<経理>個人事業主がお財布を1つにまとめた時に意識すること-経費でないものでも「計上する」必要性【966】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

これまで、個人事業主がスタートしてからというもの、毎月、クレジットの引落日、末日とその他時々コンスタントに現金の残高を帳簿と合わせて確認の作業をしています。

特にあれこれ外出して現金を使用した時が現金の現物が帳簿と不一致が起こりやすいです。

それだけ、あの細かい現金と名の付く物体がまぎらわしく、管理が大変な物であることを痛感してきました。

できるだけ現金を使わないようにするキャッシュレス化はそういった意味でも余計な調べ作業が少なくなる点では日々の活動に貢献できることだと思います。

現金残高の帳簿との不一致が起こる原因がお釣にあった点からの決断

今まで、記事でもご紹介したことがありましたが、現金の帳簿との不一致の原因は、お釣にあることが多かったです。

記憶をたどると、お釣をコンビニ様が間違えたという件も1度だけありましたが、あれも、今後人間が数えるのではなく、機械がやるようになり始めてきましたね。

人間がやることというのは完璧ではないのです。

そして、私がよくやっていた圧倒的に多かったケースが、事業用の財布からの支払いのお釣を個人の方の財布へうっかりと入れてしまったということ。

財布は事業用の物を出しているにもかかわらずお釣を個人用の財布へ入れるなんて、いつ財布を取り出したのかなどほぼ無意識の時に起こったようです(^_^;)。

この頻度の多さから、いよいよ、ここ最近やっとなのですが、財布を事業用のみに1本化するということを決断。

今まで、事業用の財布と個人用の財布と2個持っていたのを、事業用だけにしたのです。

会社員時代から使ってきた5年間くらい使用の個人用の財布が角が傷んできたことをきっかけに、この際事業用だけにしようと決めました。

そもそも財布が2つあることが間違いの原因を作っているわけで、その解消になるからです。

とはいえ、その分1つ注意するべきことが出てきます。

それは、個人用に現金で購入のものも計上をすることになります。

すでにクレジットカード支払いをしたものは、個人用の購入の分をクレジット引落日に、集計した合計金額1本で、

50,000 事業主貸  ※〇月分事業外費用(総合計) 支払 〇〇カード:〇〇銀行

                                普通預金 50,000

と仕訳計上をしてきました。

クレジットの場合は、クレジットの明細に掲載されることが個人の分でも証明になり(引落日にレシートともチェックしてすべての明細を調べています)、割と楽な作業ですが、財布を1本化した現金は、その都度になります。

それをまとめてとなると、現金のコンスタントなチェックが難しくなり、やはり、都度計上していくというのが良いです。

そうなると、じゃあ現金支出のその根拠は。。。となった時に、たとえ、おにぎり1個でもレシートが必要になると思います。

そんな時、仕訳は、

100 事業主貸 ※おにぎり1個 〇〇屋 現金 100

という計上です。この計上をするにあたって、レシートはやはり必要なのではないでしょうか。

クレジットの1個ずつの明細と同じことです。

同じような金額で比較してみると、蛍光ペンを購入した時は、事業用の意向で購入しますので、

100 消耗品費 ※コンビニ〇〇店 現金 100

と借方の科目が事業用の経費に該当する科目になりますが、おにぎりの場合は、全く経費には認められない個人の費用なので、

100 事業主貸 ※おにぎり1個 〇〇屋 現金 100

と「事業主貸」科目を使用して、経費でないことを表示します。

事業内にも、「福利厚生費」というのがありますが、よほど会社でも福利厚生費を使用するには、大人数でみんなで食べることをしない限り認められないので、ただお昼ご飯を食べただけの個人的な費用は経費にはならないのです。

会社や事業をしていれば、ほとんどすべてを経費にできる的な考え方というのは、実は、「間違い」です。

個人事業主が購入する¥100周辺のもの:上は事業用の経費になるので、「消耗品費」、下は、個人用のご飯なので、「事業主貸」。同じ事業用の財布からの支出でも、上下で大きな違いがあるという点が、事業用、事業外の違いです。ただ、現金の出どころは事業用の現金でまかなったので、おにぎりも、計上には登場してくるわけです。この辺りが、「計上をする」ということと「経費にする」ということを混同してはいけない重要なポイントになります。

あとがき

こうして、事業用のお財布1本でやっていくということは、今までよくあったお釣を入れ間違えて差異が出ていることに少しの間気づかないといったことは回避できますが、その反面、ちょっとしたお菓子でも計上することになるのです。

けれども、その辺りは前向きにとらえています。

余計な衝動買いをしなくなるのではないか。。。

そんなことを期待しています。

どのみち、事業に専念していくと決断した上での個人事業主ライフですので、できるだけ現金も事業に投資していく方向であるということの見やすい例になると思っています。

<経理>デジタル保存を実際にやってみた3種の例とその実感を語る【853】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

2022年1月1日からスタートの仕訳の証憑のデジタル保存が開始されました。

私もこの1週間ですでにいくつかのお取引があり計上する準備をするためにスクショとかスキャンをしてパソコンのフォルダーにストックしておくところまではしておいたのです。

その続きとして、実際に計上していって、デジタル保存をするという体験をしました。

今回は、実際に私が計上したデジタル保存の例を3つほどご紹介したいと思います。

同じケースの方などとは是非共有できたらと思います。

デジタル保存例:①お店のレシート

これは経費では誰でもあるケースではないかと思います。

お店のレシートを持ち帰り、スマホでパシャリと写メして、パソコンへ送っておきます。

この辺りは、直接スマホ内にストックの方もいらっしゃるかもしれませんが、私はパソコン派なので、いったんパソコンへ送っておきます。

そして、その書類にタイトルを付け直して、経理ソフトへ計上して、証憑の写真をアップロードです。

ここで、私が疑問なのが、このシートにタイトルを付け直しが正当なのかどうかです。

元は、日にちなどの数字だけが並んだものですが、内容が分かりにくいので写メのタイトルを日付、金額、大まかな一言の内容とこと3つで設定し直しているのです。

これを経理ソフト会社さんへ質問しようと思っています。

そうでないと、いったん実行待ちでのストックのものもあるので、タイトルは分かりやすく扱いやすい用に変えたいのが本音(^_^;)。。。

質問した後には、ここへ記事を書き加えますね↓。

■Q:デジタル証憑の保存上のシート名をデフォルトから書き換えても良いのか

■A:日付、金額、取引先の3つを盛り込んだタイトル名に書き換えて分かるようにするのが良い

そして、経理ソフトへ入力して、上の写真を1計上ごとに用意されているBOXへアップロードしておきます。

この作業で、どうも「タイムスタンプ」と同等の証になるようです。

デジタル保存例:②メールのやりとり

私の場合、お客様とのメールのやり取りの中で、請求書のような金額表示を盛り込みますので、メールが証憑となることがあります。

以前は、スクショをとって、エクセルに貼り付けて印刷していましたが、紙のアウトプットがなくなるわけで、そのスクショの段階でストップ。

それ以上しなくてよいということになります。

この場合、メールでのスクショ1つと、実際の入金の画面のスクショ1つで合計2つのスクショで1つの仕訳に該当しますので、2つの証憑を経理ソフトにアップロードすることをしていたのですが。。。

ところで、YOUTUBEの概要欄にも後に記載させていただきましたが、税務署様へのお電話で問い合わせを後日致しまして、このことが【不可】という回答をいただきました。

とっても厳しく、悩みました。

メール1つ1つのデジタル保存をパソコンへ取り込むことが困難で、結局現在は、メール自体の保存箱にタイトルを付けて、分かるように保存する運びとなりました。

これでもデジタル保存で間違いはないので、スクショとは大きな違いとなります。

スクショダメなんですね(大汗)。

デジタル保存例:③ダウンロード機能のない利用明細

電気代がこれにあたりまして、ダウンロードボタンは特に設置されていないようでした。

こういった場合、画面にできるだけ必要な情報がちゃんと枠に入った状態でスクショを1枚撮りました。

細かい縁の方が入らなかったりしましたが、おそらくそういったふうに設定されていないのでしょう。

計上する日付、金額などはもちろん、その他重要な情報である使用料の合計などが枠に入って入れば良しとしました。

そして、そのスクショを経理ソフトへ計上と共にアップロードしました。

と、以上、3種ほどの特徴あるデジタル保存例をすでにここ1週間で経験しました。

まだ未経験なのが、ダウンロード型です。

ダウンロード型は、amazonなどの品物に添付されないタイプのサイトなどが該当しますし、当HPのサーバーのXサーバーさんもダウンロード型ですので、もう少し先になるとその作業がある予定です。

そうした時に、ダウンロード型は、その内容などの修正や手を加えることが禁止です。

そのまま利用ということが義務づけられているみたいです。

当然と言えば当然ですね。

その場合も、ダウンロードした時のシートのタイトルを分かるように書き換えて良いのかが疑問です。

これは早く経理ソフトの会社さんへ聞かねば。

今日は、土曜日で、土日はチャットの質問がAIさんなんですね。

AIさんだと複雑な文言が認識できないようで、今もやってみましたが、答えがうまく得られませんでした。

月曜日にでも人間さんのチャットでお問合せしようと思っています。

ペーパレスの悩みも生まれる

デジタル保存を体験してみて、うーんと悩む部分は、仕方がないことなのですが、いったんパソコンにストックしておかねばならない短い期間があるものが複数重なるということです。

たとえば売掛金の請求書などは、発行から入金までの間の期間があります。

その間以前の紙ベースであれば、ふせんを付けて、入金待ちなどの印をしていましたので、同じことをデジタルでも行うことになります。

また、クレジットカードの引き落としの場合も、発生の時に付箋を付けて、同じ書類に、引落の時も仕訳を記載して同じ証憑を2度、日にちをまたいで使っていたのです。

それをデジタルの場合に果たしてうまくできるのか。。。

やるしかありませんが、やってみないと分からないという現在の時点では、悩みや不安となっています。

私のイメージは、未払金、売掛金、買掛金など、〇〇金という科目を使うものは、顚末として、必ず、最終的には取消の仕訳が起こるという前提で、何か引落日のふせんに似た印を示したいものです。

それが、現在は機能のない、経理ソフトさんが設置されている準備中の欄がそういったものなのか。。。

なんて思っています。

もし、そうでないとしたら、私の案としては、摘要欄に発生の計上時にクレジットの引落日を記載しておいて、摘要欄検索で集めて、クレジット引落日の計上時にその集まりを見ながら順に計上していくという方法です。

あとがき

先日もブログに書きましたが、慣れないので逆に今までより大変な感じもしますが、私は実は、紙の多さにうんざりしていて、今後どうなってしまうのかという心配がありました。

それが、一気に大変革でペーパーレスになるということで、ボリューミーな紙の山が2021年度で終了するかと思うととても嬉しいです。

<経理>経理事務の現金照合作業、誤差があった場合の原因例【671】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

出来事が起こったホヤホヤのタイムリーな記録となります。

個人事業主は経理作業があります。5日に1度ほど、誤差が出やすい現金の財布の中身の実際と計上した帳簿上の現金の残高を合わせています。

5日に一度ほどのコンスタントさでないと、原因が分かりにくく迷宮入りしてしまうので、このまめさは1つポイントになるかもしれません。

そこまで対策していたにもかかわらず、ここ最近10日間程帳簿上の現金勘定の残高と、実際の事業用の財布の中身の現金に¥360の誤差が生まれていました。

実際の現金の方が¥360不足という状態です。つまり、計上が¥360多いという言い方もできます。

さて、この原因を解決できたので、その原因が何であったかの記録とともに、現金の誤差の原因のパターンの1つとしてご参考になって、いち早い解決にお役立ていただければと思い記録として、この記事を書きます(^-^)。

原因は、会計ソフトへの金額の入力ミス、1シートに複数レシートを貼ったケース

結論から、最初にお伝えしますと、原因は、1つの用紙に細かいレシートを2段に貼って、2本の計上をする際に、金額が、¥580と¥940だったのを、両方とも、¥580となぜか入力していたことです。

この940-580=360という値が誤差と一致していますね。

計上金額が¥360分不足だったために財布よりも計上の方が足りなく、実際は財布が合っていたということです。

そして、会計ソフトに入力の金額の片方を¥940へ修正することで、合致。

10日ぶりに現金照合がぴたりと合いました(^o^)丿。

今回の事からの教訓、「簡単に調整作業をするものではない」

やはり、誤差というのもちゃんとこういった原因が判明すると、必ず何か理由がひそんでいるわけです。

よく、「調整」ということで、一定の期間調べても原因が分からない場合に、誤差として記録して、調整してしまうことがありますが、これは望ましくないですね。

例えば今回の場合に、¥360の調整をしてしまって、現金をぴったりにすることで無理矢理合致させたとしても、結局、原因が帳簿入力の金額ミスなので、帳簿入力が間違ったままになるのです。

これは大変怖いことです。

そう考えると、できるだけその月いっぱいは粘って原因を追究することです。

今回発見したことに効果を発揮した作業は、経理事務としては当たり前に行われることですが、現金の帳簿をダウンロードして、その明細1つ1つと、実際の証憑(エビデンス)を見直したことでした。

この作業の途中で、先ほどの¥940と¥580のところへたどり着きました。帳簿が ¥580,¥580なのに、レシートが¥580、¥940だった数字の並びの違和感で発見されました。

あとがき

やはり現金は誤差が出やすいです。

それは、物品だからですね。

細かい小銭がバラバラと散財し、お札が幾種類かに渡り、アイテム数が非常に多いのが現金。

その反対に、間違いも探しやすいのが、クレジットカード。

万が一、計上時に、今回のように金額を間違えても、引落の時に、もう一度振替の計上をするという2段階の計上を踏むので、その引落の時の金額の不一致で必ず間違いが見つかります。

できるだけ現金を最小限にというのは1つこれも誤差が出にくいポイントです。

それをしていた私でしたが、それでも今回のような誤差が出るものなので、よほど慎重に日々まめにチェックしたりする意識が重要です。