<経理>簿記の教科書からは少し型破りな同科目配列表記仕訳の一例【816】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

時々、個人事業主の経理の仕訳についてこうしてアップさせていただいております。

そこそこ大きな会社の経理であるとやや事情が違い全く当てはまらないケースもあるので、特に今回の記事は、プチ事業の個人事業主様向けと言えます。

簿記の教科書に沿った仕訳の悩み

今回は、プチ事業者である私のような小規模の場合に使えそうな経理ソフトの計上ならではのアシンメトリーな仕訳のご紹介です。

1本計上:基本的にはこれです。複数の売上を合計請求書を見てお支払いいただいた場合に細かな内容としてはいくつかの日にちごとに売り上げ金額の塊の合算であることが多いです。

特に大規模な会社様であれば、明細がいくつもあり、今回の事が当てはまらないこともあるので、この例のように数個程度の売り上げの合算の入金があった場合を想定しました。

私の例ですと、同じように一行で仕訳はするのですが、摘要にその分解した個々の明細も記しています。

これを記載しないと、帳簿上はただの入金の数字のみに過ぎません。

それを摘要に具体的に記載することによって分かりやすくしています。

その必要がある、無いは方針などによって賛否あるかと思いますので、一例としてのご紹介です。

税理士業などをされている方、くれぐれもそこはよろしくお願いしたいと思います<m(__)m>。

それで、どうせ摘要欄に細かく記載するのであれば、と次のような仕訳も間違いではないと考えました。

いくつも同じ科目が並ぶのでやや不格好との見方もありますが、1つ1つ種類の違う売掛金であることが摘要で分かります。たくさん明細が分かれ過ぎている場合にはかえって手間になるのでほどほどなのですが、この程度であれば、こういったやり方も帳簿だけで内容がほぼ分かるというものになります。

あとがき

事業主になってからというもの、経理ソフトでの総勘定元帳で詳しく調べるということはほぼなくなりました。

残高の合致の確認には必要なので、現金という科目と普通預金などは頻繁にチェックしていてその時に元帳を見ますが、ほぼ現在の残高のみ。

それよりも摘要の中の内容から過去のデータを検索して調べることが多く、摘要の有難さを実感します。

有難いとは言っても、自分でたくさん情報を入れているということなのです。

摘要の言葉1つが勘定科目みたいに、その言葉が含まれるすべての仕訳が出てくるという括り方もできる現在の経理ソフト。

探し方が非常に豊富で、過去の材料の値段、仕入先なども良し悪しを決めていくうえで活用しています。

摘要に少し手間をかけて具体的に入力した分、後でデータとして活用できるみたいです(^-^)。

<経理>二度の計上が行われる、○○金という科目は、間違いチェックのための「消込:けしこみ」が有効なわけ【696】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

以前、【676】の記事では、クレジットカードが引き落とされる日にする作業として仕訳なども一部ご紹介しました。

あの【676】の主な目的は、「金額」だけにスポットを当てて、普通預金の残高と帳簿が一致するものです。

けれども、実は、金額が合っていればすべてが合っているか、間違いが起こっていないのかというと実はそうではないんです。

あくまでも、金額が合うということはお金にまつわる科目、普通預金、現金などの資産の部類の科目が合致した時に果たせる成果なのです。

科目の中には、〇〇金と呼ばれるものが複数ありますね。

この〇〇金という、こちらもお金にまつわるような科目、この意味を簡単にまとめるならば、一時的な科目ということできます。

つまり、いずれ、最終的なストーリーでは、取消が行われてこその、一時的な仮の状態の科目となるわけなのです。

ここでは、「売掛金」、「買掛金」、「未払金」を主に例に挙げますが、この3科目は、3大消込科目と呼ぶような、件数の多くなる少し複雑な明細であることが多いものです。

注意の編み目をくぐり抜けるかのように存在している間違いの例

私が、実際に経験した、「うそでしょ!?」なんて思うような想像していなかったミスとか、気が付かない無意識の間違いをいくつかご紹介したいと思います。

複数回ずつミスした部分なので、きっと間違いやすかったり、そもそもここにその間違い易さの原因があるなどのお話をさせていただきますね。

主に、下記の3つが頻繁に起こっていたミスでした。

経理事務を15年近くやってきた私で1年の中で3-4件です。

①二重計上

②買掛金と未払金の科目間違い

③クレカ引落日に、事業用を事業外にしてしまった

この3つばかりだったのです。

1つ1つ具体的にご説明したいと思いますが、YOUTUBE動画の中でご紹介したいと思いますので、下記に貼りますね。

買掛金や未払金の残高が不一致の原因(筆者の体験の記録より):普通預金の残高は合っていても不一致でそのまま気づかないことが多いので対策の必要があるというお話です。

「消込:けしこみ」という手法について

こうした間違いが発生している事実を確かめて、本決算までの間に修正するという目的で、「消込:けしこみ」というものがあります。

消込は、〇〇金と呼ばれるものはすべて可能な作業です。

帳簿を印刷して、買掛金の発生時、消滅時の2つの仕訳を打ち消し合う作業です。必ず、貸方、借方の反対側ずつに位置しているので打ち消し合うことができることが前提。個人事業主では、シンプルなので、マーカーをひたすら引いて、トランプの神経衰弱のように数字だけ見て短い時間でチェックできるものです。

もう少し具体的には、買掛金の場合、発生時に、<1,000 材料仕入-買掛金 1,000>と仕訳していたものを、クレカ引落日に消滅の仕訳の、<1,000 買掛金-普通預金 1,000>の仕訳をすることで、買掛金が対角線状に打ち消し合うことになり、買掛金自体の金額が消滅していきます。

その残高こそが、現時点でいうところの、仕入れたけれどもまだ引落がされていない状態の金額と一致するのです。

それが、本当に合っている帳簿に出来上がっているのかで仕訳が正しく行われたことを導けます。

このチェックで変に前の物が残っていたりすることが、YOUTUBE動画でご説明の上の①②③であることが多い間違えをしているということになります。

紙を印刷せずに「消込:けしこみ」的なチェックをする方法-1項目ずつのバージョン

現代のペーパレスの時代に、この印刷してマーカーで消込をするという作業に、いかに用紙を多く使うのかということが無駄の多いものになります。

紙は馬鹿にならない重さになるので、コンパクトな方が良いものです。

消込は保管しておく必要はないかと思いますので、いずれチェック後捨てますね。

そうすると紙に印刷せずにできるチェック方法はないものかと考え付いたチェック方が1つあります。

それをご紹介したいと思います。

経理ソフトがあってのベースとなりますので、経理ソフトのお力をお借りします。

私は「マネーフォワードクラウド」さんにお世話になっています。

総勘定元帳などじゃなくて、仕訳の画面のまま、「摘要」という空欄に、買掛金の場合だと仕入れたお店の名前を検索します。

もちろんベース的には、当初の計上時に摘要欄に正確にお店の名前を入れてある必要がありますが。。

そうすると、何度かリピートするお店であっても、そのお店にまつわる、材料仕入-買掛金という買掛金発生時の仕訳と、クレカが引落される日の、買掛金-普通預金という仕訳の2つが必ず左右反対側に位置しながらペアで存在しています。

この時の相手科目がちゃんと同じになっているかで、②がチェックできます。

そして、そもそもここに載ってくるかで、発生時のソフトへの入力の漏れがないかのチェックもできます。

当然①の二重計上とか、③の事業用にちゃんと計上したかもわかるのです。

こういった摘要の検索の使い方は、ある意味ピンポイントであり、会社でいう経理部門の細かな何枚にもわたる帳簿の明細を見ていくよりも、個人事業主らしいシンプルなチェック方法だと私は思いました。

ただ、それでも、月末あたりには、残高の一致を調べることをするのは必要かと思いますので、その残高の一致の時に必ず合うように導ける作業だと言えますかね。

あとがき

人間というのは、間違う生き物です。何一つ正確にはできないものなのですねえ。

消込も、AIがとって代わってやっていくれる時代がいずれ来るだろうと思いますが、そうは言っても、基本的に、この消込自体の意味とか、なぜこれが必要なのかは、AIが軌道に乗って、無知なまま頼っていけてしまうよりも、今現在としては根本から理解するチャンスだと言えます。