個人事業主がお財布を1つにまとめた時に意識すること-経費でないものでも「計上する」必要性【966】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

これまで、個人事業主がスタートしてからというもの、毎月、クレジットの引落日、末日とその他時々コンスタントに現金の残高を帳簿と合わせて確認の作業をしています。

特にあれこれ外出して現金を使用した時が現金の現物が帳簿と不一致が起こりやすいです。

それだけ、あの細かい現金と名の付く物体がまぎらわしく、管理が大変な物であることを痛感してきました。

できるだけ現金を使わないようにするキャッシュレス化はそういった意味でも余計な調べ作業が少なくなる点では日々の活動に貢献できることだと思います。

現金残高の帳簿との不一致が起こる原因がお釣にあった点からの決断

今まで、記事でもご紹介したことがありましたが、現金の帳簿との不一致の原因は、お釣にあることが多かったです。

記憶をたどると、お釣をコンビニ様が間違えたという件も1度だけありましたが、あれも、今後人間が数えるのではなく、機械がやるようになり始めてきましたね。

人間がやることというのは完璧ではないのです。

そして、私がよくやっていた圧倒的に多かったケースが、事業用の財布からの支払いのお釣を個人の方の財布へうっかりと入れてしまったということ。

財布は事業用の物を出しているにもかかわらずお釣を個人用の財布へ入れるなんて、いつ財布を取り出したのかなどほぼ無意識の時に起こったようです(^_^;)。

この頻度の多さから、いよいよ、ここ最近やっとなのですが、財布を事業用のみに1本化するということを決断。

今まで、事業用の財布と個人用の財布と2個持っていたのを、事業用だけにしたのです。

会社員時代から使ってきた5年間くらい使用の個人用の財布が角が傷んできたことをきっかけに、この際事業用だけにしようと決めました。

そもそも財布が2つあることが間違いの原因を作っているわけで、その解消になるからです。

とはいえ、その分1つ注意するべきことが出てきます。

それは、個人用に現金で購入のものも計上をすることになります。

すでにクレジットカード支払いをしたものは、個人用の購入の分をクレジット引落日に、集計した合計金額1本で、

50,000 事業主貸  ※〇月分事業外費用(総合計) 支払 〇〇カード:〇〇銀行

                                普通預金 50,000

と仕訳計上をしてきました。

クレジットの場合は、クレジットの明細に掲載されることが個人の分でも証明になり(引落日にレシートともチェックしてすべての明細を調べています)、割と楽な作業ですが、財布を1本化した現金は、その都度になります。

それをまとめてとなると、現金のコンスタントなチェックが難しくなり、やはり、都度計上していくというのが良いです。

そうなると、じゃあ現金支出のその根拠は。。。となった時に、たとえ、おにぎり1個でもレシートが必要になると思います。

そんな時、仕訳は、

100 事業主貸 ※おにぎり1個 〇〇屋 現金 100

という計上です。この計上をするにあたって、レシートはやはり必要なのではないでしょうか。

クレジットの1個ずつの明細と同じことです。

同じような金額で比較してみると、蛍光ペンを購入した時は、事業用の意向で購入しますので、

100 消耗品費 ※コンビニ〇〇店 現金 100

と借方の科目が事業用の経費に該当する科目になりますが、おにぎりの場合は、全く経費には認められない個人の費用なので、

100 事業主貸 ※おにぎり1個 〇〇屋 現金 100

と「事業主貸」科目を使用して、経費でないことを表示します。

事業内にも、「福利厚生費」というのがありますが、よほど会社でも福利厚生費を使用するには、大人数でみんなで食べることをしない限り認められないので、ただお昼ご飯を食べただけの個人的な費用は経費にはならないのです。

会社や事業をしていれば、ほとんどすべてを経費にできる的な考え方というのは、実は、「間違い」です。

個人事業主が購入する¥100周辺のもの:上は事業用の経費になるので、「消耗品費」、下は、個人用のご飯なので、「事業主貸」。同じ事業用の財布からの支出でも、上下で大きな違いがあるという点が、事業用、事業外の違いです。ただ、現金の出どころは事業用の現金でまかなったので、おにぎりも、計上には登場してくるわけです。この辺りが、「計上をする」ということと「経費にする」ということを混同してはいけない重要なポイントになります。

あとがき

こうして、事業用のお財布1本でやっていくということは、今までよくあったお釣を入れ間違えて差異が出ていることに少しの間気づかないといったことは回避できますが、その反面、ちょっとしたお菓子でも計上することになるのです。

けれども、その辺りは前向きにとらえています。

余計な衝動買いをしなくなるのではないか。。。

そんなことを期待しています。

どのみち、事業に専念していくと決断した上での個人事業主ライフですので、できるだけ現金も事業に投資していく方向であるということの見やすい例になると思っています。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

本物志向のレンタルジュエリーこちら。

ハンドメイドバッグは、creemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

creemaこちら。

<経理>クレジットカード引落日の計上にも発生時と同じエビデンスを共有して附随する件【876】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

デジタル帳簿保存法の改正が施行されて約1か月経過しました。

まず思うことは、すごく負担が少なくなりました。

紙ですべて保存することの大変さとずっしりと重いその実物の重さだけではなく、気持ちの面でも置き場所の悩みとか用紙やインクの頻繁な購入、いろいろずっしりとした重い気持ちがあったので、それが解消されました。

インクのなくなるスピードがすごく落ちて驚いでいるところです。

さて、1か月新しい決まりのもと、いろいろお問合せをしながらやってきましたが、すごく前よりもスピーディーに作業できます。

紙ベースの場合は、ある程度1日の中でも少しためて、夜に一気にまとめてやった方が印刷などの手間が省けるようなところがありました。

しかし、デジタル保存の場合、少しずつやっても、まとめてやってもほぼ同じスピードなので、リアルタイムに、ちょこちょこ計上しやすくなりました。

クレジットカードの引落日に起きた疑問とその解決

多くの人がこのように仕分けするかと思いますが、クレジット支払の場合時間をおいて2つの仕訳があります。

まずは、購入時。

消耗品費 - 未払金

そして、クレジットカード引落日。

未払金 - 普通預金

この少し期間を隔てた2つの仕訳が関連した1つのセットになっているのです。

それで、今回のデジタル保存の場合に、購入時の仕訳時に保存したお買い物の明細や納品書が、証憑です。

それをクレジットカードの引き落とし日にも共有して同じ証憑を附随するのかどうかというのが疑問でした。

引落日にはクレジットカードの明細表があれば分かるのではないかなども考えられるのでどうなのかなあと思い、税務署さんへ質問のお電話をさせていただきました。

その回答は、あるのがやはり分かるので、引落日にも購入時と同じ証憑を共有して保存する必要があるということです。

紙の時は、同じ1枚の納品書に左右で仕訳を記入していたのです。

左には発生時の日付と仕訳、右側には、引落日の日付と仕訳というように。

それがデジタルになると同じものを2つ会計ソフトの中に保存することになるのです。

しかし、それが正解ということのようで、私も自分自身がその方が安心で分かりやすいです。

ということで、クレジット引落日の疑問を感じた翌日に解決したというエピソードでした。

YOUTUBE動画は、前日にアップさせていただいておりますので、動画内では、まだ疑問のままになっています。

翌日解決後、概要欄へ記載するとともに、当ブログで初めてその後の答えを記載しましたので、そんな感じで動画をご覧いただきますと良いかと思います(^-^)。

あとがき

タイムスタンプということが聞きなれない言葉ではありますが、会計ソフトを使っていれば、会計ソフトの会社さんがタイムスタンプ機能を設けてくれているので安心です。

結局、会計ソフトを使うことへの移行というのが一番まずはベースにした方が対処しやすいです。

個人事業主は特にそれが良いです。自分でタイムスタンプなんて簡単にできるものではないかと思います。

会社独自のシステムというのは、他の人との共有が社員しかできませんので、社員の人数が多い所ならいろんな意見が聞けます。

しかし、個人事業主の場合は、クラウド型の方が、見知らぬ他の人とも共通なので、場合によっては、同じ物を使っている人に聞いたりもできます。

なかなか周りに聞く人がごろごろいない個人事業主は、クラウドタイプの会計ソフトさんが良いかと思います。

会計ソフトの画面内のチャットボットさんにもすぐにその場で聞けますしね(^-^)。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

本物志向のレンタルジュエリーこちら。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

ヤフオクこちら。

creemaこちら。

<経理>デジタル保存を実際にやってみた3種の例とその実感を語る【853】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

2022年1月1日からスタートの仕訳の証憑のデジタル保存が開始されました。

私もこの1週間ですでにいくつかのお取引があり計上する準備をするためにスクショとかスキャンをしてパソコンのフォルダーにストックしておくところまではしておいたのです。

その続きとして、実際に計上していって、デジタル保存をするという体験をしました。

今回は、実際に私が計上したデジタル保存の例を3つほどご紹介したいと思います。

同じケースの方などとは是非共有できたらと思います。

デジタル保存例:①お店のレシート

これは経費では誰でもあるケースではないかと思います。

お店のレシートを持ち帰り、スマホでパシャリと写メして、パソコンへ送っておきます。

この辺りは、直接スマホ内にストックの方もいらっしゃるかもしれませんが、私はパソコン派なので、いったんパソコンへ送っておきます。

そして、その書類にタイトルを付け直して、経理ソフトへ計上して、証憑の写真をアップロードです。

ここで、私が疑問なのが、このシートにタイトルを付け直しが正当なのかどうかです。

元は、日にちなどの数字だけが並んだものですが、内容が分かりにくいので写メのタイトルを日付、金額、大まかな一言の内容とこと3つで設定し直しているのです。

これを経理ソフト会社さんへ質問しようと思っています。

そうでないと、いったん実行待ちでのストックのものもあるので、タイトルは分かりやすく扱いやすい用に変えたいのが本音(^_^;)。。。

質問した後には、ここへ記事を書き加えますね↓。

■Q:デジタル証憑の保存上のシート名をデフォルトから書き換えても良いのか

■A:日付、金額、取引先の3つを盛り込んだタイトル名に書き換えて分かるようにするのが良い

そして、経理ソフトへ入力して、上の写真を1計上ごとに用意されているBOXへアップロードしておきます。

この作業で、どうも「タイムスタンプ」と同等の証になるようです。

デジタル保存例:②メールのやりとり

私の場合、お客様とのメールのやり取りの中で、請求書のような金額表示を盛り込みますので、メールが証憑となることがあります。

以前は、スクショをとって、エクセルに貼り付けて印刷していましたが、紙のアウトプットがなくなるわけで、そのスクショの段階でストップ。

それ以上しなくてよいということになります。

この場合、メールでのスクショ1つと、実際の入金の画面のスクショ1つで合計2つのスクショで1つの仕訳に該当しますので、2つの証憑を経理ソフトにアップロードすることをしていたのですが。。。

ところで、YOUTUBEの概要欄にも後に記載させていただきましたが、税務署様へのお電話で問い合わせを後日致しまして、このことが【不可】という回答をいただきました。

とっても厳しく、悩みました。

メール1つ1つのデジタル保存をパソコンへ取り込むことが困難で、結局現在は、メール自体の保存箱にタイトルを付けて、分かるように保存する運びとなりました。

これでもデジタル保存で間違いはないので、スクショとは大きな違いとなります。

スクショダメなんですね(大汗)。

デジタル保存例:③ダウンロード機能のない利用明細

電気代がこれにあたりまして、ダウンロードボタンは特に設置されていないようでした。

こういった場合、画面にできるだけ必要な情報がちゃんと枠に入った状態でスクショを1枚撮りました。

細かい縁の方が入らなかったりしましたが、おそらくそういったふうに設定されていないのでしょう。

計上する日付、金額などはもちろん、その他重要な情報である使用料の合計などが枠に入って入れば良しとしました。

そして、そのスクショを経理ソフトへ計上と共にアップロードしました。

と、以上、3種ほどの特徴あるデジタル保存例をすでにここ1週間で経験しました。

まだ未経験なのが、ダウンロード型です。

ダウンロード型は、amazonなどの品物に添付されないタイプのサイトなどが該当しますし、当HPのサーバーのXサーバーさんもダウンロード型ですので、もう少し先になるとその作業がある予定です。

そうした時に、ダウンロード型は、その内容などの修正や手を加えることが禁止です。

そのまま利用ということが義務づけられているみたいです。

当然と言えば当然ですね。

その場合も、ダウンロードした時のシートのタイトルを分かるように書き換えて良いのかが疑問です。

これは早く経理ソフトの会社さんへ聞かねば。

今日は、土曜日で、土日はチャットの質問がAIさんなんですね。

AIさんだと複雑な文言が認識できないようで、今もやってみましたが、答えがうまく得られませんでした。

月曜日にでも人間さんのチャットでお問合せしようと思っています。

ペーパレスの悩みも生まれる

デジタル保存を体験してみて、うーんと悩む部分は、仕方がないことなのですが、いったんパソコンにストックしておかねばならない短い期間があるものが複数重なるということです。

たとえば売掛金の請求書などは、発行から入金までの間の期間があります。

その間以前の紙ベースであれば、ふせんを付けて、入金待ちなどの印をしていましたので、同じことをデジタルでも行うことになります。

また、クレジットカードの引き落としの場合も、発生の時に付箋を付けて、同じ書類に、引落の時も仕訳を記載して同じ証憑を2度、日にちをまたいで使っていたのです。

それをデジタルの場合に果たしてうまくできるのか。。。

やるしかありませんが、やってみないと分からないという現在の時点では、悩みや不安となっています。

私のイメージは、未払金、売掛金、買掛金など、〇〇金という科目を使うものは、顚末として、必ず、最終的には取消の仕訳が起こるという前提で、何か引落日のふせんに似た印を示したいものです。

それが、現在は機能のない、経理ソフトさんが設置されている準備中の欄がそういったものなのか。。。

なんて思っています。

もし、そうでないとしたら、私の案としては、摘要欄に発生の計上時にクレジットの引落日を記載しておいて、摘要欄検索で集めて、クレジット引落日の計上時にその集まりを見ながら順に計上していくという方法です。

あとがき

先日もブログに書きましたが、慣れないので逆に今までより大変な感じもしますが、私は実は、紙の多さにうんざりしていて、今後どうなってしまうのかという心配がありました。

それが、一気に大変革でペーパーレスになるということで、ボリューミーな紙の山が2021年度で終了するかと思うととても嬉しいです。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

本物志向のレンタルジュエリーこちら。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

ヤフオクこちら。

creemaこちら。

<経理>2022年1月1日スタートの経理書類のデジタル保存についての心得【848】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

2022年1月1日からの経理の計上は、エビデンス=証憑(しょうひょう)がデジタルで必要であるという法律がいよいよスタート。

実感としては、現在1月4日午後ではありますが、もやっとしたものになります。

自分なりには、要するに、会計ソフトのアップロード覧が設けられたそのお部屋にスクショなどをした領収書や納品書、請求書のオリジナルの写真をアップして保管しておけばよいのだね。。。という解釈をしています。

根本的な解決策はたった1つ、会計ソフトを導入すればよい

とても単純ではありますが、今まで自作エクセルや、紙ベースで行っていた人は、とにかく会計ソフトを導入して、あとは、会計ソフトの会社さんに質問をしていけばよいというのが私の中では最も安全で正確な解決策であると思っています。

すでに私は、2018年個人事業主スタート時から会計ソフトの「マネーフォワードクラウド」様にお世話になっております。

それでも、会計ソフトへの入力時に並行して、紙ベースも仕訳を記載したり、内容の説明を記述したりして、A4の用紙が証憑として常にベースとなっての保管をしてきたので、かなり大きな変革になります。

結構深さのある箱にたくさんの用紙がぎっしり。すべてが証憑の集まりで、上から古い日付順です。末尾の書類(最新のもの)を見る時は、よいしょっとひっくり返して見て、その後、そのまま底であった部分を蓋にして閉じていました。この作業がなくなるということは大変革。ボリュームある書類の山がここで終了となるわけです。

今までの7年間保存の代りが、デジタル保存義務になるので、紙ベースのストックが突然2021年1月1日の計上からなくなるということですね。

デジタル保存の方法などについて

いきなり紙がなくなることが、まだ何か違和感を感じてしょうがないです。

これもいずれ慣れていくのでしょうね。

<デジタル保存の例>

例えば、本日、2021.01.04に、合計請求書の発送にコンビニで切手を購入して発送する作業があります。

まず、¥84の切手を1枚購入のレシート。これを写メします。

そして、それを会計ソフトさんが年末までに設けてくださった証憑添付の欄にアップロードするということです。

そして、そのレシートを見ながら、直接仕訳計上をソフトへ入力。 

84 通信費    合計請求書発送用切手x1枚購入 ファミリーマート〇〇店  現金 84

といったような感じです。

これを、今まで私は、まず、レシートをA4の用紙にのりで貼って、マーカーで税込み金額と日付の下辺をマークし、横に摘要と同じ内容を手で書いていました。

そして、この仕訳も日付と共に右下に書いていました。それを見ながら経理ソフトへ入力していたのです。

そうすることで、何か間違い入力があった時などに元のものとしてA4用紙に綴られたレシートなどと見比べたりしていたのです。

ただ、これもかなりやっていることが重複しているので、作業としては1つだけということに今後はなるのですね。

ここで思うのは、摘要欄の説明がかなり重要なポジションですね。

万が一科目を間違えたり、勘違いの場合、この摘要から今一度考え直しのヒントが見つかったりするかもしれないので、その仕訳をするにあたって「シーン」が思い浮かびやすいような摘要の書き方というものも重要になるかもしれません。

証憑を会計ソフトにアップロードした後は、もうパソコン内に証憑のスクショなどを保管しておく必要がないと思うのか、1年後の確定申告までは保管しておくのか。。。その辺りも個人の裁量ですね。

1年分くらいは、パソコンに分かりやすく日付別にストーレッジを設けて、保管しておくのが何かあった時に、慌てなくて良いのかも。

その結果必要ないなあと思えば、もう翌年からは都度都度で消してゴミ箱に捨ててしまって良いのかな。

そんなあたりを会計ソフトさんへ質問している最中です。

何分、突然の変革で私もかなり驚いております(^_^;)。

タイムスタンプ

こういうデジタルの場合、ズルや不正の解消という対策かで、「タイムスタンプ」というものが義務付けられています。

このタイムスタンプが実際に視覚的にはどんなものなのか、あまりよくわからなかったのですが、結局、会計ソフトを導入していれば、会計ソフトさんが作ってくれた証憑の保管のところにエビデンスの写真が入っていればそれがタイムスタンプの代替になるか、タイムスタンプを実行してくれたことになるのかでこのタイムスタンプ問題は解決できます。

とにかく会計ソフトに1仕訳に1つずつ必ず証憑をアップロードして添付しておけば問題ないようです。

あとがき

今回の、大きな変革は、実は、法的には、その途中でいくつか段階を踏んで行き着いたようで、多くの人がちゃんと納得できるような、後追い計上であっても有効な長めの期限を設けたりに改正されている結果のようです。

今日明日でなくても、忘れていた計上を1年後にも追加できるようなタイムスタンプの有効期限もあるようです(実際は2年かと)。

いよいよ本格的に、クラウドの世界に入っていくのではないかと感じています。

私としては最初の写真のように、今後の書類の山がとても不安であったので、その点が良いタイミングで解決してもらえました。

なかなか有難いです。

1年に何度も購入した500枚入りのA4コピー用紙、ブラックとカラーだけのインクカートリッジ2個を何度もセットで購入してきた今までを思うと、今後かなり経費が抑えられるかと思います。

インクカートリッジもプリンターを長持ちさせたいので、純正を購入していましたので、2個で¥5,000以上です(これでもネットでは一番お買い得のお店で購入しています)。

私としては、あまりにも今まで、今回の法改正に関しては、アンテナをはりめぐらせていなかったので、とても驚きました。

が、結局は、今まで自分が丁寧にやってきたことの重複部分の省略と、よりスピーディーに分かりやすく計上していけるチャンスであるととらえました。

その中でも何か自分なりの工夫が生まれれば、個人事業主ならではの経理の手法の一例として、また記事にアップしてまいりますね。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

本物志向のレンタルジュエリーこちら。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

ヤフオクこちら。

creemaこちら。

これがモットー、今日の仕事を終えるタイミングの時【743】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

テリーヌ:ビジネスバッグとしてデザインを考えたものです。

こちらの商品を昨日ご購入いただきました。ご購入者様、よくぞ見つけてくださいました。どうもありがとうございました(^o^)丿。

今回は、仕事に関するお話です。

私の場合、1日の仕事の時間はどちらかというと長めです。

もちろん長ければ良いというものでもありません。

今回は、この長くも短くも、仕事の区切り目として、今日の仕事を終了できるタイミングを一つの例としてお伝えしたいと思います。

明日への見通しなる道筋が見えた時がポイント

なかなか写真などで表示するこの難しい話題です。

心持ちのようなことなので、ふと気づいたらそうであったと思ったような日常の何気ないことの1つです。

以前、勤務先の経理のお仕事で、¥109というわずかな金額が合わず、なぜなのかの原因を突き止めるために時間をかけたことがあります。

その時は随分夜遅くなってしまいました。

その日は、とても印象に残っていますが、解決できずに時間がまずい域に達してやむなく切り上げました。

ただ、その切り上げ方も、その場での自分の考え方を心の中でまとめ、いくつかの食い違いの原因の予想を立てるということだけは考えて、終了しました。

心の中では、お客様が入金金額を間違えられたものだったのですが、その間違えるには別の原因もあったからで、簡単に説明がしにくいものでした。

そんな苦いエピソードが経理の仕事の中で今でも印象に残る体験です。

とても重っ苦しい心持ちでした。

しかし、それでも、本をバンッと閉じるようにやめるのではなくて、メモを残したり、何かしらの明日、その続きをリフレッシュした時間をおいたその後で再び考えてみることにつなげる今日の間にできることとしては、納得して終えました。

そんな体験もあって、次の日に問題をそのまま持ち越すことをしないということは大切だということを痛感。

そう言えば、「今日できることを明日に延ばすな」は、はビジネスにおいても、よく聞くことでした。

実際、今日どうしようもなかった状況というこのエピソードのようなこともあります。

そんな場合、明日へのわずかな何かしらの一歩が今日の内に行っておけることというのは必ずあります。

これがなぜ大切かというのが、進歩とか発展のためだと思っています。

事業は必ず前に進み、何かしら少しずつでも発展していくべきものだと思います。

そうしますと、今日は完全に解決できなくても、明日への何かの道筋をつけることができた時点で終わるというのが、明日、気持ちよく楽しく仕事が昨日よりも一歩踏み出してして行けることにつながるようです。

そうして、明日ならではの新しい状況や気持ちの中で前日からの件を解決なり、継続なりしていきます。

この、当日の内に見通しを立てるまでのことをしておくというのがモットーとなる部分です。

少しずれますが、誤差のエピソードの結末やいかに。。

エピソードのその後の結末ですが、私が退職させていただく時に、これが他の人からにはとても分かりにくい件だったので、私の責任において、特別な「端数調整」として、計上して解決させていただきました。

売掛金だったのですが、お客様が入金金額を間違えられたというのが私の解明でしたが、複雑すぎて、説明のしようがないようなことであることと、お客様がそれをゆずられませんでしたので、こちらで処理という形をとりました。

金額がわずかであったからの異例の策です(^_^;)。

けれどこのようにこれだけの金額でも端数というものの域を超えた¥109という金額は大きいものです。

通常、端数というと数円の範囲内だからです。それがぴったりであったと考えてよい範囲となります。

¥100以上ともなると企業の大きな規模の額からするとわずかですが、経理としては明らかに何かが間違ってこのような誤差が出ているわけです。

同時にこのエピソードから思ったこと、正直なのって逆に楽です。

ごまかすとかえってあとあとややこしい。

少し違っただけで何かしらすぐに調整してしまうよりも、違うんだということの原因を探ることをまめにした方が長い目で見て今後に繋がります。

あとがき

「今日できることを明日に延ばすな」ということに沿ったものになりますが、「今日解決できなかったことは、明日への見通しを立てるまでしておく」こんな感じになりますかね。

経理事務に関する件だけではなく、事業全般に対してです。

今日これができた時点で仕事が終えられます。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

本物志向のレンタルジュエリーこちら。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

ヤフオクこちら。

creemaこちら。

リアルタイムで帳簿が出来上がっている状態を作るために。。。ルーティーンワーク化した当日内の計上の勧め【728】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

経理事務の会社員としてお仕事させていただいていた時代に仕事の作業のプチ改革を行ったことがあります。

月末月初というのは経理事務では忙しいもので、その忙しくなる理由の1つに作業が混み合うというものが原因にあります。

その混み合う作業の中でも、月末でないとどうしてもだめなものと、そうではない、日々に小刻みに分割して月末月初の負担を減らすということが結果タイムリーな帳簿の数字の把握などに役立ちました。

今回は、その経験を個人事業主の経理事務の作業の1つ、仕訳計上のソフト入力という作業も毎日少しずつのルーティーンワークにして取り入れているということのご紹介です。

個人事業主の隙間時間を利用した計上入力

個人でとりあえずあれもこれもやっている私のようなタイプでは、事業の成果としては数字を生み出さないルーティーンワークというものの比重をいかに小さくするかという工夫をしたいもの。

まとめて1日使ってしまうというのは、たとえ1日であってもいろいろなことができるものなのでもったいないと考えます。

月末は仕方がないと言えばそれまでですが、最低限の短い時間の確認とか、アウトプットなどで2時間程度使用するだけで、あとは、月末であっても事業の方へ時間を使うことが望ましいと考えています。

ということで、月末の作業にまわしがちな、日々の経費などの計上をリアルタイムなその日で済ませるというお勧めをさせていただきたいと思います。

これは、外注ではなく自分で経理ソフトへの入力をするタイプの私のような人向けではありますが、何か、会社の経理事務を担当されている方とか、今後転職で経理事務に携わりたい人にはご参考になるかもしれません。

その当日の経費というのは、レシートがいくつかあって、すでに処理できる状態にあるわけです。

その日の現金の支出とか、もしくは、普通預金で入金があった、出金があったなどの動きが一定数あるかと思います。

そういったものを、当日内に経理ソフトへの入力をゴールに事務作業を済ませるということをまず目標にします。

そして、その日の夜のある一定の時間帯に経理ソフト入力まで済ませてしまうというものです。

さすがに昼間だと、その後も発生して二度や三度の複数回の作業になることもあるので、それは効率は良くないです。

まとめて行えるにふさわしい時間というのが主に夜だと思います。

細かいレシートなどはA4用紙に統一して貼るなどするとよいでしょう。

そうして、A4の書類を見落とすことなく片っ端からできるだけ物語のように、時間の順番であると内容がつながります。

結構この同じ日の入力順というのが大切で、帳簿になった時に、残高が変なマイナスがあったりするのは入力順が悪いからであり、その辺りも小刻みの1日ごとの計上であれば、事前の並び順のチェックが可能です。

あとがき

経理書類は、数年ずっと保管していなくてはならないという決まりがあります。

それもあって、なかなか書類ベースから発展できない部分もありますが、書類にしてあることで見やすいことも多々あります。

これがすべてデジタル収納に完全になってしまっていると、それはそれで探すのに時間がかかることもあると予想します。

容量のキャパの問題もありますので、完全に収納できるものなのかというとどうなのでしょうね。

その辺り、よく意識しながら見守っていきたいと思います。

今回は、日々の計上をルーティン化して小刻みに負担を減らすことで、他の仕事の時間を空けていくということが目的でご紹介させていただきました。

経理事務というのは結構あれこれやらねばならなく、作業が重なると負担も増えますし、プレッシャーが大きいので、その多さのストレスが考えられます。

少しずつという考え方は、地道ですが、長い目で見て、変な重圧を減らし、何よりも、会計の数字がホットな状態で出来上がっているというのが大きいです。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

本物志向のレンタルジュエリーこちら。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

ヤフオクこちら。

creemaこちら。

<経理>クレジットカードをダウンロードした表を使った簡単な普通預金金額残高の照合例【676】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

先日クレジットカードの引き落とし日が私もありました。

その時に、個人事業主としての私がやることがあります。

今回は、そのご紹介です。

ただ、あまりに広範囲だと結局分かりやすくピンポイントの参考にならないと思っておりまして、この場面はまた別の記事でも違う場所にスポットを当ててご紹介するとして、今回は、今回ならではのポイントを中心のお話させていただきたいと思います。

クレカのダウンロードから始まる作業

まずは、クレジットカードの引落日の確定がされた通知が来た日に、今月分としてダウンロードします。

私の場合、27日に引落の場合で、確定日が遡ること2週間ほど前の13日。

この日に通知が来たらすぐに合計金額の大枠の把握も兼ねて、ダウンロードをしておきます。

私がお世話になっているクレジットカード会社さんは、ダウンロードボタンが無いので、そういう場合は、範囲指定をして、コピーしてエクセルシートに貼り付けるやり方をします。

とても良くできていて、枠がもうすでに入っているので、ほぼそのまま表になっていきます。

クレジットカードをダウンロード(正式にはコピー)して出来上がった明細。ほぼほぼデフォルトです。

そして、実際の引落日に、コピーした表に、少しずつ情報を加えます。

その情報を加える部分というのが、一番右。

確認を兼ねての情報を加える作業なので無駄がありません。

一番右の日付は、計上日付。左の日付のクレカ記載日とのずれも分かりやすいです。

ずれはずれのままでよいのです。事実が分かりやすくなっていれば、わざわざ故意にぴったりに合わせようとしなくてよいです。

それを無理やりしようとすると、クレカの記載は後日になるので、作業が遅れていきます。

そんな苦労をして記憶が薄れた状態で悩むより、スピーディーにいち早く、納品書で計上してしまうのがよいのです。

この引落日に、振替の仕訳をします。

つまり、すでに会計ソフトに入力していた費用発生の仕訳、

消耗品費-未払金、材料仕入-買掛金などの仕訳に対して、未払金、買掛金という〇〇金の取消す作業の仕訳です。

買掛金-普通預金、未払金-普通預金と入力していきます。

すでに、私の場合、引落日を見込んで、元の1回目の計上の時にエビデンスである納品書の下に仕訳メモを書いているので、それを見ながら引落当日の27日に会計ソフトに入力していき、普通預金の残高を事実に近づけていくことになります。

費用計上時にクレカの引落日の仕訳も入力してしまうのはちょっと危険かな、それはやっていません。

ふせんの使い方や収納例

少々もったいないのですが、ふせんとはそういうものなのかも。

クレカで購入の1回目の費用発生の仕訳の時にエビデンスの納品書に、このように付箋を貼っておくのです。

7月中に購入した時の納品書はすべて、1か月後のクレジットが引き落ちる日の8/27をふせんで印します。そうして、8/27に実際の引落日にこのふせんを外しながら、上の写真のエクセルのクレカ表にマーカーを色の塗りつぶしで、「事業用」である証として印します。そして、一番右の、当初の費用発生時の計上日付を入力です。

エクセルのクレカ表の事業分に関して、引落日の仕訳も完了したら、今度は、個人分のレシートとの照合を*印でチェック。

とってあった個人分のレシートを見ながら、変なハッカーに使われていないかなどを調べます。

そして、全部照合出来たら、クレカの事業外費用として、1本の合計の金額の計上を行います。

100,000 事業主貸 <〇月分 事業外費用(総合計)> 100,000 普通預金

と会計ソフトへも入力。

私の場合事業専用にクレカを作らない方針。個人分との合体が逆に、資金繰りとか個人の無駄遣い把握には良いのです。

そして、普通預金の残高確認をしてぴったりだったら、クレカ表を印刷、アウトプットします。

収納箱

こうした表や納品書のエビデンスなどは、日付順に箱へ。

ファイルは穴をあけると重要な部分が穴で塞がれたりして見にくくなるので、綴じずに、箱へ入れるのみ。

いつでも調べたい時に簡単に丸ごと取り出して調べられます。

経理書類保存箱:ダイソー製。・・・なかなかのすぐれもので、分厚いのでたくさん入れることができますし、ひっくり返して、日付の後の方を中心に調べて、底部分が蓋になることもできますので、大変使い勝手の良いいわゆる、リバーシブルボックスです。税込み¥110/個。ダイソーさんのお品は大変良質です、いつもありがとうございます(^-^)。

まだまだお伝えしたいことはきりがありません。

とりあえず、今回はここまでですね。

あとがき

キャッシュレスとは言うものの、じゃあ、1つ1つのエビデンスを見て、よく分かるのかというと、やはり、紙ベースも良い点があるのです。

ただ紙ってとても重くて、随分容量もあります。

この辺りが、じゃあ極端に無しになるかというと、少しは必要で中途半端なキャッシュレスにしかならないのが現状です。

その辺り、今後の私の課題ですが、何より一番は分かりやすいということですので、今後もこの分かりやすさというのを追求したような作業とか工夫を発信してまいりたいと思います。

またお立ち寄りくださいませ(^-^)。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

<経理>販売時の商品発送時の運賃が販売費および一般管理費であるがゆえに見逃しがちな事【652】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

今回は、経理の話題になります。

運送費についての経理上の扱いについてのお話です。

材料仕入時の運賃は「仕入」へ入り、販売時の運賃が「販売費および一般管理費」へ入るその違い

運賃と一口に言ってもいろんな場合があります。

例えば、私がお作りしているハンドメイドバッグは材料を仕入れてからの製造になるので、材料を仕入れる時点で送料がある場合にそれが運賃です。

ネットなどで販売の際には分かりやすいのですが、簿記に沿った納品書になっていて、商品代に加えて、最後に送料の購入者側負担部分を加味した合計金額になっています。

あの形式は、簿記の決まりである、「送料は取得原価に含める」というものにもとづいたもの。

送料を含む合計金額の記載のある納品書がそのまま仕入価格となります。

少し、ネットで調べましたところ、棚卸作業にかかる運賃なども棚卸し資産の金額に加味してよいというようなお話を目にしました。

とにかく、商品を販売する前の時点までにかかった運賃は原価加算可能なものになります。

そして、今回のポイントのお話ですが、販売時にかかる送料についてです。

この販売時というのが、商品としてはすでに原価計算が算出された状態であるので、商品自体に関連したものであるにもかかわらず、経費になるのです。

経費はまとめて一括りの合計金額になっていき、データがわかりにくいものであるということが経理をしていて思うところです。

細かくどの商品の分であるかをきちんと詳細に把握できている業者は少ないかと思います。

けれども、この運賃が結構ばかにならない、ここ近年運賃がアップして、比重の多いものになっているのです。

それなのに把握しにくいのは、経費であることから、なかなかチェックしずらかったり、目を向けることが後になってしまうもののようです。

決算書に表れない本当の原価があるようです

よく、自社で見積もる原価というのがあるかと思います。

私も自分で持っていまして、そこに、決算書との隔たりのある部分が「運賃」とか、「サイトに払う販売手数料」です。

これらは、販売時になってようやく発生しますので、商品が売れ残っている棚卸資産の計算の時には、入ってきません。

よってその部分は、空欄で合計した、あくまで、商品が出来上がった時点までにかかった材料購入時などに加味されていた運賃のみが入っている合計だけです。

エクセルで作ったただの表なので、会計上のものではないので、あくまで、自社把握のみです。

それを私は、ついでに棚卸資産のアップに利用しているという使い方をしているわけです。

ここへ、後から、運賃とか販売手数料などを入力した合計が実は、本当にその商品に関連した原価なのではないかな、という考え方も一部持っています。

そういったことで、決算上では経費に入ってくるものも入れてみてシュミレーション的に使う原価表を自前のもので用意というのも時間があれば、あったらよいかと思います。

ただ、私のように自分で把握分と棚卸資産に計上を兼ねているので、間違って、まだかかっていない運賃の欄に見積もりで入れてみたのを入れっぱなした合計で決算書用にアップしてしまわぬよう、あくまで、会計の提出するものに関しては、実際に支払ったもののみを金額アップするということをくれぐれも間違わぬように。

それを言うなら、遠方まで行ったり来たりの交通費なども関連してくるのでは。。。

など、結局はすべての事業活動が経費とは言え、商品に間接的でも関連したものになるのです。

現状、経費である以上、どんな目的で、どの商品のものを。。。というところまでの具体的なことは把握していなくて、さらりと計上するのみであることが多いかと思います。

その中で、今回の運賃に関してはかなり実際の商品の細かい部分まで、関連づくものではないかなあと思いましたので、注目してみて、今回の記事にしてみました。

あとがき

原価表も「見積り」というような商品製造から販売までの過程の最初の方で「販売価格」を決める際に有効です。

その時に、今回のような必ずかかってくる販売時の運賃とかサイトに払う販売手数料などを見込むということには算入した方が良いのかもしれません。

そういった部類のものを、パーセンテージで加味するということも実際に販売価格を決める時点ではあるかと思います。

過去に勤務先で、仮原価というものを算出する時に%は利用することがありました。

それをいろんな材料のデータと共に、全部混入していくとかなり金額が上がることになります。

価格競争でいかに安くという中で、そのような積み算式がどうなのだという指摘もなぜか他社さんの社長さんから言われたことがあります(なんで知ってるの?)。

いちいちそんな風に全部入れていたら成り立たないのも現状だったと言えます。

けれどもそういう考え方も持っていると良いというお勧めとしての今回のお話となります。

いわゆる実態の把握ということではこういう考え方が無いとは言えません。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

<経理>売上仕訳の2タイプ:既製品販売の事業タイプと、オーダーメイドやレンタルの予約販売の事業の違い【612】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

余計な在庫を持たないという目的で行われる、「予約販売」。

しかし、それが本当に余計な在庫を持たないのかというと、厳密には、どこかの事業者さんかが材料の在庫を持つ係にはなるのです。

よって、それも完全な無在庫という効果が出る販売形態であるかというと、私が思うには半分程度の効果なのかなと思いますね。

予約販売には、有名なものでオーダーメイドがありますが、一から作るという点で製造からお手元までに届く時間がかかってしまいますので、その点はデメリットです。

ということで、今回は、経理部門の仕訳が、販売形態によって違うという2種の違いをご紹介したいと思います。

私の事業の2種がちょうどそんな違う種類の販売の仕方なので、その例として、今回「売上」という仕訳にスポットを当てて、この売上計上をするタイミングの違いが、2種である点などを見ていただきたいと思います。

ハンドメイドバッグは既製品で、レンタルジュエリーは予約販売という形態の場合

私の場合、ハンドメイドバッグは既製品です。

オーダーメイドを行っておりませんので、その設定です。

そして、レンタルジュエリーは、先に料金をいただいてからレンタル品を発送する順番でスタートしますので、予約販売の部類に属しています。

上と下とで販売の仕方が少し違うので、仕訳が異なります。ベタなのが、上です。既製品をそのまま販売というもの。基本的な、「売掛金-売上」という仕訳を使います。下は、予約的な要素があり、予約販売に属します。上と下との大きな違いは「売上」科目が入金前なのか後なのかという点です。

YOUTUBE動画内で結構詳しくお話させていただいておりますので、動画を貼りますので、その後、動画の補足的な部分を記事に書きたいと思います。

ハンドメイドバッグでもオーダーメイドだけで行っている事業の場合は、私の例でいうレンタルジュエリーと同じ仕訳になるので、事業の分野だけでどちらなのかということではないです。

ハンドメイドバッグだから上側ということではないです。

くれぐれも、「売上」という科目を使って計上できるのは、「税法」などの税務署さんからの決まりとして、「発送」という行動が伴います。

入金していただいただけでは、発送がまだであれば、売上は立ててはいけないのですね。

ここはとても重要な点です。

発送が起点になっていれば、発送後の到着確認後を売上とするなどいろいろあるのですが、一番早いのが、発送した当日というもの。

私はこれが一番スピーディーに計上できるので、これにしていますし、このタイミングしている会社が多いかと思います。

結局一番わかりやすいですし、大きい会社だと、リアルタイムに売上データが出ますものね。

あとがき

動画内でお話させていた中で、「仮受金」や「売掛金」はいずれ取消が行われる末路である仕訳であり、決算時には極力、ミニマムにする作業をするものです。

その他、「〇〇金」と呼ばれるもの、「仮払金」、「未払金」、「買掛金」という風に末尾に金が付くものというのは、ちょっと言い方が変ですが、今だけの仮の状態的な要素があり、最終目的は、取消して抹消されることが望ましいのです。

ということで、1つの取引が終了した時というのは、「〇〇金」が取り消される仕訳が必ず入ってくるといったものです。

そう考えると少し理解しやすくなるのかなと思いました(^-^)。

レンタルジュエリーは、当HPで受け付け致しております。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

<経理>経理ソフトへ入力時の「摘要」の便利さを痛感、少し手間をかけて入力or一言のみの楽な入力の長い目で見た結果【430】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

経理ソフトの入力は、とっても楽でスピーディーです。

その代わり、経理ソフトへの入力の元となる「エビデンス:証憑」をしっかり保管ということも必要です。

証憑(しょうひょう)というのは、取引の証拠となるもので、レシートとか請求書など金額の入った計上用の書類などです。

そこにも、ソフトへ入力前に仕訳メモとか何用に使用するための購入なのかなどを付記しています。

そして、日にちを必ず入れることで、後にソフトの日にちを元に追跡的に調べる必要がある時にこの証憑(エビデンス)のストックから日付を頼りに探すことが多いです。

経理ソフトは、大まかには日にちと金額だけで、元の証憑へたどり着くことができます。

バサバサと書類や用紙の束をあさる余計な時間が省けて、ほぼピンポイントでたどり着くことが可能。

今回は、さらに経理ソフトの中の「摘要:てきよう」という覧をうまく使っていく私の考え方をご紹介。

日にちと金額のみの入力に比べて、もう少し具体的に後追い追跡が簡単にできます。

摘要欄への入力例

例を挙げるのが分かりやすいかと思います。

ちょうどこんなことがありました。

私はハンドメイドバッグを作っているので、生地をカットするハサミを1年の中で数回購入します。

それほど頻繁ではないにしても研いで使っていくのが結局高価なので、消耗して、新しいお品に買い替えています。

その時に、現在使っているハサミがとても使い勝手がよく、小さめで刃先がシャープなので、細かい部分も正確にカットできる点がグッドです。

そのハサミがどこのお店のものだったかというのを摘要欄に入力していた情報をもとに検索します。

経理ソフト(MFクラウド)様のこの摘要の下の枠へ、「裁ちばさみ」というワードを入力します。

もちろん購入時に入力してある文字が、「裁ちばさみ」なのか、「裁ちバサミ」なのかなど細かい部分も一致していないといけないので、決めた文字に統一というルールを設けるのが良いです。

特に日にちをくくらなければ、この後、検索ボタンを押すだけ良いです。

そうすると、現在でいうと2021年1月1日から2021年3月7日までの間で購入した裁ちばさみの記録がずらりと集まります。

今回の場合は、まだ新しい期に入って2か月足らずで、検索結果がヒットせず。0です。

ハサミの購入は前の2020年のいつの日かに最新の購入だったようです。

経理ソフトのお部屋を2020年へ移動して、同じことを2020年全体で検索します。

ハサミの購入も1年で2-3回なので、それぐらいのものが集まるだけですぐ見つけられます。

実際、3回購入していました。一番最新が、2020年12月4日購入の裁ちばさみ。

これが現在使っているとても使い心地の良いお品なのだと分かります。

そして、その摘要「2020.12.04購入:裁ちばさみx1点 ほんまもん楽天店/(有)ステップ(楽天市場) クレジット」の中にある、楽天市場で購入のほんまもんというお店に行き着きます。

このような使い方です。

摘要記載の形式のようなものを決めるとよい

いろいろなものをさくさく購入しすぎて、どこのお店での購入なのかなど覚えていないものです。

これが定着してリピートしてくるとそうでもないですが、こういった前述の例のようにソフトの機能を頼りに、便利に追跡ができるのも、少々長めの情報が入力されているからです。

どうでしょう、これが入力されていなかった場合、私は裁ちばさみの以前の購入記録をどう探すのか、1-2ステップさらなる手間をかけねばならないと思います。

まず、消耗品費を総勘定元帳で集めて、その中から金額と時期で想像して、いくつかの候補から選び出すという非常に時間のかかるものになります。

今回の摘要だけで検索するやり方だとピンポイントでした。

さて、この摘要の文字ですが、自分で形式を決めています。

「2020.12.04購入:裁ちばさみx1点 ほんまもん楽天店/(有)ステップ(楽天市場) クレジット」。

まず、ソフトへの入力日付は、ボタンで最初にインプットするものの、あえて、摘要にも入れています。

そして、その後、「購入」とか「引落」とか「入金」などの取引を一言で表します。買った場合は「購入」。

ヤフオクで落札の場合のみ「決済」という言葉で、ヤフーかんたん決済した日にしています。

ヤフオクとメルカリの違いは、経理っぽく見てみると支払いが、購入時点とタイミングが一緒か違うかです。

ヤフオクは落札後支払いまでわずか1分ほどであってもとにかく時間差がありますが、メルカリは、購入ボタンと同時に決済手続きボタンを押すようなばっちりなタイミングの購入なので、メルカリの場合は、「購入」で良いんです。

そしてコロン「:」。

そして、購入した品物と購入数。その後、お店の名前。最後にクレジットという言葉。

今回の場合楽天でのお店の名前(ショップ名)と会社名が違うので両方記載して、楽天市場での購入も記載していましたので、おそらく楽天市場の購入履歴でたどり着けそうです。

こんな感じで、購入の場合だとこういった並び順に他の場合も当てはめるように形式を作っています。

同じような位置に同じような種類の内容が並ぶので探しやすく見やすいです。

入力も機械的な作業になり、会社の経理部門のようなカチャカチャ♪の音が響きます(^-^)。

あとがき

今回もYOUTUBE動画お作りました。どうぞご視聴くださいませ(^-^)。

今回の記事が何かご参考になればと思います。

これは私の考え方なので、1つの考え方として。。

経理部門でなくてもいろんなことに言えることです。

その場で少し苦労しておいて、後で楽をするのか。それとも、その場で楽をしておいて、後で苦労するのか。

迷わず私は前者を選びたいと思います。

今回ご紹介の中には、そんな私の考え方が詰まっています。

ハンドメイドバッグは、ヤフオクとcreemaで販売中です。

ヤフオクこちら。

creemaこちら。