まえがき
こんにちは。picturesque（ピクチャレスク）です。
経理ソフトの入力は、とっても楽でスピーディー。
その1つに、「慣れたから」という理由があります。
会社員時代は、会社独自のシステムにソフト型パッケージを重くダウンロードした自社サーバータイプ。
確か、サーバー専用のパソコンが設置されていたと思います。
現在使用の「マネーフォワードクラウド」はログインタイプのクラウド型です。
大きくはサーバーの違いであり、「サブスク」で月払いさせていただくことで、自社サーバーを使用しなくてよいという大きなメリットがあります。
また、共通で他の人も同じソフトを使用することで、質問しやすく、疑問の答えも見つけやすいです。
会計ソフト会社様も他社ですが、知り合いに紹介することで、互いに情報の共有も後々可能に。。
会計ソフトへの入力は、元となる「エビデンス：証憑」をしっかり保管ということも必要です。
取引の証拠となるもので、「レシートとか請求書」など金額の入った計上用の書類です。
2022年1月からスタートの「デジタル帳簿保存法」の本格化以前は、紙ベースで保管しておりましたので、ソフトへ入力前に仕訳メモなどをエビデンスに補記していました。
完全デジタル化した2022年1月からは、元のエビデンスに補記することが全くなくなり、そのままの証憑の写真をとってアップロード。
リアルタイムで記憶のあるうちに計上していくというスピード感が一層高まりました。
その時に、紙ベース時代に頼っていた「補記」の代わりに、会計ソフト入力覧の「摘要」が重要になってきました。
いかに「摘要」が、後から振り返ったり、第3者が見て分かりやすいものになっているかをすっきりとまとめて綴れるかということが結構なポイントになると感じました。
このたびは、この「摘要欄」の丁寧な入力によって、元帳などの「勘定科目」ごとのくくりだけではなく、勘定科目以外の「言葉」によるくくりができるというユニーク活用法をご紹介したいと思います。
ハンドメイドバッグ製作の道具「裁ちばさみ」の消耗度をはかることさえ帳簿で可能、摘要欄への入力の際に入れるワードの均一化
例を挙げるのが分かりやすいかと思います。
ちょうどこんなことがありました。
ハンドメイドバッグを作っているので、生地をカットするハサミを1年の中で数回購入します。
それほど頻繁ではないにしても研いで使っていくのが結局高価なので、消耗して、新しいお品に買い替えています。
古い裁ちばさみは生地がカットできなくても紙はまだまだいけるので、その後紙切り用へと移動するのです。
決して簡単に捨てることはありません。
現在使っている裁ちばさみがとても使い勝手がよく、小さめで刃先がシャープなので、細かい部分も正確にカットできる点がグッド。
どこのお店のものだったかというのを摘要欄に入力していた情報をもとに検索します。
もちろん購入時に入力してある文字が、「裁ちばさみ」なのか、「裁ちバサミ」なのかなど細かい部分も一致していないといけないので、決めた文字に統一というルールを設けるのが良いです。
特に日にちをくくらなければ、この後、検索ボタンを押すだけで良いです。
そうすると、現在でいうと2021年1月1日から2021年3月7日までの間で購入した裁ちばさみの記録がずらりと集まります。
今回の場合は、まだ新しい期に入って2か月足らずで、検索結果がヒットせずゼロです。
裁ちばさみの購入は前の2020年のいつの日かに最新の購入だったようです。
経理ソフトのお部屋を1ボタン押しのみで2020年へ移動して、同じことを2020年全体で検索します。
裁ちばさみの購入も1年で2-3回なので、それぐらいのものが集まるだけですぐ見つけられます。
実際3回購入していまして、一番最新が2020年12月4日購入。
これが現在使っているとても使い心地の良い裁ちばさみのことなのだと分かります。
そして、その摘要「2020.12.04購入：裁ちばさみｘ1点 ほんまもん楽天店／(有)ステップ（楽天市場） クレジット」の中にある、楽天市場で購入の「ほんまもん」というお店に行き着きます。
このような使い方です。
どこのお店での購入なのかなど覚えていないこともあるものです。
これが定着してリピートしてくるとそうでもないですが、こういった前述の例のようにソフトの機能を頼りに、便利に追跡ができるのも、少々長めの情報が入力されているからです。
どうでしょう、これが入力されていなかった場合、私は裁ちばさみの以前の購入記録をどう探すのか、1-2ステップさらなる手間をかけねばならなかったと思います。
まず、消耗品費を総勘定元帳で集めて、その中から金額と時期で想像して、いくつかの候補から選び出すという非常に時間のかかる何段階かの作業になります。
今回の「摘要」だけで検索するやり方だとピンポイントでした。
さて、この「摘要」の文字ですが、自分で形式を決めています。
「2020.12.04購入：裁ちばさみｘ1点 ほんまもん楽天店／(有)ステップ（楽天市場） クレジット」。
まず、ソフトへの入力日付は、ボタンで最初にインプットするものの、あえて摘要にも入れています。
そして、その後「購入」とか「引落」とか「入金」などの取引を一言で表します。
買った場合は「購入」、そしてコロン「：」、さらには「購入した品物と購入数」、その後「お店の名前」。
最後に「クレジット」という言葉。
今回の場合「お店の名前（ショップ名）と会社名が違うので両方記載して、「楽天市場」での購入も記載していましたので、おそらくサイトの購入履歴もこの後利用できるのです。
こんな感じで、購入の場合だとこういった並び順に他の場合も当てはめるように「摘要の文字の配置のルールみたいなもの」を作っています。
同じような位置に同じような種類の内容が並ぶので探しやすく見やすいのです。
入力も機械的な作業になりスピーディ、会社の経理部門のようなカチャカチャ♪の音が響きます。
あとがき
その場で少しの苦労しておいて後で楽をするのか。。
それとも、その場で楽をしておいて後で苦労するのか。。
迷わず前者を選びたいと思います。
このたびの工夫の中には、そんな自身の考え方が詰まっています。
