。

納品書や請求書が一番メジャーなエビデンスです。

会社で経理をしている時にも時々遭遇したことがあったのですが、エビデンスが無い時があるのです。

基本的にはすべての仕訳に対して1つ必ずその根拠となるエビデンスがあるべきであるという考え方が結局はクリアで分かりやすい経理になります。

今回は、そのエビデンスがなかなか無い時にどうにかして自分でエビデンスを作るという対策をご紹介したいと思います。

作ると言っても、勝手に作ってしまうのではそれはまずい、何かの記録をエビデンスという形に残すというものです。

スクショを利用したエビデンス作りの勧め

私も、実はエビデンスが通常だと見つからないお取引が存在しています。

けれども、しっかり仕訳はあるのです。

それがレンタルジュエリーの時に特によく発生します。

毎回のパターンだから必要ないという考え方もごもっともですが、そのパターンを理解しているのは、事業者である自分だけです。

もうここに第三者が見たときに何も分からない実態のように見えてしまうものです。

特に実際誰かに見せるわけでもないにしろ、ゆくゆくの将来の見通しとして、一人ではなく複数で営んでいく予定があったり、誰かにこの経理のお仕事を任せたりなどの可能性を考えると、自分だけの理解では何か危ういものがあります。

常に、人が見ても分かりやすいをモットーに今回分かりやすく必ず仕訳にはエビデンスを充てる習慣を身に着けていただけるようなご紹介をさせていただきます。

まずは、私のレンタル事業の場合、金銭のお取引のスタートが、前入金になります。

入金後の発送ということがありますので、その入金の金額を提示した時の請求書のようなエビデンスが必要です。

実際にお客様には、短い時間で請求書などをお送りしたりできないのが現実。

すべては、メールのやり取りです。

そこで、考えたのがメール全体の文章とか日付、宛名が入る画面いっぱいをスクショするという方法です。

それをエクセルのA4縦に半分くらいの割合を占めて貼り付けます。

お客様に金額のご提示をさせていただいたメールの画面。これを宛先も入るようにスクショします。
そして、エクセルシートのA4縦に半分くらいを使って貼り付けます。

そうして、1枚のシートが出来ました。半分から下部分には、後の入金金額が分かる銀行のネットバンキングの入出金明細のスクショを貼って、上の請求が下の段で入金があったことを1枚のシートで示すエビデンスが見事に出来上がります。

このように、物語のように関連付いた請求→入金などといったケースで、エビデンスがないケースは、事業者自らが簡単にスクショ+エクセルで作ってしまいます。

何もないよりも必ず分かりやすい結果となります。

あとがき

今回は、私が実際に行っているエビデンス作成の簡単な方法です。

Eメールが四角い画面なのでエビデンスとしては作りやすいのかもしれませんが、ラインであっても同じように作ってしまえばよいかと思います。

携帯電話にもスクショがあるので、ラインのそのやりとりの画面のスクショをエビデンスにすることも可能です。

ラインにも会話の1つ1つにやり取りの相手名が出ていますので、エビデンスに使えそうですね。

金銭のやり取りをしたからには、必ず何らかの事前の話し合いなり、記録に値するものがあると言えます。

何もなしに支払いが起きることもないので、その理論からはエビデンスが無しということは皆無、すべての仕訳にエビデンスが存在することを可能にできます(^-^)。

<経理>発送という作業が無い場合の売上基準の例-レンタルの場合【698】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

商品自体が物品の場合というのは、税法による決まりにより、

「出荷基準」、「引渡基準」、「検収基準」の3つがあります。

しかしながら、それはあくまでも物販の場合ということで、例えば、ダウンロードによるソフトのアプリケーションなど発送が無い場合があります。

そして、私もレンタル事業をさせていただいておりますのが、新規レンタルの場合は物品を発送しますが、そのままお客様のお手元にあるままの延長の場合は発送行為が存在しないのです。

こういった場合の売上基準たるものがいつなのか、そのようなお話になります。

レンタルジュエリーは不動産の賃貸業と似ている

私の場合ジュエリーなので、ほんの小さなサイズではありますが、実は、マンションを賃貸する不動産屋さんと似た部分があります。

レンタルという意味では、お品のサイズは違えど考え方は同じなんですね。

なかなかジュエリーなどのレンタルの例がネットでなかったので、私は不動産屋さんを参考にさせていただきました。

土地・建物の不動産業で採用される、「使用収益開始基準」というのがあります。

これは、商品を使用し始める時点ということになります。

厳密には、収益開始の基準なので、販売先が実際に収益を得られるスタートの時ということなので、ぴったり完全一致で当てはまるということではないですが、これを参考にさせていただきました。

戻りますが、当picturesqueの延長開始日もしっかりと日にちがあらかじめ決められていますので、延長のお代金もその前日を期日として、ご入金後その翌日から延長期間に入ります。

この延長期間の最初の日であるスタート日、この日を売上基準としております。

そうして、「レンタル延長料明細書」という延長レンタル期間の合計金額の入った書類がエビデンスとして売上計上、<前受金-売上>を計上するのです。

あとがき

今後、こういった「発送」といった作業が無い事業というものが増えてくるかもしれません。

ブログを書いてくださっている税理士様などにはこのような新しいタイプのまだ、なかなかネットに情報の見つからない記事のアップをお願いしたいと思っています<m(__)m>。

<経理>売上仕訳の2タイプ:既製品販売の事業タイプと、オーダーメイドやレンタルの予約販売の事業の違い【612】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

余計な在庫を持たないという目的で行われる、「予約販売」。

しかし、それが本当に余計な在庫を持たないのかというと、厳密には、どこかの事業者さんかが材料の在庫を持つ係にはなるのです。

よって、それも完全な無在庫という効果が出る販売形態であるかというと、私が思うには半分程度の効果なのかなと思いますね。

予約販売には、有名なものでオーダーメイドがありますが、一から作るという点で製造からお手元までに届く時間がかかってしまいますので、その点はデメリットです。

ということで、今回は、経理部門の仕訳が、販売形態によって違うという2種の違いをご紹介したいと思います。

私の事業の2種がちょうどそんな違う種類の販売の仕方なので、その例として、今回「売上」という仕訳にスポットを当てて、この売上計上をするタイミングの違いが、2種である点などを見ていただきたいと思います。

ハンドメイドバッグは既製品で、レンタルジュエリーは予約販売という形態の場合

私の場合、ハンドメイドバッグは既製品です。

オーダーメイドを行っておりませんので、その設定です。

そして、レンタルジュエリーは、先に料金をいただいてからレンタル品を発送する順番でスタートしますので、予約販売の部類に属しています。

上と下とで販売の仕方が少し違うので、仕訳が異なります。ベタなのが、上です。既製品をそのまま販売というもの。基本的な、「売掛金-売上」という仕訳を使います。下は、予約的な要素があり、予約販売に属します。上と下との大きな違いは「売上」科目が入金前なのか後なのかという点です。

YOUTUBE動画内で結構詳しくお話させていただいておりますので、動画を貼りますので、その後、動画の補足的な部分を記事に書きたいと思います。

ハンドメイドバッグでもオーダーメイドだけで行っている事業の場合は、私の例でいうレンタルジュエリーと同じ仕訳になるので、事業の分野だけでどちらなのかということではないです。

ハンドメイドバッグだから上側ということではないです。

くれぐれも、「売上」という科目を使って計上できるのは、「税法」などの税務署さんからの決まりとして、「発送」という行動が伴います。

入金していただいただけでは、発送がまだであれば、売上は立ててはいけないのですね。

ここはとても重要な点です。

発送が起点になっていれば、発送後の到着確認後を売上とするなどいろいろあるのですが、一番早いのが、発送した当日というもの。

私はこれが一番スピーディーに計上できるので、これにしていますし、このタイミングしている会社が多いかと思います。

結局一番わかりやすいですし、大きい会社だと、リアルタイムに売上データが出ますものね。

あとがき

動画内でお話させていた中で、「仮受金」や「売掛金」はいずれ取消が行われる末路である仕訳であり、決算時には極力、ミニマムにする作業をするものです。

その他、「〇〇金」と呼ばれるもの、「仮払金」、「未払金」、「買掛金」という風に末尾に金が付くものというのは、ちょっと言い方が変ですが、今だけの仮の状態的な要素があり、最終目的は、取消して抹消されることが望ましいのです。

ということで、1つの取引が終了した時というのは、「〇〇金」が取り消される仕訳が必ず入ってくるといったものです。

そう考えると少し理解しやすくなるのかなと思いました(^-^)。