経理事務の現金照合作業、誤差があった場合の原因例【671】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

出来事が起こったホヤホヤのタイムリーな記録となります。

個人事業主は経理作業があります。5日に1度ほど、誤差が出やすい現金の財布の中身の実際と計上した帳簿上の現金の残高を合わせています。

5日に一度ほどのコンスタントさでないと、原因が分かりにくく迷宮入りしてしまうので、このまめさは1つポイントになるかもしれません。

そこまで対策していたにもかかわらず、ここ最近10日間程帳簿上の現金勘定の残高と、実際の事業用の財布の中身の現金に¥360の誤差が生まれていました。

実際の現金の方が¥360不足という状態です。つまり、計上が¥360多いという言い方もできます。

さて、この原因を解決できたので、その原因が何であったかの記録とともに、現金の誤差の原因のパターンの1つとしてご参考になって、いち早い解決にお役立ていただければと思い記録として、この記事を書きます(^-^)。

原因は、会計ソフトへの金額の入力ミス、1シートに複数レシートを貼ったケース

結論から、最初にお伝えしますと、原因は、1つの用紙に細かいレシートを2段に貼って、2本の計上をする際に、金額が、¥580と¥940だったのを、両方とも、¥580となぜか入力していたことです。

この940-580=360という値が誤差と一致していますね。

計上金額が¥360分不足だったために財布よりも計上の方が足りなく、実際は財布が合っていたということです。

そして、会計ソフトに入力の金額の片方を¥940へ修正することで、合致。

10日ぶりに現金照合がぴたりと合いました(^o^)丿。

今回の事からの教訓、「簡単に調整作業をするものではない」

やはり、誤差というのもちゃんとこういった原因が判明すると、必ず何か理由がひそんでいるわけです。

よく、「調整」ということで、一定の期間調べても原因が分からない場合に、誤差として記録して、調整してしまうことがありますが、これは望ましくないですね。

例えば今回の場合に、¥360の調整をしてしまって、現金をぴったりにすることで無理矢理合致させたとしても、結局、原因が帳簿入力の金額ミスなので、帳簿入力が間違ったままになるのです。

これは大変怖いことです。

そう考えると、できるだけその月いっぱいは粘って原因を追究することです。

今回発見したことに効果を発揮した作業は、経理事務としては当たり前に行われることですが、現金の帳簿をダウンロードして、その明細1つ1つと、実際の証憑(エビデンス)を見直したことでした。

この作業の途中で、先ほどの¥940と¥580のところへたどり着きました。帳簿が ¥580,¥580なのに、レシートが¥580、¥940だった数字の並びの違和感で発見されました。

あとがき

やはり現金は誤差が出やすいです。

それは、物品だからですね。

細かい小銭がバラバラと散財し、お札が幾種類かに渡り、アイテム数が非常に多いのが現金。

その反対に、間違いも探しやすいのが、クレジットカード。

万が一、計上時に、今回のように金額を間違えても、引落の時に、もう一度振替の計上をするという2段階の計上を踏むので、その引落の時の金額の不一致で必ず間違いが見つかります。

できるだけ現金を最小限にというのは1つこれも誤差が出にくいポイントです。

それをしていた私でしたが、それでも今回のような誤差が出るものなので、よほど慎重に日々まめにチェックしたりする意識が重要です。

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是非お立ち寄りどうぞ(^-^)。

売上仕訳の2タイプ:既製品販売の事業タイプと、オーダーメイドやレンタルの予約販売の事業の違い【612】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

余計な在庫を持たないという目的で行われる、「予約販売」。

しかし、それが本当に余計な在庫を持たないのかというと、厳密には、どこかの事業者さんかが材料の在庫を持つ係にはなるのです。

よって、それも完全な無在庫という効果が出る販売形態であるかというと、私が思うには半分程度の効果なのかなと思いますね。

予約販売には、有名なものでオーダーメイドがありますが、一から作るという点で製造からお手元までに届く時間がかかってしまいますので、その点はデメリットです。

ということで、今回は、経理部門の仕訳が、販売形態によって違うという2種の違いをご紹介したいと思います。

私の事業の2種がちょうどそんな違う種類の販売の仕方なので、その例として、今回「売上」という仕訳にスポットを当てて、この売上計上をするタイミングの違いが、2種である点などを見ていただきたいと思います。

ハンドメイドバッグは既製品で、レンタルジュエリーは予約販売という形態の場合

私の場合、ハンドメイドバッグは既製品です。

オーダーメイドを行っておりませんので、その設定です。

そして、レンタルジュエリーは、先に料金をいただいてからレンタル品を発送する順番でスタートしますので、予約販売の部類に属しています。

上と下とで販売の仕方が少し違うので、仕訳が異なります。ベタなのが、上です。既製品をそのまま販売というもの。基本的な、「売掛金-売上」という仕訳を使います。下は、予約的な要素があり、予約販売に属します。上と下との大きな違いは「売上」科目が入金前なのか後なのかという点です。

YOUTUBE動画内で結構詳しくお話させていただいておりますので、動画を貼りますので、その後、動画の補足的な部分を記事に書きたいと思います。

ハンドメイドバッグでもオーダーメイドだけで行っている事業の場合は、私の例でいうレンタルジュエリーと同じ仕訳になるので、事業の分野だけでどちらなのかということではないです。

ハンドメイドバッグだから上側ということではないです。

くれぐれも、「売上」という科目を使って計上できるのは、「税法」などの税務署さんからの決まりとして、「発送」という行動が伴います。

入金していただいただけでは、発送がまだであれば、売上は立ててはいけないのですね。

ここはとても重要な点です。

発送が起点になっていれば、発送後の到着確認後を売上とするなどいろいろあるのですが、一番早いのが、発送した当日というもの。

私はこれが一番スピーディーに計上できるので、これにしていますし、このタイミングしている会社が多いかと思います。

結局一番わかりやすいですし、大きい会社だと、リアルタイムに売上データが出ますものね。

あとがき

動画内でお話させていた中で、「仮受金」や「売掛金」はいずれ取消が行われる末路である仕訳であり、決算時には極力、ミニマムにする作業をするものです。

その他、「〇〇金」と呼ばれるもの、「仮払金」、「未払金」、「買掛金」という風に末尾に金が付くものというのは、ちょっと言い方が変ですが、今だけの仮の状態的な要素があり、最終目的は、取消して抹消されることが望ましいのです。

ということで、1つの取引が終了した時というのは、「〇〇金」が取り消される仕訳が必ず入ってくるといったものです。

そう考えると少し理解しやすくなるのかなと思いました(^-^)。

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