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まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

「本物志向のレンタルジュエリー」という名のレンタル事業をさせていただいております。

ジュエリーの中には、まっさらに綺麗でも「古物」も紛れ込むことがあり、「古物商」の免許と共に「古物台帳」を作成しています。

そして、経理部門の「棚卸資産表」についても「古物台帳」と並行した動きをします。

決算時に一気にまとめて振り返って入力するなどという古風なことは行わず、動きがあったそのリアルタイムの期中に「棚卸資産表」にダイレクトに入力。

決算時には、12/31時点の状態を確認チェックするのみで良いということ、つまり都度入力した表の「今期末在庫」の欄の合否をチェックしながら完成させるのみ。

このやり方に行き着いたことが、効率的であるというお話を以前のブログ記事の【901】でお伝えしました。

このたびは、実際に「棚卸資産表」の中のリアルタイム入力ではカギとなる、「今期内処理」にどのような事柄を入力しているのかということを中心に、実際の表をご紹介したいと思います。

数字は入らないのであしからず<m(__)m>。

期末・翌年頭に使う多忙な決算時の労力を極力減らした「棚卸資産表」へのリアルタイム入力、「今期内処理」に入力する事柄は何か

「棚卸資産表」が1つのソフトになっている場合は、おのずとその作りがリアルタイムになります。

エクセルで「棚卸資産表」を作り続けているのですが、都度入力をすれば結局これも同じことではあるのです。

「棚卸資産表」の種類を分かりやすいように事業活動別に分けています。

1）ハンドメイドバッグの製品・2）ハンドメイドバッグの材料・3）レンタルジュエリーの商品。

この中で、このたびは、3）レンタルジュエリーの商品の「棚卸資産表」を例としましてピックアップします。

この中で、「今期内処理」という覧がありますが、「商品」に対して何らかの事象があった時にこれを呼び出し、日付の記録と共に入力しています。

例えば、「8/28仕入：￥10,000」などと金額も掲載。

その他を含め、今期内処理に入力するものとしましては、

①「売却のみ」：前期に在庫だったが今期内に売却をして、今期末には在庫ではなくなるもの。

②「仕入と売却両方」「前期に在庫ではなかったものを今期内に新たな仕入をしたのだが、早くも今期内で売却してしまい、今期末に在庫ではないもの。

③「仕入のみ」：前期に在庫ではなかったものを新たな仕入をして、今期末に在庫になるもの。

④「在庫継続」前期に在庫だったものを今期内処理は特になく、今期末にも引き続き在庫のもの

この①-④の4種が主な状態であり、どれかに必ず該当します。

実際の活動の中では、実は②が過去にありまして、仕入と売却の2つの記録をここに並べて記載。

「何をやってるの！？」と自問自答しておりますから(^_^;)。

その後手にした後の判断でどうしてもボツになったケースだったからで、腑に落ちない品物はこうして早々と売却してしまうケースも過去にはありました。

とはいえ、「売却」など完全に「目減り」そのものですので、そういったことは極力しないよう、かなりその後はうまくいくようになってきました。

1点だけではなく3点のセットにうまくまとまらなければいけませんので、そこが頑張る部分でもあります。

そして、「棚卸資産表」では「レンタルご利用による売上」は、お客様にレンタル中で移動していようが、当方に保管していようが「今期末在庫」であることは変わりないのです。

このレンタルの履歴を「今期内処理」の欄に記録するのかどうかは、今後検討したいと思います。

確かに、掲載すれば12/31時点だけの表に兼ねて、この1年の大枠の動きが分かるような表になるかもしれません。

その場合は、この小さい枠ではどうしようもありませんので、表の形が変わりそうですが。。

エクセルで「棚卸資産表」を作成する場合の注意点、手動ミスで起こる合計金額の計算の狂いにどう気付くか

とにかく、決算仕訳で関連する前期も左側に設置した棚卸仕訳がしやすい表ということになります。

1つ、実体験からの「小ワザ」のようなものをお伝えしたいと思います。

ソフト化した確たるものではないエクセルは、ミスもあるのです。

最初は合計金額を正確な計算式で入れたのに、あちこち移動したりしているうちに計算式が狂うことは多くの方が会社の事務仕事などで経験されているのではないでしょうか。

その場合気付かねばその表を信用して大変なことになてしまいますので、最初から不一致に視覚的に気づく対策をしておくのです。

下の赤いマーカー部分を別で設け、手動で、前期の合計金額を入力しておきます。

この赤い欄は、計算式ではありませんので、どのように移動しようが固定で変わらない確かな数字なのです。

常に計算式の結果と、手動の赤マーカー内の数字が一致していれば計算式は狂っていないと判断。

「確かめ」というワードで前期に申告に一致の棚卸資産額を表現しています。

とにかく在庫だけを拾い上げる表に比べてどうしても縦長になる「棚卸資産表」はかえってストーリー性をおびた分かりやすい表だという解釈

先ほどのお話のように、ストーリーをおびた表にして、前期からのつながりで作って行きますので、期末に在庫だけを拾い上げて単純な1ページほどの表になるものと比べると野暮ったい表になることは否めません。

しかし、これがかえって分かり易さではないかという考えの元このやり方にしたのでした。

拾い上げるだけでは、前期からの流れや、関連付きが分かりにくくなり、突然現れたような数字の羅列に過ぎず意味のない表になってしまうと考えます。

たまたまこの部分が集まると「無し」なのに表になっているという矛盾が起きます。

ただ、これも、ストーリーの1つの姿であると考えると、「具体的で分かりやすい」方を選択した結果なのです。

あとがき

ソフトであるとお部屋が1つ1つ扉が閉められているので、全体を見渡す時には閲覧だけが基本的な構造です。

エクセルは全体を見ながら並べ替えができ、すぐに修正ができるるところが、かえって融通が利く使い勝手の良さもあります。

渾身のこれぞというジュエリーの組み合わせをじっくりしますと、あまり「売却」は起こらなくなるようでした。

増やしていって新しいセットができることの方が多くなると、また今後新しい考え方も生まれるかもしれません。

とりあえずは小規模な範囲内なら、とても身近な「エクセル」というツールで「棚卸資産表」をストレスなく完成できる方法の1つとして、「リアルタイムな入力で使う方法」をこのたびご紹介致しました。

もしも参考になるようなことがあれば。。と思います(^-^)。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

「台帳」と聞くとかつてアパレル業の会社に勤務時代のことを思い出します。

スタイル画を貼り、色の展開が分かるように展開生地が貼られ、それ自体が在庫管理表にもなる冊子作りを経験したことを思い出します。

もう30年も前のことになりますが、思えばすべては紙ベースの時代でした。

2022年現在では、同じ「台帳」と呼ぶものを当事業で取り扱っている現実があります。

それは「古物台帳」と呼ばれるもの。

「レンタルジュエリー」の事業をさせていただいておりますが、その仕入品のジュエリーが中古品のことも多く、古物商の免許が必要であるということからの、免許取得のスタートからまず始めました。

遡ること2020年7月のことです。

古物商の免許は「警察様」の管轄です。

よってホームーページ画面の端っこに店舗地域の「警察」様の記載と共に「古物商番号」が義務付けられているのです。

免許は、個人申請でも可能だったのですが、勘違いによるとんでもないミスの心配があり、「行政書士」様にお願いしました。

結果、ホームページ（ネット）でお取引するには「URLの届け出」が必要で、それが「変更届」にイコールであるということになるということは、「行政書士」様にお世話にならなければ分からなかった知識でした。

最初からネットで行う設定の免許ではないところが勘違いしがちな部分です。

「行政書士」様の探し方は、WEB検索で見つけ、比較的最寄りで、ホームページの内容の良さで決定。

実際に事務所にお越しいただいて委任状等の書類を提出、本書類への記載は「行政書士」様に委託ということです。

思えばコロナ禍真っ只中だったと思います。

こうして、無知の分野は専門性の高い「外注」にお願いする大切さがあると思います。

「変更届」からはもう自分でやっていくことですので、「行政書士」様の助言通りに進めていきまして、「ホームページURL」が「警察」様のホームページの古物商にその後掲載されました。

このたびのお話の古物台帳というのは、その仕入時の詳細とか販売時の詳細をきちんと記入することで、盗難品が出た事件の時に該当のお品であるか否かやその行方の協力のためのものです。

同時に、その入手経路として、どのお店／人物からの入手であったかなどは記録としてはマスト。

ネットで日付を元によく表にしてある例がありますが、古物台帳の書き方は特に形式は決まっていないので、ある程度裁量で好きな形式で記載できる点があります。

とにかく仕入れた事業のジュエリーに関しては、現物写真や正確な価格と共にすべてを古物台帳に記載をしています。

形式が無いとはいえ盛り込むワードは決まっている、「受入：うけいれ」と「払出：はらいだし」を含めた商品のラインナップを軸としたの記帳方法

古物台帳なので表のようなものであると想像しがちですが、そこは、特に決められた形式はないわけで、現在の商品ごとにお部屋を設けたメモやノートのようなものがかえって分かりやすいとそのスタイルを決めました。

ただ、仕入れたときのワードである、「受入：うけいれ」と、売却したりなどの場合のワードである、「払出：はらいだし」という2つはその台帳には登場している必要があり掲載しています。

これが無いと、それに該当する内容が記載してあっても見つけにくいものであり、あえて、この言葉を使うのが必須です。

最初に思い浮かぶ台帳の作り方として、年月日を軸に作るものですが、ここには少し疑問がありました。

保管している期間が長く続くので、商品のラインナップを軸とした形態にまとめています。

エクセルシート1つで商品の番号1つ、下の図では＜1＞-＜4＞です。

まずトップに写真を読み込み、セット写真と、ネックレス・ブレス・リングの写真を並べます。

そして、その下からは、【受入】についての詳細を記載します。

新たに商品のラインナップが完成した場合はここまでですが、その後の動きはこうなります↓。

レンタルをご利用いただいたした時の移動は、会計ソフトの帳簿で把握、2週間で戻りますので、ここには記録は無しです。

ただ、レンタルご利用のお客様の詳細は別のフォルダーで履歴として保管します。

今度は、＜1＞の商品を見直しにより改良し、廃止した際には、「売却」しますので、その時に【払出】になります。

例えば、＜1＞のリングを売却の場合、ここから【受入】の詳細をまるごと切り取り、「廃止」のフォルダーへ移動して貼り付け。

この「廃止」のフォルダーの中の年度別の該当の年度の中に1つのバラバラのアイテムに関して、【受入】と【払出】両方が記載されてその該当リングの記録として残るということです。

確かにこれを後から追跡するには、写真はもちろん残しますが、日付や品物のキーワードが重要になります。

過去には、たくさんの商品の改良や見直しがありましたが、ある程度品物のレベルが整ってきますと、【売却】が滅多に起こらなくなりり、当店に所有しているという状態が圧倒的多数です。

ある一定の時期に一気に「仕入」が起こる際には、この作業も忙しくなります。

ほとんどすべてが、【受入】を記載していくことであり、イコール商品のラインナップの詳細をノートに展開するということになります。

この作業を兼ねて、ホームページへの追加入力もここからコピペして行えますので、「ダイヤモンドのカラット数・幅やリングのサイズ・ストーンの名前・地金の種類・重さ」などが古物台帳にも盛り込まれるということになります。

あとがき

事業形態に見合った分かりやすさを工夫すると良いです。

「3年保管の義務」があるのですが、廃止してもう手元にないものは、【売却】後3年経過するとあまり気にすることはなくなるかもしれませんが、スタート後の3年以上でも得に削除はしていないです。

経理の計上とも大いに重複する資料がありますので、10年くらいはゆうに持っていても何ら負担もないのではないかと。

とにかく目指すべきところは、「ピンポイントで迅速に見つけやすい」という台帳であることではないかと。

まえがき

こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。

2022年1月から「電子帳簿保存法」の本格実施で、現実的にペーパーレスの証憑ストックになってまいりました。

まだ今でも思うことは、結構時間がかかると感じてしまうこと。

写真をスマホで撮影→共有とか、スクリーンショット→ファイルのタイトル名付け→計上など、段階作業がいろいろあり、スクショ後共有ツールも使うようになり、それなりに短縮しているつもりです。

ただ、今までの用紙の山は2021年を最後にぴたりと生産が止まりましたことが非常に助かっています（笑）。

デジタルで保存するのもその保存の内容を検索できるように。。との「国税庁」様からのご通達がありますので、例としてエクセル表で日付とともに明細を網羅することが推奨されています。

実際に「税務署」様へのご質問のお電話をさせていただいた時にもそのようにおっしゃっていましたので、その推奨の通り、エクセル表を2022年1月1日から作り始めています。

1シートで1年度ですので、翌年度からは隣のページにして切り替えるまとめ方です。

このたびは、この検索用のエクセル表が「いち早く検索できる・検索しやすい・見やすいもの」として機能するためにやっていることをご紹介したいと思います。

会計ソフトの採番（自動的に付されるもの）とエクセルの番号（能動的に付すもの）の一致

おそらく多くの方が会計ソフトをご利用だと思います。

こうした、法律で一斉に動き出すような今回のような大きな動きの時には、必ず波に乗らないと後で大変ですので、プロの会計ソフト会社様のお力を借りりながら便乗するのが一番。

「月額」のお支払いをさせていただく対価として、ありがたくその基準を満たすべくアップグレードされた機能を利用させていただけばよいかと。

例えば、タイムスタンプなどの問題は非常に理解しがたい分野ですが、会計ソフトへ入力して、証憑をアップロードしてボックスへ収納するボタン2度ほどのプッシュの作業だけで私達会計ソフトユーザーは良いのです。

自分だけで何とかしようなどとは無謀、会計に長けたプロに月額をお支払いすることでお力を借りることで、安心で悩みが減ります。

ですからどんなに小規模でもどんなにパソコンが苦手でも「個人事業主」様は会計ソフトの導入を是非(^-^)。

さて、その会計ソフトですが、どの会計ソフトも必ず採番が付きます。

1計上に1つ連番で番号が振られます。

この番号を今まではそれほど利用したことはありませんでしたが、いよいよここで出番。

この番号と計上記録のエクセル表の番号を一致させるということをしています。

タイトルを一番上に入れてしまうと、もうすでに1つ番号が既存の一番左とずれてしまいますので、タイトルは「ヘッダー」などで内部に表示。

こんな当たり前のこと。。と思われるでしょう。

実は、実際には、よく入力もれに気付かずに上に詰めてしまったりなどが日常茶飯事なのが現状です。

それだけ人間が能動的に入力していくことの正確さには限界があるのです。

ですから、元ある番号の「行」番号があってもあえて、計上番号を手動入力していることは間違いやミスの確認の証拠にもなり、この使い方に納得しています。

エクセルシートも凝り過ぎてはかえって手間ですので、項目としてはミニマムの「日付・金額・取引先」という、それぞれの証憑のタイトルになっている部分だけの網羅と、最後に「保存手段」を記載、それだけの単純なものです。

「保存手段」というのは、「JPG・メール・PNG・PDF」などのワードを入力するだけです。

これがあることで少し書類の形式を拾いやすいことと、もう1つメールに関して役立っていることがあります↓。

「メール」は生きたまま保存が義務、この避けられない困難さに対してこのように向き合っている

「メール」に関しては、「メール」そのもの「Gooメール」様のサイトの中に保存していますので、その保存場所がほとんどの「会計ソフトへのアップロード」とは別であり特殊なのです。

メールを会計ソフトへのアップロードができませんでしたので、生きたままのメールをそのままメール内のフォルダーに年度ごとに羅列した保存の仕方です。

そんな仲間外れは、見直してメールを保存するやり方を変えれば良いのでは。。と思われるかもしれませんが、メールが都合の良いことがあるのです。

メール保存の種類は、「レンタルジュエリーの計算書」や「ヤマト」様の料金の確定、1年に一度の「ウイルスバスター」「エックスサーバー」の更新です。

当方からの計算書もヤマト様からの料金のお知らせいずれにしても、メールの本文に金額を提示した請求書的性質のものになっているというケース。

メールにPDFで添付などをしないやり方です（添付してもメール保存が結局は必要なはずですのでPDFにする意味がないと考えます）。

お客様が単純で分かりやすいと感じていただけるダイレクトなメッセージであることを重視しているからなのです。

PDFをオープンしなければならないお手間をとらせることになりますから。。

さて、メール以外の証憑はすべて会計ソフトへアップロードしてあるので大半は会計ソフト内にあります。

証憑が2種など複数に渡る場合は、「メール／JPG」などと登場する手段をいずれも記載。

上述の通りメールボックス内に本保存してありますが、それだけでは検索しにくいので、一応メール本文の上の方の部分のみのスクショをとって（メールの日付、時間、本文の内容がスクショ写真に載ります）、その場所へ行きつきやすいよう、PNG（スクショ）の状態で会計ソフト内へも同時に保存しているのです。

実際に後から振り返る時に非常にピンポイントでメールフォルダー内のメールが見つけやすいことを実感です。

あとがき

結局は、本人が分からないと意味がありませんので、自らが短い時間で検索できたものは、第三者も検索しやすいに決まっています。

どう考えても、分かりやすいことが一番だと会社勤めの経理部時代からのスタンスを持っています（勤務先には「正直すぎる」と怒られました）。

「分かりにくいことが良い結果になることなど無い」という考え方がどうしても捨てられないのです(^-^)。