<経理>経理ソフトへ入力時の「摘要」の便利さを痛感、少し手間をかけて入力or一言のみの楽な入力の長い目で見た結果【430】

まえがき

こんにちは。picturesque(ピクチャレスク)です。

経理ソフトの入力は、とっても楽でスピーディーです。

その代わり、経理ソフトへの入力の元となる「エビデンス:証憑」をしっかり保管ということも必要です。

証憑(しょうひょう)というのは、取引の証拠となるもので、レシートとか請求書など金額の入った計上用の書類などです。

そこにも、ソフトへ入力前に仕訳メモとか何用に使用するための購入なのかなどを付記しています。

そして、日にちを必ず入れることで、後にソフトの日にちを元に追跡的に調べる必要がある時にこの証憑(エビデンス)のストックから日付を頼りに探すことが多いです。

経理ソフトは、大まかには日にちと金額だけで、元の証憑へたどり着くことができます。

バサバサと書類や用紙の束をあさる余計な時間が省けて、ほぼピンポイントでたどり着くことが可能。

今回は、さらに経理ソフトの中の「摘要:てきよう」という覧をうまく使っていく私の考え方をご紹介。

日にちと金額のみの入力に比べて、もう少し具体的に後追い追跡が簡単にできます。

摘要欄への入力例

例を挙げるのが分かりやすいかと思います。

ちょうどこんなことがありました。

私はハンドメイドバッグを作っているので、生地をカットするハサミを1年の中で数回購入します。

それほど頻繁ではないにしても研いで使っていくのが結局高価なので、消耗して、新しいお品に買い替えています。

その時に、現在使っているハサミがとても使い勝手がよく、小さめで刃先がシャープなので、細かい部分も正確にカットできる点がグッドです。

そのハサミがどこのお店のものだったかというのを摘要欄に入力していた情報をもとに検索します。

経理ソフト(MFクラウド)様のこの摘要の下の枠へ、「裁ちばさみ」というワードを入力します。

もちろん購入時に入力してある文字が、「裁ちばさみ」なのか、「裁ちバサミ」なのかなど細かい部分も一致していないといけないので、決めた文字に統一というルールを設けるのが良いです。

特に日にちをくくらなければ、この後、検索ボタンを押すだけ良いです。

そうすると、現在でいうと2021年1月1日から2021年3月7日までの間で購入した裁ちばさみの記録がずらりと集まります。

今回の場合は、まだ新しい期に入って2か月足らずで、検索結果がヒットせず。0です。

ハサミの購入は前の2020年のいつの日かに最新の購入だったようです。

経理ソフトのお部屋を2020年へ移動して、同じことを2020年全体で検索します。

ハサミの購入も1年で2-3回なので、それぐらいのものが集まるだけですぐ見つけられます。

実際、3回購入していました。一番最新が、2020年12月4日購入の裁ちばさみ。

これが現在使っているとても使い心地の良いお品なのだと分かります。

そして、その摘要「2020.12.04購入:裁ちばさみx1点 ほんまもん楽天店/(有)ステップ(楽天市場) クレジット」の中にある、楽天市場で購入のほんまもんというお店に行き着きます。

このような使い方です。

摘要記載の形式のようなものを決めるとよい

いろいろなものをさくさく購入しすぎて、どこのお店での購入なのかなど覚えていないものです。

これが定着してリピートしてくるとそうでもないですが、こういった前述の例のようにソフトの機能を頼りに、便利に追跡ができるのも、少々長めの情報が入力されているからです。

どうでしょう、これが入力されていなかった場合、私は裁ちばさみの以前の購入記録をどう探すのか、1-2ステップさらなる手間をかけねばならないと思います。

まず、消耗品費を総勘定元帳で集めて、その中から金額と時期で想像して、いくつかの候補から選び出すという非常に時間のかかるものになります。

今回の摘要だけで検索するやり方だとピンポイントでした。

さて、この摘要の文字ですが、自分で形式を決めています。

「2020.12.04購入:裁ちばさみx1点 ほんまもん楽天店/(有)ステップ(楽天市場) クレジット」。

まず、ソフトへの入力日付は、ボタンで最初にインプットするものの、あえて、摘要にも入れています。

そして、その後、「購入」とか「引落」とか「入金」などの取引を一言で表します。買った場合は「購入」。

ヤフオクで落札の場合のみ「決済」という言葉で、ヤフーかんたん決済した日にしています。

ヤフオクとメルカリの違いは、経理っぽく見てみると支払いが、購入時点とタイミングが一緒か違うかです。

ヤフオクは落札後支払いまでわずか1分ほどであってもとにかく時間差がありますが、メルカリは、購入ボタンと同時に決済手続きボタンを押すようなばっちりなタイミングの購入なので、メルカリの場合は、「購入」で良いんです。

そしてコロン「:」。

そして、購入した品物と購入数。その後、お店の名前。最後にクレジットという言葉。

今回の場合楽天でのお店の名前(ショップ名)と会社名が違うので両方記載して、楽天市場での購入も記載していましたので、おそらく楽天市場の購入履歴でたどり着けそうです。

こんな感じで、購入の場合だとこういった並び順に他の場合も当てはめるように形式を作っています。

同じような位置に同じような種類の内容が並ぶので探しやすく見やすいです。

入力も機械的な作業になり、会社の経理部門のようなカチャカチャ♪の音が響きます(^-^)。

あとがき

今回もYOUTUBE動画お作りました。どうぞご視聴くださいませ(^-^)。

今回の記事が何かご参考になればと思います。

これは私の考え方なので、1つの考え方として。。

経理部門でなくてもいろんなことに言えることです。

その場で少し苦労しておいて、後で楽をするのか。それとも、その場で楽をしておいて、後で苦労するのか。

迷わず私は前者を選びたいと思います。

今回ご紹介の中には、そんな私の考え方が詰まっています。

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